Tapahtumat

1. Tapahtumien järjestäminen

Kaikki opiskelijajärjestöt järjestävät yleisötapahtumia, joko jäsenilleen tai kaikille halukkaille. Ne ovat yksi näkyvimmistä osista järjestön toimintaa ja vaativat paneutumista myös ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.

Tämä opas on laadittu erilaisten tapahtumien järjestämisen tueksi. Jokaisen tapahtuman järjestämiseen valmistautuvan on hyvä käydä läpi hyvät käytännöt. Lisäksi on omat aiheet niin pöytäjuhlille, bileille, ulkoilma- ja liikuntatapahtumille kuin opintomatkoille. Viimeinen artikkeli käsittelee laajasti akateemisia perinteitä osana tapahtumia.

2. Hyvät käytännöt

Tapahtumajärjestämistä oppii tehdessä, mutta tähän artikkeliin on pyritty kokoamaan käytännössä hyviksi todettuja toimintatapoja, jotta jokaisen ei tarvitsisi toistaa samoja virheitä.

Osio on jaettu kolmeen osaan: tapahtuman suunnitteluun, tapahtuman toteutukseen ja saavutettavuuteen.

2.1. Tapahtuman suunnittelu

Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuullinen järjestäjä. Vastuuhenkilö huolehtii kokonaiskuvasta ja aikataulusta. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi joku yhdistyksen virkailija. Yksin ei silti kovin isoa tapahtumaa saada kokoon, jolloin on hyvä pohtia, saako esimerkiksi hallituksesta apukäsiä. Joissain tilanteissa on hyvä perustaa erillinen työryhmä joko hallituksen jäsenistä tai laajemmasta porukasta toteuttamaan tapahtumaa. Työryhmän jäsenille kannattaa sopia tarkkaan rajatut vastuualueet, jotta jokainen tietää mitä häneltä odotetaan.

Vastuuhenkilön muistilista:

2.2. Tapahtuman järjestäminen

2.3. Saavutettavuus

3. Tapahtumamarkkinointi

Tapahtumat ovat opiskelijajärjestön julkisivu: se mitä suurin osa jäsenistä ja varsinkin ulkopuoliset näkevät järjestöstä. Siksi jokainen järjestö toivoo tapahtumiinsa osallistujia asettamiensa tavoitteiden mukaan. Kaikkien tilaisuuksien ei tarvitse olla massatapahtumia, mutta liika yleisö on hyvin harvinainen haitta järjestöjen tapahtumissa, oli kyseessä sitten runoilta, kirpputori tai vuosijuhlat.

Yleisö ei tule tapahtumaan itsestään. Tapahtumaa on siis markkinoitava, eli aktiivisesti vietävä mahdollisten osallistujien tietoisuuteen. Tapahtumamarkkinoinnissa keskeistä on markkinointiponnistuksien oikea mitoitus tapahtuman suhteen: jos kyseessä on tapahtuma, jolta odotetaan paljon tuottoja tai suurta yleisöä ja valmisteluun on panostettu, on myös markkinointia tehtävä hartiavoimin. Jos taas tapahtumaan ei muutenkaan juuri panosteta tai se on suunnattu vain pienelle joukolle, ei markkinoinnissakaan kannata käyttää kovin suurta volyymia. Tapahtumat myös syövät näkyvyyttä toisiltaan, joten joskus vähemmän on enemmän.

Tapahtumaviestinnän perusteet

• Keskeisintä on hyvin suunniteltu ja toteutettu tapahtuma.
• Viestinnän tulee linkittyä yhteen
  • Yhtenäinen visuaalinen ilme
  • Ei ristiriitaisuuksia
  • Sivut ja profiilit, joista tietoa löytyy, ovat linkitettyinä toinen toisiinsa
• Viestintäsuunnitelma helpottaa viestinnän kokonaisuutta.
  • Tiedossa milloin, mitä, missä ja kuka julkaisee.
  • Visuaalinen ilme helpompi pitää yhtenäisenä.
• Tapahtumasta kannattaa kertoa ainakin perustiedot englanniksi sekä mielellään myös ruotsiksi.

Tapahtuman tarina

• Tapahtuman tarina helpottaa markkinointia.
• Pohdi ainakin:
  • Ketkä tapahtumaan osallistuvat
  • Miksi kannattaa osallistua
  • Millaista tapahtumassa on
  • Mitä siellä tehdään
• Vastausten pohjalta voit luoda yleisöä innostavan tarinan ja hyödyntää sitä eri kanavissa

3.1. Viestintäkanavat

Viestintäkanavat: sähköposti

• Tavoittaa tehokkaasti valtaosan opiskelijoista.
• Lähetä ensimmäinen viesti ajoissa, eli 2-4 viikkoa ennen tapahtumaa ja muistutusviesti ennen tapahtumapäivää tai viimeistä ilmoittaumispäivää.
  • Viestiä voi lähettää myös muiden järjestöjen sähköpostilistoille, näissä kannattaa olla yhteydessä ensin järjestön viestinnästä vastaavaan henkilöön.
• Älä lähetä liian montaa viestiä samalle listalle
  • 2-4 viestiä tapahtumasta yleensä riittää.

Hyvä rakenne sähköpostille:

• Otsikko, josta käy ilmi tapahtuman nimi ja paikka
• Viestin alkuun tieto, ketä asia koskee ja vaatiiko ilmoittautumista.
• Kerro kaikki oleellinen: kuka voi tulla, paljonko maksaa, missä on lipunmyynti, minkälainen tapahtuma on, missä ja milloin se järjestetään.
• Jos tapahtumaan ilmoittaudutaan, kerro selvästi miten se tapahtuu ja milloin se viimeistään tulee tehdä.
• Linkkaa sivulle, josta tapahtumasta saa lisää tietoa.
• Lopuksi on hyvä lisätä yhteyshenkilö tai esimerkiksi sähköpostiosoite, jota kautta on mahdollista kysyä lisää tietoa.

Viestintäkanavat: Sosiaalinen media

• Sosiaalisen median palvelut ovat parhaimmillaan tapahtumien markkinoinnissa.
  • Mahdollista luoda tapahtuman tarinaa ennen, kuin mitään on edes tapahtunut.
• Samaan aikaan tulee toimia algoritmin mukaan, jotta julkaisut saavat näkyvyyttä:
  • Pyri sitouttamaan yleisö, eli saamaan aikaan tykkäyksiä ja kommentteja
  • Julkaise silloin, kun yleisö on somessa aktiivisinta (todennäköisesti arki-iltaisin)
• Mahdollisuus kampanjoihin, joissa kasvatetaan kiinnostusta tapahtumaan.
  • Videot, maskotti, matka juhlapaikalle, puhujien julkistaminen, meemit

Painotuotteet

• Painotuotteet (esim julisteet ja flyerit) auttavat muistuttamaan yleisöä tulevasta tapahtumasta
  • Vaatii yhtenäisen ilmeen.
  • Helppoa jakaa ja levittää.
  • Hyvä tarjota QR-koodi tai muu helppo tapa löytää lisää tietoa tapahtumasta.
• Kannattaa harkita esim. isompien tapahtumien kohdalla.
• Painotaloja voi kilpailuttaa, mutta jo laadukkaalla printterillä voi tuottaa pieniä määriä materiaalia

Viestintäkanavat: kampanjat ja sissimarkkinointi

• Markkinointi kannattaa viedä sinne, missä yleisö on:
  • Lipunmyynti kampuksella (muista pyytää yliopiston vahtimestarilta lupa sisätiloissa!)
  • Ständi opiskelijajärjestön tapahtumassa
• Pohdi, voitko tuoda tapahtumamarkkinointia yllättävillä, iloa herättävillä tavoilla yleisön arkeen. Näitä voivat olla esim.
  • Massaluentojen alussa sovittu tietoisku
  • Tapahtumamainos tiedekunnan vessassa
• Kampanjat on aina hyvä sitoa muuhun viestintään, muuten pahimmillaan yhteyttä ei ymmärretä ja vaivannäkö on ollut turhaa.

3.2. Viisi vinkkiä tapahtumamarkkinointiin

4. Pöytäjuhlien järjestäminen

Akateemiset pöytäjuhlat eli sitsit ovat erityisesti yliopisto-opiskelijoiden keskuudessa suosittu illanviettotapa. Tässä artikkelissa on esitelty sitseille perinteisesti tyypillisiä ominaisuuksia. Tapoja pitää sitsit eli sitsata on kuitenkin yhtä monta kuin sitsaajiakin, eikä ainoaa oikeaa kaavaa pöytäjuhlien järjestämiseen ole. Eri korkeakouluissa ja yliopistoissa sitsataan eri tavoin ja pelkästään Helsingin yliopiston sisällä elää hyvin monenlaisia sitsiperinteitä. Esimerkiksi ainejärjestöjen ja osakuntien sisällä voidaan sitsata hyvin eri tavalla. Tästä ei kannata kuitenkaan hämmentyä, vaan pitää erilaisia sitsiperinteitä yliopistoelämän rikkautena. On kuitenkin hyvä huomioida, että akateemiset vuosijuhlat eivät useimmissa tapauksissa ole sama asia kuin sitsit.

Pöytäjuhlien raamit ovat järjestötahosta riippumatta usein samat. Sitseillä syödään tyypillisesti kolmen ruokalajin illallinen, lauletaan (juoma)lauluja, pidetään puheita sekä seurataan muuta mahdollista ohjelmaa. Lisäksi juhlilla on usein jokin teema tai muu syy, esimerkiksi useat osakunnat juhlivat pöytäjuhlien merkeissä inspehtoreidensa vaihtumista. Tyypillisesti juhlan teema näkyy sekä osallistujien pukeutumisessa että illan ohjelmassa.

Sitsit alkavat ja loppuvat useimmiten puheenjohtajan, laulunjohtajan tai muun juhlamarsalkan tai -mestarin tms. ilmoituksesta. Joillakin järjestöillä juhlat loppuvat aina esimerkiksi tiettyyn lauluun. Lisäksi juhlan alussa yleensä ilmoitetaan, toivotaanko juhlijoiden noudattavan erikseen ilmoitettavia taukoja, vai onko pöydästä suotavaa poistua esimerkiksi vessaan tai tupakalle myös muina aikoina.

4.1. Pukeutuminen

Pukeutuminen on usein tärkeä osa juhlaa ja sitseille pukeudutaan usein tietyn pukukoodin mukaan.

Pukukoodi on hyvä ilmoittaa kutsussa. Useimmiten vieraiden oletetaan pukeutuvan tummaan pukuun tai cocktailasuun. Mikäli olet epävarma juhlan pukukoodista, voit aina ottaa yhteyttä järjestäjiin. Jos sitseillä on jokin erityinen teema, sen mukaista pukeutumista toivotaan osallistujilta. Pukeutumisteema tulisi kuitenkin valita siten, että sitä toteuttaessaan kenenkään ei tarvitse kokea oloaan epämukavaksi tai esimerkiksi sukupuolittaa itseään tavalla jota ei halua. Virallisempien juhlien kohdalla esimerkiksi pelkkä merkintä, että pukukoodina on tumma puku, kertoo kaikille minkä tyylistä pukeutumista osallistujilta odotetaan.

Mikäli pukukoodiin kuuluu useampia vaihtoehtoja, kuten esimerkiksi ”prinsessat ja ritarit”, tulisi näiden sukupuolittamista välttää, jotta osallistujat eivät joutuisi valintojen eteen sen suhteen, minä sukupuolena heidät sitsellä nähtäisiin. Esimerkin tilalta esimerkiksi ”sadut” tai ”keskiaika” olisi parempi valinta. Myös rasistisia teemoja (esim. pakolaiskriisillä vitsailua) tulee välttää sekä samoin teemoja, jotka voidaan tulkita kulttuuriseksi omimiseksi (esim. saamelaiset).

4.2. Plaseeraus

Sitsaajat istuvat yleensä pitkissä kapeissa pöydissä, joihin juhlijoille on etukäteen nimikoitu tietyt istumapaikat. Sitseille ilmoittautumisen yhteydessä kysytään perinteisesti plaseeraustoiveita ja pöytäavecia. Pariskunnat plaseerataan joko vierekkäin tai vastakkain, useimmiten vierekkäin. 

Istumajärjestyksen ja juhlijoiden toiveiden täyttäminen on taitolaji, mutta hyvänä nyrkkisääntönä voi pitää vaikkapa sitä, että toiveita pöytäavecista on hyvä noudattaa ja plaseeraustoiveita toteuttaa mahdollisuuksien mukaan. Onnistunut plaseeraus, joka tuo yhteen erilaiset osallistujat, on tae onnistuville sitseille. Onnistunut plaseeraus huomioi osallistujien esittämiä toiveita sekä osallistujien moninaisuuden.  

Sukupuolitettua plaseerausta on käytetty usein keinona skoolausten ohjeistamiseen. Skoolaukset voidaan kuitenkin ohjeistaa jopa helpommin siten, että esimerkiksi servietin väri tai pöydässä olevat nuolet kertovat mihin suuntaan sillä istuvan on skoolattava. Skoolaukset on myös mahdollista järjestää siten, että ensin skoolataan oikealle etuviistoon, sitten vasemmalle etuviistoon ja sitten vastapäätä istuvalle. Tällöin skoolausten suunnat ovat kaikille samat. 

Mikäli sitseille on tulossa ihmisiä, joille sitseillä käytettävä kieli on vieras, kannattaa heidät plaseerata sellaisten ihmisten viereen, jotka ovat halukkaita ja kykeneviä tarpeen mukaan tulkkaamaan heille. Kätevintä on, jos tähän halukkaita löytyy esimerkiksi järjestäjien joukosta.

4.3. Laulaminen

Olennainen osa sitsejä on laulaminen. Monilla järjestöillä on erikseen esimerkiksi koko vuodeksi tai kyseistä tilaisuutta varten valitut laulunjohtajat, jotka huolehtivat siitä, koska ja mitä sitseillä lauletaan. Lauluja voi seurata joko erikseen osallistujille tuotetuista laulumonisteista tai yhdistyksen laulukirjoista. Saavutettavuuden vuoksi olisi hyvä, mikäli sitseillä käytettävä laulukirja tai -vihkonen olisi saatavissa myös netissä tai sähköisenä. Näin esimerkiksi näkörajoitteiset voivat tutustua siihen etukäteen riittävän isolla näytöllä tai lukijaohjelman kanssa.

Sitsien alussa laulunjohtaja tai muu henkilö usein kertoo, kuinka laulamisen suhteen tulee illan aikana menetellä: voiko lauluja ehdottaa vapaavalintaisesti missä vaiheessa iltaa tahansa, vai tuleeko omat laulutoiveet esimerkiksi välittää laulunjohtajille. Jälkimmäistä tapaa noudatetaan tyypillisesti virallisemmissa juhlissa tai juhlissa, joissa on paljon ohjelmaa tai osallistujia. Taustalla on toive siitä, että illan ohjelma pysyy aikataulussaan.

Ikinä ei voi tietää mikä voi saada jotkut osallistujista tuntemaan olonsa epämukavalta. Tästä syystä olisi tärkeää, että osallistujilla olisi jokin keino kertoa laulunjohtajalle mikäli on joitain lauluja, joita he toivoisivat ettei lauleta. Tähän sopii esimerkiksi laulunjohtajan yleisesti tiedossa oleva puhelinnumero, johon voi toki muutenkin esittää toiveita laulettavien laulujen suhteen. Toinen keino on, että laulunjohtajalla olisi laatikko, johon voi ennen pöytiin siirtymistä ja tauoilla laittaa nimettömänä lappuja, joita ei kestä kuulla.

Sitseillä laulettavat laulut vaihtelevat todella paljon. Usein laulukirjoihin sisältyy lauluja, jotka ovat rasistisia, naisia syrjiviä tai muuten loukkaavia. Joskus laulut ovat myös avoimen väkivaltaisia (esimerkiksi ihannoivat tappamista) tai vitsailevat seksuaalisella väkivallalla (esimerkiksi esittävät seksuaalisen väkivallan hyväksyttävänä tai jollain tavalla huvittavana). Näitä välttämällä voi varmistaa, että juhlatunnelma pysyy kaikkien kohdalla korkealla. Tällaiset laulut voivat pahimmillaan saada jollekin osallistujalle todella pahan olon, vaikka kyseessä olisi ollut laulun pyytäjän näkökulmasta vain hauskaa vitsailua.

Laulettavien laulujen joukkoon kannattaa myös lisätä lauluja, joihin esimerkiksi seksuaalivähemmistöihin kuuluvat voivat samaistua. Myös monia olemassa olevia lauluja on muutettu (ja on helppo itsekin uudelleen sanoittaa!) nykyaikaisiksi. Tästä hyvä esimerkki on Vesipoikien marssi, jota lauletaan nykyään laajalti Vesihenkilöiden marssina.

Usein kaikkein rasistisimmat tai seksistisimmät säkeet ovat laulukirjoihin painamattomia lisäsäkeistöjä. Niiden laulaminen voidaan tilanteen mukaan joko kieltää tai laulunjohtaja voi muistuttaa siitä, että lisäsäkeistöjä laulettaessa tulisi muistaa samat rajat kuin varsinaisia laulukirjan lauluja laulettaessa.

4.4. Puheet ja skoolaus

Sitseillä puheenvuoroa pyydetään tyypillisesti kilisyttämällä lasia esimerkiksi lusikalla hiljaisuuden aikaansaamiseksi. Näin kannattaa toimia myös ehdottaessaan laulua. Ehdotuksen yhteydessä pidetään usein lyhyt puheenvuoro siitä, miksi juuri kyseinen laulu tulisi laulaa seuraavaksi.

Skoolaus tapahtuu yleensä lyhyen puheen ja laulun jälkeen. Skoolaustapoja on useita. Seuraavaksi on esitelty kaksi mahdollista skoolaustapaa.

Sukupuolineutraalissa skoolauksessa ensin skoolataan etuvasemmalle, sitten etuoikealle ja lopuksi vastapäätä istuvalle. Perinteisempi skoolaus taas menee niin, että pöydässä joka toinen skoolaa ensin oikealla istuvalle pöytäavecille, sitten vasemmalle ja lopuksi edessä istuvalle. Ja vastaavasti joka toinen skoolaa ensin vasemmalla istuvalle pöytäavecille, sitten oikealle ja lopuksi edessä istuvalle. Skoolauksen jälkeen otetaan hörppy omasta lasista.  

Joissain järjestöissä skoolaus myös "puretaan" joko skoolaamalla samoin kuin ennen hörppyä tai toistamalla se vastakkaiseen suuntaan.

4.5. Ruoka ja juoma

Tyypillisesti sitseillä tarjoillaan kolmen ruokalajin illallinen. Alkuruuan kanssa tarjoillaan usein snapsi, pääruualla viini/olut/siideri ja jälkiruuan yhteydessä punssi tai konjakki. Erityisesti juomalajeihin liittyy omia lauluja ja joillakin järjestöillä on tapana, että esimerkiksi viiniä ei maisteta ennen kuin sille on laulettu tai että punssille lauletaan silloin, kuin sitä kaadetaan juhlijoiden laseihin. Joidenkin käsitysten mukaan sitseillä lauletaan liian vähän, jos pääruoan ehtii nauttia lämpimänä.

Sitsiruokalajit voi kokata itse tai tilata ulkopuolelta, esimerkiksi kotitalouspedagogiaa opiskelevien ainejärjestö Kopedalta, Unicafelta tai Ravintola Perhosta.

Joillakin HYYn piirissä toimivilla järjestöillä on myös astiastoja, joita muiden järjestöjen on mahdollisuus vuokrata.

Ilmoittautuessa tulisi tarjota vaihtoehtoa kertoa ruokavalionsa sekä haluaako alkoholillisen vai alkoholittoman menun. Ruokavaliokenttien tulisi olla sen verran suuret, että myös myös monimutkaisemmat allergiat on mahdollista täyttää niihin. Mahdollisia monimutkaisempia ruokavaliotietoja varten tapahtumakutsusta voi olla hyvä löytyä järjestäjän yhteystiedot, joihin olla ruoan suhteen yhteyksissä. Paras mieli osallistujille jää, jos erityisruokavalioihin on panostettu niin, että ne ovat yhtä maukkaita kuin muutkin ruoat.

Alkoholittoman vaihtoehdon valinneet saavat liian usein tyytyä veteen tai vain yhteen muuhun juotavaan. Alkoholittomuus tulee esittää tasavertaisena vaihtoehtona alkoholille. Alkoholillisissa juomissa täytyy olla yhtä paljon vaihtelua kuin alkoholillisissa, ja ne tulee olla tarjolla yhtä näkyvästi kuin alkoholilliset juomat. Alkoholittomat voivat olla joko alkoholittomia versioita alkoholillisista tuotteista tai sitten erilaisia virvoitusjuomia. Alkoholittoman shotin voi tehdä esimerkiksi kirpeästä sitruunamehusta.

4.6. Juhlatila

Isot pöytäjuhlat vaativat ison tilan, jossa on tuoleja ja pöytiä koko porukalle ja usein vielä mahdollisuus jatkojen järjestämiseen. Tällaisia tiloja on järjestöbudjetilla saatavilla rajoitetusti.

Sitsit tulisi järjestää mahdollisuuksien mukaan esteettömissä tiloissa. Mikäli tilat eivät ole esteettömiä tulisi tästä ilmoittaa tapahtumakuvauksessa, jossa kerrotaan myös siitä millä tavalla tilat ovat esteelliset. Esteellisyyttä on monenlaista, joten tämän takia erittely on hyvä tehdä. Onko rappukäytävässä hämärää? Onko hissiä? Jos hissiä ei ole, kuinka paljon on portaita? Onko tilassa jatkuvasti yllättäviä vilkkuvia valoja? Esteettömyystiedoissa tapahtumakuvauksessa tulisi mainita yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä jos haluaa lisätietoa tilasta tai apua paikalle pääsemiseen.

Ainakin osan pöydistä tulisi olla sellaisia, joiden äärellä pystyy istumaan myös pyörätuolissa tai muiden liikkumisen apuvälineiden kanssa. Käytännössä tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi liikuntarajoitteisten plaseeraamista väljemmin tai pöydän päätyyn.

Jos joku tapahtuman osallistujista käyttää kuulolaitetta, voidaan kuulemista tukea käyttämällä induktiosilmukkaa. Sen avulla esimerkiksi tapahtuman puhujan puheääni saadaan välitettyä langattomasti suoraan osallistujan omaan kuulolaitteeseen. Induktiosilmukan voit lainata HYYn palvelutoimistosta, josta saat myös ohjeet laitteen käyttöön.

4.7. Ympäristön huomioiminen

Aloita lukemalla HYYn ympäristövaliokunnan sitsiopas!

Pöytäjuhlissa suuremmat ympäristöasioihin vaikuttavat tekijät, joihin järjestäjä pystyy vaikuttamaan helposti, ovat

• ruoka- ja juomatarjoilu
• teemat ja niiden mukaiset koristelut
• roskien kierrättäminen

Ruoka- ja juomatarjoilun osalta tärkeimmät kysymykset ovat, käytetäänkö juhlissa kestoastioita sekä millaista ruokaa ja juomaa tarjotaan.

Kertakäyttöastiat voivat tuntua helpolta ratkaisulta mikäli järjestöllä ei ole käytössään jo valmiiksi kestoastioita ja jos tiskivuori huolettaa. Kuitenkin kertakäyttöastiat kuormittavat ympäristöä pitkäikäisiä astioita huomattavasti enemmän. Useiden pöytäjuhlien jälkeen kestoastiat ovat myös halvempia kuin kertakäyttöastiat, juhlallisuudesta puhumattakaan. Mikäli järjestöllä ei ole tällä hetkellä rahaa ostaa kestoastioita, voivat ratkaisut olla luoviakin. Esimerkiksi Ympäristötieteiden opiskelijat Myy ry. pyytää sitseillensä osallistujia ottamaan omat astiat mukaan.

Ruoka- ja juomatarjoilut ovat iso meno myös ympäristönäkökulmasta. Onkin hyvä aina silloin tällöin pysähtyä miettimään, mitä sitä suuhun pistetään. Kasvisannoksen hiilijalanjälki on yleensä paljon pienempi kuin vastaavan lihaa sisältävän annoksen. Myös luomu- ja lähiruoalla on ympäristöetuja, joten niiden käyttöä kannattaa lisätä. Reilun kaupan tuotteet, kuten viini, kahvi ja tee sekä hedelmät, ovat hyviä ja tärkeitä lisiä järjestön globaali vastuun sekä ympäristönäkökulman huomioimisen kannalta.

Pöytäjuhlissa on usein erilaisia teemoja, joita vahvistetaan erilaisten koristeluiden avulla. Teemaa ja koristeluita valitessa järjestön olisi hyvä kiinnittää huomiota siihen, että hankittavat koristeet ovat sellaisia, joita on mahdollista käyttää vielä uudemmankin kerran. Kun jokaiseen juhlaan ei tarvitse hankkia uusia koristeita, säästyy sekä luonto että järjestön kukkaro.

Teema vaikuttaa totta kai myös osallistujien vaatetukseen, ja ympäristön kannalta paras teema onkin sellainen, jonka mahdollisimman moni pystyy toteuttamaan oman ja kaverin vaatekaappeja yhdistelemällä.

Myös pöytäjuhlien osalta on tärkeää muistaa kierrätys. Biojäte ei kuulu samaan paikkaan kuin rikki menneet astiat taikka mahdollinen kertakäyttöliina. Mikäli pöytäjuhliin osallistujat osallistuvat itse siivoamiseen, on muistettava siivouksen ohjeistus: mitkä asiat säilytetään, mitkä heitetään pois ja mihin roska-astioihin.

4.8. Yhdenvertainen sitsikulttuuri

Pöytäosuuden alussa on laulunjohtajan tai muun tilaisuuden avaavan henkilön hyvä muistuttaa siitä, että tilaisuudessa ei suvaita minkäänlaista häirintää tai syrjintää ja kertoa henkilöstä kenelle näistä voi ilmoittaa. Mikäli tilassa noudatetaan turvallisemman tilan periaatteita, olisi näistä hyvä mainita. Näillä keinoilla sitseille saadaan heti luotua miellyttävää ilmapiiriä, jossa epämukavilta tuntuviin asioihin uskalletaan puuttua.

Välihuutelu

Joidenkin opiskelijajärjestöjen kulttuuriin kuuluu huudella lauluja ehdottaville henkilöille tervehdyksiä ja välikysymyksiä. Monet näistä ovat hauskoja, mutta niissä tulisi muistaa kunnioittaa hakijoiden yksityisyyttä ja välttää esimerkiksi parisuhdestatuksen kyselyä mikäli on epävarmaa miltä se kyseisestä henkilöstä tuntuu. Kaikki eivät halua jakaa tietoja yksityiselämästään. Henkilön parisuhdetilanne voi myös olla sellainen, josta kyseleminen syystä tai toisesta ei tunnu hyvältä.

Mikäli välihuutelussa esiintyy esimerkiksi rasistisia tai seksistisiä kommentteja, on niiden kiellosta hyvä muistuttaa huutelijoita ja esimerkiksi laulunjohtajan voi nostaa asia esille mikäli kyseisen kaltaista huutelua esiintyy.

Rangaistukset

HYYn piirissä toimivissa järjestöissä rangaistukset ovat hyvin harvinaisia eivätkä osa sitsikulttuuria. Joissain piireissä sitseillä saatetaan käyttää rangaistuksia niihin kehitettyjen sääntöjen rikkomisesta. Esimerkiksi sitseillä voidaan kieltää vessassa käynti ennen pääruokaa ja säännön rikkomisesta saa rangaistuksen.  

Rangaistukset voivat olla monille ahdistavia ja mahdollisesti este osallistua tapahtumaan. Näin voi olla esimerkiksi henkilöille, joiden on syystä tai toisesta käytävä usein vessassa (esimerkiksi sairauden takia) sekä niille, jotka ahdistuvat sosiaalisista tilanteista. Sitsietikettiä voidaan opettaa myös keinoilla, jotka eivät sisällä nolaamista. Tämän vuoksi kannattaakin harkita tarkkaan, onko tarpeellista järjestää rangaistuksia sitseillä. Varsinkin ruokaan, juomaan ja vessassa käyntiin liittyvistä asioista rankaisemista ei tule tehdä.

Jatkot

Jatkoilla tulisi koko ajan olla läsnä henkilö, jolle voi tulla ilmoittamaan, mikäli on kokenut häirintää tai tuntee olonsa turvattomaksi. Erityisesti huumausoireiden ja seksuaalisen häirinnän suhteen on tärkeää olla valppaana.

Mikäli on aihetta epäillä, että on tapahtunut rikos, on soitettava välittömästi hätänumeroon ja pyydettävä paikalle poliisia sekä tarpeen vaatiessa ambulanssia. Järjestyshäiriöissä voi myös soittaa järjestyksenvalvojille, mikäli sellaisia on tilassa käytettävissä.

Jatkoille tulisi päästää vain ihmisiä, jotka on kutsuttu tai muuten tunnistettu niin, että mahdollisissa rikos- tai vaaratilanteissa järjestäjä tietää keitä on ollut läsnä.

4.9. Pöytäjuhlien toimihenkilöt

Onnistuneiden pöytäjuhlien järjestäminen vaatii pääjärjestäjän lisäksi usean muun ihmiset apua ja aikaa. Delegointi myös vähentää pääjärjestäjän kuormitusta. Vastuut voisi jakaa esimerkiksi seuraavalla tavalla:

Ruoka- ja juomatiimi vastaa sitsiruoista ja -juomista. Tähän kuuluu ainakin menun suunnittelu, kauppareissu, ruoan valmistaminen ja ruokien tarjoilijoiden pyytäminen paikalle. Vaihtoehtoisesti ruoat voi hankkia kilpailuttamalla cateringin-palveluita. Lisäksi siihen kuuluu juomien valinta ja ostaminen sekä kuljettaminen juhlapaikalle.

Laulunjohtaja tai muu juhlamarsalkka ohjaa pöytäosuutta. Hänen tehtävänään on kertoa pöytäjuhlan alussa tavoista ja tyypillisesti laulattaa juhlijoita etenkin pöytäjuhlan alkupuolella, kunnes myös muut rohkaistuvat aloittamaan lauluja. Jos sitseillä ei käytetä yhdistyksen laulukirjoja, laulunjohtajan vastuulla voi olla myös lauluvihon tuottaminen.

Ohjelmavastaavan tehtävää kannattaa harkita, jos pöytäjuhliin halutaan ruoan, lyhyiden puheiden ja laulamisen lisäksi muuta ohjelmaa. Tavallista ohjelmaa on esimerkiksi musiikkiesitykset, tanssiesitykset ja lyhyet näytelmät, joihin usein pyydetään opiskelijaspeksejä. Ohjelma voi kuitenkin olla hyvin monipuolista.

Tilavastaavien tehtävään puolestaan kuuluu juhlatilan järjestäminen sekä loppusiivouksesta huolehtiminen. Ennen sitsejä tilaan tulee usein laittaa pöydät ja tuolit sekä hoitaa kattaus. Pöytäjuhlien loputtua taas on hyvä, että tietyt ihmiset vastaavat siitä, että pöydät ja tuolit laitetaan asianmukaisesti pois ja tila muutoinkin siivotaan. Vastuulliset on hyvä valita, vaikka juhlien lopuksi jokainen siivoaisi vähintään oman paikkansa.

Pääjärjestäjän vastuulla on kokonaisuuden hallinta ja sen varmistaminen, että toimihenkilöillä on omat vastuunsa hoidossa. Näin pääjärjestäjä voi tarvittaessa auttaa aina siellä, missä apua kiireellisimmin tarvitaan. Lisäksi hänellä on tärkeä tehtävä kiittää lopuksi pöytäjuhlien toimihenkilöitä.

5. Bileiden järjestäminen

Ennen bileiden järjestämistä on hyvä pohtia läpi muutama asia. Omat synttärijuhlat voi usein järjestää ilman suurempaa pohtimista, mutta yhdistyksen bileitä ennen on hyvä varmistua siitä, että kaikki sujuu mahdollisimman hyvin. Seuraavassa esityksessä on ohjeet siihen, mitä tulee ainakin huomioida bileitä järjestäessä.

Suunnittelu on bileiden järjestämisen perusta

1. Keksi hyvä "bileidea" 

• Jos bileidea on uusi, suunnittelun merkitys korostuu! 
  • Ei aiempaa tietoa siitä, miten bileet sujuvat 
• Jos bileet on järjestetty aiemmin, keskustele tapahtuman järjestämisestä edellisten järjestäjien kanssa 
  • Mahdollisuus kehittää tapahtumaa 
• Pohdi ainakin seuraavat: 
  • Minkälaiset bileet aiot järjestää? 
  • Millainen tila on tarkoituksenmukainen? 
  • Paljonko osallistujia uskot saapuvan? 
  • Kuinka paljon tarvitset ihmisiä auttamaan järjestämisessä? 

2. Järjestä kokous tai tapaaminen järjestössäsi tapahtuman tiimoilta. 

• Esittele ideasi muille! 
  • Voit saada ideoita ja vinkkejä kokeneemmilta.
• Mahdollisuus jo mainostaa tapahtumaa ja “rekrytoida” apuvoimia järjestön sisällä. 
• Vastuun delegointi on bileiden järjestämisessä todella tärkeää! 
• Sopikaa kunkin vastuut 
  • Esim. Pääjärjestäjä, talousvastaava, narikkavastaava ja bändivastaava.

3. Valitse bileiden ajankohta ja varaa tilat 

• Päätä ajankohta mahdollisimman ajoissa. 
  • Tällöin bileidea ei jää vain ajatuksen tasolle.
• Selvitä päivämäärän osalta ainakin: 
  • Onko omalla tai läheisellä järjestöllä jotain tapahtumaa päällekkäin suunniteltujen bileiden kanssa? 
  • Sopiiko päivämäärä muille järjestäjille? 
  • Sattuuko kohdalle kansallinen juhlapäivä tai yliopistolla periodin vaihdos? 
• Bileet tarvitsevat aina tilan ja joskus tila voi määrittää mahdollista päivää.
  • Tila on hyvä varata mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

4. Varaa asianmukaiset luvat 

• Tarvitseeko tapahtuma erilaisia lupia viranomaisilta? Jos tarvitsee, hanki ne ajoissa! 
• Jos lupia ei ole, viranomainen voi lopettaa juhlat ja vastuu jää sinulle. 

5. Viesti ja mainosta tapahtumaasi ja puhu siitä järjestössäsi 

• Hyviinkään bileisiin osallistujat eivät löydä sattumalta paikalle. 
• Viesti tapahtumasta ainakin järjestön sähköpostilistalla ja mahdollisesti sosiaalisen median tileillä. 
• Innostunut vaikutelma saa kiinnostumaan tapahtumastasi. 
• Bileistä kannattaa kertoa tutuille niin luennoilla, muissa tapahtumissa kuin vaikka kirjaston käytävällä törmätessä.

6. Varmista, että tapahtumassasi on riittävästi vapaaehtoisia. 

• Varmista jo ennen tapahtumaa, että jokaiseen tehtävään löytyy tekijä. 
  • Jos narikka on luvattu pitää vartioituna klo 2 asti, silloin siellä täytyy olla joku hoitamassa narikkaa siihen asti. 
• Kenenkään vastuu ei saa kasvaa liian suureksi bileissä. 
  • Mitä enemmän vapaaehtoisia on mukana, sitä helpommalla kaikki pääsevät. 
• Varmista myös, että jokainen tietää vastuunsa, kouluta heidät tarvittaessa ja tarjoa kiitos tehdystä työstä. 
• Lisäksi mukana on aina hyvä olla vähintään yksi ensiaputaitoinen henkilö! 

7. Käy etukäteen läpi mahdolliset vaaratilanteet. 

• Järjestäjän vastuulla on aina huolehtia juhlijoiden turvallisuudesta. 
• Vaaratilanteiden ennakointi saattaa tuntua turhalta, mutta on niiden sattuessa elintärkeää. 
• Käy läpi ainakin: 
  • Mitä tehdä tulipalon tai tapaturman sattuessa? 
  • Missä ovat pelastustiet? 
  • Miten ihmiset saadaan parhaiten poistettua vaarallisesta tilanteesta? 
• Varmista, että mahdollisimman moni muu osaa toimia yllättävässä tilanteessa oikein. 

8. Ole tapahtuman aikana jatkuvasti läsnä ja tavoitettavissa. 

• Tapahtuman alettua on myöhäistä enää suunnitella mitään. 
• Huolehdi, että työntekijät ovat paikallaan ja heillä on tarvikkeet tehtäväänsä varten. 
• Ole aktiivinen, kysele työntekijöiden viihtymistä ja reagoi ongelmatilanteisiin nopeasti. 
• Poikkea suunnitelmasta, jos se on tarkoituksenmukaista. 

9. Suunnittele tilan siivous etukäteen

• Tapahtuman jälkeen paikat tulee lähes poikkeuksetta siivota. 
• Varmista jo ennen juhlia, että sinulla on tarpeeksi auttajia ja että he muistavat jäädä avuksi. 
• Varaa riittävästi aikaa, etenkin jos juhlissa on paljon alkoholia.
• Yhdessä siivoaminen on huomattavasti mukavampaa ja nopeampaa! 

10. Ota palautetta vastaan tapahtumasta ja kerää tietoa eteenpäin. 

• Tapahtuman jälkeen on hyvä pohtia ja kirjoittaa ylös asiat, jotka onnistuivat, ja missä puolestaan meni pieleen. 
• Tämä on tärkeää tietoa sekä sinulle seuraaviin tapahtumiin että saman tapahtuman seuraaville järjestäjille. 
  • Mahdollistaa tapahtuman kehittämisen entistä paremmaksi. 
• Muista myös kiittää kaikkia työntekijöitä, vapaaehtoisia ja juhlijoita! 

6. Opintomatkat

Järjestöjen opintomatkat ja muut ulkomaanmatkat ovat hyvä tapa kansainvälistää toimintaa. Muiden maiden kulttuureihin tutustuminen ja mahdollisesti esimerkiksi vierailu kohteen yliopistossa luo perspektiiviä opiskelijan arkeen. Matkan järjestelyt vaativat kuitenkin aikaa ja huolellista suunnittelua sekä mahdollisesti jonkinlaista varainhankintaa, jos halutaan madaltaa osallistujien kustannuksia ja siinä samalla usein myös kynnystä lähteä reissuun.

Alla on muutamia ohjeita siihen, kuinka opintomatkan järjestäminen on hieman helpompaa.

Yhteys paikallisiin toimijoihin

6.1. Apurahat

Oleellinen osa matkan suunnittelua on rahoituksen varmistaminen. Opintomatkan järjestäminen ei onnistu ilman rahaa ja rahoituksen löytäminen onkin taitolaji itsessään. Matkalle osallistuvien on varauduttava maksamaan osa kustannuksista itse, mutta matkaa järjestävä järjestö voi myös hakea apurahoja kaikkien puolesta.

Apurahoja myöntävät monet eri säätiöt ja rahastot. Jotkut näistä ovat luonteeltaan hyvin yleisiä, kun taas toiset ovat erikoistuneet tietynlaisen toiminnan tukemiseen. Tässä osiossa esitellään muutama taho, jotka myöntävät apurahoja. On kuitenkin mahdotonta listata niitä kaikkia tämän oppaan puitteissa. Kuten muissakin asioissa, oma aktiivisuus ja verkostoituminen kannattavat myös apurahoja haettaessa.

Valmiiksi suunniteltu ohjelma ja mahdolliset etukäteen vaadittavat kirjalliset tuotokset auttavat matka-apurahojen saannissa. Apurahahakemuksen kirjoittamiseen on hyvä varata riittävästi aikaa ja se kannattaa luetuttaa asiantuntijalla.

Helsingin yliopiston myöntämät apurahat

Helsingin yliopisto myöntää apurahoja Helisingin yliopiston piirissä toimiville opiskelijoille. Avustusta voi hakea järjestön kotimaahan ja ulkomaille suuntaaviin opintomatkoihin ja ulkomaisten opiskelijajärjestöjen vierailuihin. Opintomatkoilla tulee olla selvä yhteys osallistujien opintoihin, mutta muuten avustuksia voidaan myöntää kohdemaasta ja matkan teemasta riippumatta. Sama järjestö voi hakea avustusta useampaan projektiin yhtäaikaisesti. Yliopisto myöntää opintomatka-apurahoja ainoastaan järjestöille, ei yksittäisille henkilöille.

Avustus voidaan maksaa järjestölle joko ennen opintomatkaa tai sen jälkeen. Matkan jälkeen avustusta saaneiden on tehtävä kirjallinen raportti matkasta ja toimitettava raportti liitteineen yliopistolle. Hakemus tehdään sähköisen hakujärjestelmän kautta.

Suurlähetystöt

Opintomatkaa suunnitellessa kannattaa ottaa yhteyttä kohdemaan suurlähetystöön tai kulttuuri-instituuttiin. Suurlähetystöllä saattaa olla hyviä vinkkejä matkan suunnitteluun sekä hyödyllisiä kontakteja. Lisäksi suurlähetystöt saattavat myöntää apurahoja opintomatkoja varten.

Opintomatkat muihin pohjoismaihin

Pohjoismaiden välinen yhteistyö on antoisaa ja rikastuttavaa toimintaa. Mikäli järjestönne opintomatka suuntautuu toiseen pohjoismaahan, on teillä luultavasti useampi rahasto tai säätiö, josta hakea apurahoja.

Hanasaari on suomalais-ruotsalainen kulttuurikeskus ja rahasto: https://www.hanaholmen.fi/kulttuurikeskus-2/hanasaari/rahastot/ Opiskelijaryhmät ja -järjestöt voivat hakea näistä rahastoista apurahoja opintomatkojaan varten.

Norden on pohjoismaista yhteistyötä edistävä elin, jonka sivuilta löydät paljon hyödyllistä tietoa sekä kohdemaista että mahdollisista apurahoista: http://www.norden.org/fi

Säätiöt, rahastot ja muut tukijat

Maailma on pullollaan säätiöitä ja rahastoja ja jokaista opintomatkaa kohden löytyy varmasti ainakin yksi apurahoja myöntävä elin. Joskus voi kuitenkin olla vaikeaa löytää juuri se oikea taho, johon ottaa yhteyttä. Tätä varten on olemassa erinäisiä tietokantoja ja hakukoneita, joiden avulla oikean tahon löytäminen helpottuu. 

7. Liikuntatapahtumat

Liikunta-asiat on usein keskitetty hallituksessa yhden toimijan vastuulle. Liikunta-asioita voivat olla esimerkiksi liikuntamahdollisuuksista tiedottaminen, liikuntakerhot, pelivuorot ja ehkä yleisimpänä isommat yksittäiset liikuntatapahtumat. Opiskelijoille suunnattu liikuntatoiminta voi olla lähes mitä tahansa, ja sopivalla markkinoinnilla ihmisiä saa paikalla mitä erikoisimpiin harrastuksiin. Liikuntatoiminnan etuna esimerkiksi juhlien järjestämiseen verrattuna voi pitää helppoa järjestämistä: usein ei tarvitse muuta kuin lajin, paikan ja osallistujia, ja tapahtuma on valmis.

Liikuntatoiminta voi monissa järjestöissä olla ainoita alkoholittoman yhdessäolon muotoja, ja tämä tekee siitä erityisen tärkeää.

Oma-aloitteisuus

Tärkeimpänä tekijänä liikuntavastaavan virassa on oma-aloitteisuus. Tapahtumien järjestäminen vaatii usein vain vähän valmistelua ja hyvää tiedotusta, jotta ihmiset löytävät paikalle. Liikuntavastaavan tehtävä onkin usein juuri niin aikaa vievä ja vaativa kuin itse haluaa: liikuntatoimintaa ei usein käytännössä ole lainkaan, jos liikuntavastaava ei sitä tuota.

Säännölliset urheiluvuorot ovat myös toimiva vaihtoehto. Näissä kannattaa ottaa huomioon järjestön koko, pienehköjen on kannattavampaa sopia esimerkiksi yhteisestä liikuntavuorosta yhdessä toisen tai useamman järjestön kanssa. Säännöllinen vuoro ei vaadi liikuntavastaavalta työpanosta kuin vuoron varaamiseen ja tiedon levittämiseen, jonka jälkeen toiminta alkaa usein rullaamaan omalla painollaan. Liikuntavuoron järjestämiseen kätevä ilmainen työkalu on Nimenhuuto.com.

Yhteistyö

Liikuntatapahtumat ovat oiva tapa pitää yllä tai luoda uusia suhteita muihin järjestöihin. Erityisesti kesäisin monilla järjestöillä on vaikeuksia saada tapahtumiin ihmisiä, mutta jos järjestöjä on useampia, usein on myös osallistujia enemmän. Yhteistyö voi olla helpoimmillaan osallistumista joukkueena muiden järjestämään tapahtumaan.

Liikuntavastaavan tulee myös muistaa yhteistyö jäsenistön kanssa. Silloin tällöin kannattaa tehdä kyselyitä millaista toimintaa jäsenet haluavat ja pyrkiä mahdollisuuksien mukaan täyttämään näitä toiveita, eikä toimia itse ”liikuntadiktaattorina”.

Liikuntatapahtuman järjestäminen

Kenties olennaisin asia, jota liikunta-asioista vastaava hallitustoimija voi järjestölleen tuottaa, on liikuntatapahtumat. Ne voivat vaihdella pienimuotoisesta puistopetankista sählyturnaukseen ja puolimaratonista hiihtovaellukseen. Unisport, OLL, seurat ja urheiluliitot ynnä muut tarjoavat monenlaista apua urheilu- ja liikuntatapahtumien järjestämiseen. Useimmiten liikuntatapahtuma ei kuitenkaan vaadi kovin paljoa: lajin ja paikan, joitakin välineitä sekä viestintää jotta väkeä saadaan paikalle. Suurempia ulkoilmatapahtumia järjestäessä on hyvä hakea asianmukaiset viranomaisluvat.

OLL tarjoaa jäsenetuna musiikitoistolupia sekä tapaturmavakuutuksia liikuntatapahtumiin. Näistä eduista kannattaa kysyä etukäteen OLL:stä.

Helsingin kaupungin liikuntapaikkoja kuten urheilukenttiä voi varata myös varata. Lisää tietoa Helsingin kaupungin sivuilta.

Vuokrattavia välineitä voi kysellä esimerkiksi UniSportilta tai lajiin erikoistuineilta opiskelijajärjestöiltä. Myös jotkut koulut ja lukiot tarjoavat välinevuokrausta ilmaiseksi.

8. Akateemiset perinteet

Akateemiset perinteet ovat tärkeä osa yliopistoyhteisön yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuuden hengen siirtämistä seuraaville sukupolville. Kunkin ikäpolven tehtävä on muokata perinteistä omannäköisiään. Tässä käsitellään toistaiseksi lähinnä järjestöjen nauhoja, merkkejä sekä vuosijuhlakulttuuria. 

Järjestönauhat ja merkit

8.1. Akateemiset vuosijuhlat

Akateemiset vuosijuhlat ovat oiva syy pukeutua paremmin ja kutsua niin alumnit, yhteistyöjärjestöt kuin nykyiset jäsenet juhlimaan yhdistystä ja nauttimaan illasta yhdessä. Vuosijuhlissa on tietyt, usein toistuvat asiat, jotka on lueteltu alla. Huomaathan, että jokaisella järjestöllä on myös omia perinteitä, joten ohjeet ovat vain suuntaa antavia.

Kokonaisuudessaan akateemiset vuosijuhlat jossain päärin muistuttavat muita pöytäjuhlia, mutta ovat niitä tyylikkäämmät. Jos konsepti on vieras, kannattaa tutustua sitsikulttuuriin omassa osiossaan.

Tervehdykset