Järjestöopas [KESKEN]

Viestintäkanavat: sähköposti

• Tavoittaa tehokkaasti valtaosan opiskelijoista.
• Lähetä ensimmäinen viesti ajoissa, eli 2-4 viikkoa ennen tapahtumaa ja muistutusviesti ennen tapahtumapäivää tai viimeistä ilmoittaumispäivää.
  • Viestiä voi lähettää myös muiden järjestöjen sähköpostilistoille, näissä kannattaa olla yhteydessä ensin järjestön viestinnästä vastaavaan henkilöön.
• Älä lähetä liian montaa viestiä samalle listalle
  • 2-4 viestiä tapahtumasta yleensä riittää.

Hyvä rakenne sähköpostille:

• Otsikko, josta käy ilmi tapahtuman nimi ja paikka
• Viestin alkuun tieto, ketä asia koskee ja vaatiiko ilmoittautumista.
• Kerro kaikki oleellinen: kuka voi tulla, paljonko maksaa, missä on lipunmyynti, minkälainen tapahtuma on, missä ja milloin se järjestetään.
• Jos tapahtumaan ilmoittaudutaan, kerro selvästi miten se tapahtuu ja milloin se viimeistään tulee tehdä.
• Linkkaa sivulle, josta tapahtumasta saa lisää tietoa.
• Lopuksi on hyvä lisätä yhteyshenkilö tai esimerkiksi sähköpostiosoite, jota kautta on mahdollista kysyä lisää tietoa.

Viestintäkanavat: Sosiaalinen media

• Sosiaalisen median palvelut ovat parhaimmillaan tapahtumien markkinoinnissa.
  • Mahdollista luoda tapahtuman tarinaa ennen, kuin mitään on edes tapahtunut.
• Samaan aikaan tulee toimia algoritmin mukaan, jotta julkaisut saavat näkyvyyttä:
  • Pyri sitouttamaan yleisö, eli saamaan aikaan tykkäyksiä ja kommentteja
  • Julkaise silloin, kun yleisö on somessa aktiivisinta (todennäköisesti arki-iltaisin)
• Mahdollisuus kampanjoihin, joissa kasvatetaan kiinnostusta tapahtumaan.
  • Videot, maskotti, matka juhlapaikalle, puhujien julkistaminen, meemit

Painotuotteet

• Painotuotteet (esim julisteet ja flyerit) auttavat muistuttamaan yleisöä tulevasta tapahtumasta
  • Vaatii yhtenäisen ilmeen.
  • Helppoa jakaa ja levittää.
  • Hyvä tarjota QR-koodi tai muu helppo tapa löytää lisää tietoa tapahtumasta.
• Kannattaa harkita esim. isompien tapahtumien kohdalla.
• Painotaloja voi kilpailuttaa, mutta jo laadukkaalla printterillä voi tuottaa pieniä määriä materiaalia

Viestintäkanavat: kampanjat ja sissimarkkinointi

• Markkinointi kannattaa viedä sinne, missä yleisö on:
  • Lipunmyynti kampuksella (muista pyytää yliopiston vahtimestarilta lupa sisätiloissa!)
  • Ständi opiskelijajärjestön tapahtumassa
• Pohdi, voitko tuoda tapahtumamarkkinointia yllättävillä, iloa herättävillä tavoilla yleisön arkeen. Näitä voivat olla esim.
  • Massaluentojen alussa sovittu tietoisku
  • Tapahtumamainos tiedekunnan vessassa
• Kampanjat on aina hyvä sitoa muuhun viestintään, muuten pahimmillaan yhteyttä ei ymmärretä ja vaivannäkö on ollut turhaa.