Tapahtumat

Site: HYY moodle
Course: Järjestöopas [KESKEN]
Book: Tapahtumat
Printed by: Guest user
Date: Thursday, 29 September 2022, 12:00 PM

1. Tapahtumien järjestäminen

Kaikki opiskelijajärjestöt järjestävät yleisötapahtumia, joko jäsenilleen tai kaikille halukkaille. Ne ovat yksi näkyvimmistä osista järjestön toimintaa ja vaativat paneutumista myös ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.

Tämä opas on laadittu erilaisten tapahtumien järjestämisen tueksi. Jokaisen tapahtuman järjestämiseen valmistautuvan on hyvä käydä läpi hyvät käytännöt. Lisäksi on omat aiheet niin pöytäjuhlille, bileille, ulkoilma- ja liikuntatapahtumille kuin opintomatkoille. Viimeinen artikkeli käsittelee laajasti akateemisia perinteitä osana tapahtumia.

2. Hyvät käytännöt

Tapahtumajärjestämistä oppii tehdessä, mutta tähän artikkeliin on pyritty kokoamaan käytännössä hyviksi todettuja toimintatapoja, jotta jokaisen ei tarvitsisi toistaa samoja virheitä.

Osio on jaettu kolmeen osaan: tapahtuman suunnitteluun, tapahtuman toteutukseen ja saavutettavuuteen.


Tapahtuman suunnittelu

Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuullinen järjestäjä. Vastuuhenkilö huolehtii kokonaiskuvasta ja aikataulusta. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi joku yhdistyksen virkailija. Yksin ei silti kovin isoa tapahtumaa saada kokoon, jolloin on hyvä pohtia, saako esimerkiksi hallituksesta apukäsiä. Joissain tilanteissa on hyvä perustaa erillinen työryhmä joko hallituksen jäsenistä tai laajemmasta porukasta toteuttamaan tapahtumaa. Työryhmän jäsenille kannattaa sopia tarkkaan rajatut vastuualueet, jotta jokainen tietää mitä häneltä odotetaan.



Tapahtuman järjestäminen

Tapahtuman toteutus vaatii käsipareja ja aikaa, mutta turhaa stressiä siitä ei kannata ottaa. Hyvällä valmistautumisella ja riittävällä määrällä tekijöitä saadaan suuretkin tapahtumat tehtyä. Alla on tapahtumajärjestäjän muistilistat jaoteltuina asioihin, jotka tulee hoitaa ennen tapahtumaa, mitä tehdä tapahtumapäivänä ja miten tapahtuman jälkeen toimitaan.



Saavutettavuus

Tapahtumien saavutettavuus tarkoittaa lyhyesti sitä, että jokainen paikalle saapuva kokee olevansa tervetullut. Saavutettavuuden huomioimisella tarkoitus on mahdollistaa osallistuminen mahdollisimman monelle. Laajemmin saavutettavuudesta ja yhdenvertaisuudesta on kerrottu omassa osiossaan. Alla oleva lista on suunnattu ennen kaikkea tapahtumajärjestäjän muistilistaksi.




3. Tapahtumamarkkinointi

Tapahtumat ovat opiskelijajärjestön julkisivu: se mitä suurin osa jäsenistä ja varsinkin ulkopuoliset näkevät järjestöstä. Siksi jokainen järjestö toivoo tapahtumiinsa osallistujia asettamiensa tavoitteiden mukaan. Kaikkien tilaisuuksien ei tarvitse olla massatapahtumia, mutta liika yleisö on hyvin harvinainen haitta järjestöjen tapahtumissa, oli kyseessä sitten runoilta, kirpputori tai vuosijuhlat.

Yleisö ei tule tapahtumaan itsestään. Tapahtumaa on siis markkinoitava, eli aktiivisesti vietävä mahdollisten osallistujien tietoisuuteen. Tapahtumamarkkinoinnissa keskeistä on markkinointiponnistuksien oikea mitoitus tapahtuman suhteen: jos kyseessä on tapahtuma, jolta odotetaan paljon tuottoja tai suurta yleisöä ja valmisteluun on panostettu, on myös markkinointia tehtävä hartiavoimin. Jos taas tapahtumaan ei muutenkaan juuri panosteta tai se on suunnattu vain pienelle joukolle, ei markkinoinnissakaan kannata käyttää kovin suurta volyymia. Tapahtumat myös syövät näkyvyyttä toisiltaan, joten joskus vähemmän on enemmän.




4. Pöytäjuhlien järjestäminen

Akateemiset pöytäjuhlat eli sitsit ovat erityisesti yliopisto-opiskelijoiden keskuudessa suosittu illanviettotapa. Tässä artikkelissa on esitelty sitseille perinteisesti tyypillisiä ominaisuuksia. Tapoja pitää sitsit eli sitsata on kuitenkin yhtä monta kuin sitsaajiakin, eikä ainoaa oikeaa kaavaa pöytäjuhlien järjestämiseen ole. Eri korkeakouluissa ja yliopistoissa sitsataan eri tavoin ja pelkästään Helsingin yliopiston sisällä elää hyvin monenlaisia sitsiperinteitä. Esimerkiksi ainejärjestöjen ja osakuntien sisällä voidaan sitsata hyvin eri tavalla. Tästä ei kannata kuitenkaan hämmentyä, vaan pitää erilaisia sitsiperinteitä yliopistoelämän rikkautena. On kuitenkin hyvä huomioida, että akateemiset vuosijuhlat eivät useimmissa tapauksissa ole sama asia kuin sitsit.

Pöytäjuhlien raamit ovat järjestötahosta riippumatta usein samat. Sitseillä syödään tyypillisesti kolmen ruokalajin illallinen, lauletaan (juoma)lauluja, pidetään puheita sekä seurataan muuta mahdollista ohjelmaa. Lisäksi juhlilla on usein jokin teema tai muu syy, esimerkiksi useat osakunnat juhlivat pöytäjuhlien merkeissä inspehtoreidensa vaihtumista. Tyypillisesti juhlan teema näkyy sekä osallistujien pukeutumisessa että illan ohjelmassa.

Sitsit alkavat ja loppuvat useimmiten puheenjohtajan, laulunjohtajan tai muun juhlamarsalkan tai -mestarin tms. ilmoituksesta. Joillakin järjestöillä juhlat loppuvat aina esimerkiksi tiettyyn lauluun. Lisäksi juhlan alussa yleensä ilmoitetaan, toivotaanko juhlijoiden noudattavan erikseen ilmoitettavia taukoja, vai onko pöydästä suotavaa poistua esimerkiksi vessaan tai tupakalle myös muina aikoina. 




5. Bileiden järjestäminen

Ennen bileiden järjestämistä on hyvä pohtia läpi muutama asia. Omat synttärijuhlat voi usein järjestää ilman suurempaa pohtimista, mutta yhdistyksen bileitä ennen on hyvä varmistua siitä, että kaikki sujuu mahdollisimman hyvin. Seuraavassa esityksessä on ohjeet siihen, mitä tulee ainakin huomioida bileitä järjestäessä. 




6. Opintomatkat

Järjestöjen opintomatkat ja muut ulkomaanmatkat ovat hyvä tapa kansainvälistää toimintaa. Muiden maiden kulttuureihin tutustuminen ja mahdollisesti esimerkiksi vierailu kohteen yliopistossa luo perspektiiviä opiskelijan arkeen. Matkan järjestelyt vaativat kuitenkin aikaa ja huolellista suunnittelua sekä mahdollisesti jonkinlaista varainhankintaa, jos halutaan madaltaa osallistujien kustannuksia ja siinä samalla usein myös kynnystä lähteä reissuun.

Alla on muutamia ohjeita siihen, kuinka opintomatkan järjestäminen on hieman helpompaa.




7. Liikuntatapahtumat

Liikunta-asiat on usein keskitetty hallituksessa yhden toimijan vastuulle. Liikunta-asioita voivat olla esimerkiksi liikuntamahdollisuuksista tiedottaminen, liikuntakerhot, pelivuorot ja ehkä yleisimpänä isommat yksittäiset liikuntatapahtumat. Opiskelijoille suunnattu liikuntatoiminta voi olla lähes mitä tahansa, ja sopivalla markkinoinnilla ihmisiä saa paikalla mitä erikoisimpiin harrastuksiin. Liikuntatoiminnan etuna esimerkiksi juhlien järjestämiseen verrattuna voi pitää helppoa järjestämistä: usein ei tarvitse muuta kuin lajin, paikan ja osallistujia, ja tapahtuma on valmis.

Liikuntatoiminta voi monissa järjestöissä olla ainoita alkoholittoman yhdessäolon muotoja, ja tämä tekee siitä erityisen tärkeää.

Oma-aloitteisuus

Tärkeimpänä tekijänä liikuntavastaavan virassa on oma-aloitteisuus. Tapahtumien järjestäminen vaatii usein vain vähän valmistelua ja hyvää tiedotusta, jotta ihmiset löytävät paikalle. Liikuntavastaavan tehtävä onkin usein juuri niin aikaa vievä ja vaativa kuin itse haluaa: liikuntatoimintaa ei usein käytännössä ole lainkaan, jos liikuntavastaava ei sitä tuota.

Säännölliset urheiluvuorot ovat myös toimiva vaihtoehto. Näissä kannattaa ottaa huomioon järjestön koko, pienehköjen on kannattavampaa sopia esimerkiksi yhteisestä liikuntavuorosta yhdessä toisen tai useamman järjestön kanssa. Säännöllinen vuoro ei vaadi liikuntavastaavalta työpanosta kuin vuoron varaamiseen ja tiedon levittämiseen, jonka jälkeen toiminta alkaa usein rullaamaan omalla painollaan. Liikuntavuoron järjestämiseen kätevä ilmainen työkalu on Nimenhuuto.com.

Yhteistyö

Liikuntatapahtumat ovat oiva tapa pitää yllä tai luoda uusia suhteita muihin järjestöihin. Erityisesti kesäisin monilla järjestöillä on vaikeuksia saada tapahtumiin ihmisiä, mutta jos järjestöjä on useampia, usein on myös osallistujia enemmän. Yhteistyö voi olla helpoimmillaan osallistumista joukkueena muiden järjestämään tapahtumaan.

Liikuntavastaavan tulee myös muistaa yhteistyö jäsenistön kanssa. Silloin tällöin kannattaa tehdä kyselyitä millaista toimintaa jäsenet haluavat ja pyrkiä mahdollisuuksien mukaan täyttämään näitä toiveita, eikä toimia itse ”liikuntadiktaattorina”.

Liikuntatapahtuman järjestäminen

Kenties olennaisin asia, jota liikunta-asioista vastaava hallitustoimija voi järjestölleen tuottaa, on liikuntatapahtumat. Ne voivat vaihdella pienimuotoisesta puistopetankista sählyturnaukseen ja puolimaratonista hiihtovaellukseen. Unisport, OLL, seurat ja urheiluliitot ynnä muut tarjoavat monenlaista apua urheilu- ja liikuntatapahtumien järjestämiseen. Useimmiten liikuntatapahtuma ei kuitenkaan vaadi kovin paljoa: lajin ja paikan, joitakin välineitä sekä viestintää jotta väkeä saadaan paikalle. Suurempia ulkoilmatapahtumia järjestäessä on hyvä hakea asianmukaiset viranomaisluvat.

OLL tarjoaa jäsenetuna musiikitoistolupia sekä tapaturmavakuutuksia liikuntatapahtumiin. Näistä eduista kannattaa kysyä etukäteen OLL:stä.

Helsingin kaupungin liikuntapaikkoja kuten urheilukenttiä voi varata myös varata. Lisää tietoa Helsingin kaupungin sivuilta.

Vuokrattavia välineitä voi kysellä esimerkiksi UniSportilta tai lajiin erikoistuineilta opiskelijajärjestöiltä. Myös jotkut koulut ja lukiot tarjoavat välinevuokrausta ilmaiseksi.

8. Akateemiset perinteet

Akateemiset perinteet ovat tärkeä osa yliopistoyhteisön yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuuden hengen siirtämistä seuraaville sukupolville. Kunkin ikäpolven tehtävä on muokata perinteistä omannäköisiään. Tässä käsitellään toistaiseksi lähinnä järjestöjen nauhoja, merkkejä sekä vuosijuhlakulttuuria. 

Järjestönauhat ja merkit


Akateemiset vuosijuhlat

Akateemiset vuosijuhlat ovat oiva syy pukeutua paremmin ja kutsua niin alumnit, yhteistyöjärjestöt kuin nykyiset jäsenet juhlimaan yhdistystä ja nauttimaan illasta yhdessä. Vuosijuhlissa on tietyt, usein toistuvat asiat, jotka on lueteltu alla. Huomaathan, että jokaisella järjestöllä on myös omia perinteitä, joten ohjeet ovat vain suuntaa antavia.

Kokonaisuudessaan akateemiset vuosijuhlat jossain päärin muistuttavat muita pöytäjuhlia, mutta ovat niitä tyylikkäämmät. Jos konsepti on vieras, kannattaa tutustua sitsikulttuuriin omassa osiossaan.