Tapahtumat

Site: HYY moodle
Course: Järjestöopas [KESKEN]
Book: Tapahtumat
Printed by: Guest user
Date: Wednesday, 22 May 2024, 9:40 PM

1. Tapahtumien järjestäminen

Kaikki opiskelijajärjestöt järjestävät yleisötapahtumia, joko jäsenilleen tai kaikille halukkaille. Ne ovat yksi näkyvimmistä osista järjestön toimintaa ja vaativat paneutumista myös ennen tapahtumaa ja sen jälkeen.

Tämä opas on laadittu erilaisten tapahtumien järjestämisen tueksi. Jokaisen tapahtuman järjestämiseen valmistautuvan on hyvä käydä läpi hyvät käytännöt. Lisäksi on omat aiheet niin pöytäjuhlille, bileille, ulkoilma- ja liikuntatapahtumille kuin opintomatkoille. Viimeinen artikkeli käsittelee laajasti akateemisia perinteitä osana tapahtumia.

2. Hyvät käytännöt

Tapahtumajärjestämistä oppii tehdessä, mutta tähän artikkeliin on pyritty kokoamaan käytännössä hyviksi todettuja toimintatapoja, jotta jokaisen ei tarvitsisi toistaa samoja virheitä.

Osio on jaettu kolmeen osaan: tapahtuman suunnitteluun, tapahtuman toteutukseen ja saavutettavuuteen.


2.1. Tapahtuman suunnittelu

Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuullinen järjestäjä. Vastuuhenkilö huolehtii kokonaiskuvasta ja aikataulusta. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi joku yhdistyksen virkailija. Yksin ei silti kovin isoa tapahtumaa saada kokoon, jolloin on hyvä pohtia, saako esimerkiksi hallituksesta apukäsiä. Joissain tilanteissa on hyvä perustaa erillinen työryhmä joko hallituksen jäsenistä tai laajemmasta porukasta toteuttamaan tapahtumaa. Työryhmän jäsenille kannattaa sopia tarkkaan rajatut vastuualueet, jotta jokainen tietää mitä häneltä odotetaan.

Vastuuhenkilön muistilista:

Vastuuhenkilön on hyvä pohtia itse tai yhdessä muiden tapahtuman järjestämisessä mukana olevien kanssa ainakin seuraavat asiat:

  • Kuinka suuri tapahtuma on kyseessä? Onko tarpeen tehdä kirjallinen tuotantosuunnitelma? (ohjeet tekemiseen alla)
  • Miten ja milloin tapahtuman viestintä hoidetaan? Kuka siitä vastaa? Miten järjestön viestintäkanavia voi käyttää?
  • Mikä on kohdeyleisö? Millaista tapahtumaa he toivovat? - tapahtuman suunnittelussa pitää muistaa, että tapahtumaa ei tehdä omien mieltymysten mukaan, vaan yleisön mieltymysten.
  • Milloin tapahtuma järjestetään? Osuuko sen kanssa päällekkäin muu tapahtuma, juhlapyhä, kiireisin tenttiaika tai vastaavaa?
  • Mihin resurssit riittävät? Mitä voidaan luvata esim tapahtumaa mainostaessa?
  • Deadlinet: milloin lähetetään kutsut? Milloin esiintyjien on oltava tiedossa? Milloin hankitaan tarjoilut? Milloin tapahtuma rakennetaan ja puretaan?
  • Millainen budjetti tapahtumalla on? Paljonko yhdistys maksaa, paljonko osallistuja maksaa ja paljonko on hyvä varata rahaa yllätyksiin? Muista laatia budjetti realistisesti.
  • Vastuuhenkilöllä on oikeus ja velvollisuus varmistaa, että asiat etenevät ja hoituvat. Kukaan muu ei tunne kokonaisuutta!

Tuotantosuunnitelma:

Kun tapahtumassa alkaa olla niin monta liikkuvaa osaa, että tuntuu että kaikki ei pysy päässä kerralla, on syytä laatia tuotantosuunnitelma.

Tuotantosuunnitelmassa kuvataan tapahtuman järjestämisen eri osa-alueet. Itse tapahtuman ohjelma on vain yksi osa muiden joukossa. Tuotantosuunnitelman kannattaa sisältää ainakin seuraavat kohdat:

  • Tapahtuma: Mistä on kyse.
  • Paikka: Missä tapahtuma pidetään ja millainen paikka on kyseessä.
  • Järjestäjä: Järjestävä taho, oltava selvillä esimerkiksi mahdollisia lupia ja sopimuksia varten.
  • Yhteistyötahot: Esimerkiksi muut opiskelijajärjestöt, yliopiston yksiköt, yrityskumppanit.
  • Ohjelma: Tapahtuman varsinainen sisältö. Siitä voi olla hyvä koota erillinen tuotantokäsikirjoitus tai muu tarkka minuuttiaikataulu, jos kyseessä on isompi tapahtuma.
  • Viestintä ja markkinointi: Miten tapahtuma viedään kohdeyleisön ja muiden tietoisuuteen.
  • Hankittavat luvat: Erityisesti ulkoilmatapahtumien järjestämiseen tarvitaan eri lupia.
  • Tekniikka, rakenteet ja jätehuolto: Kaikki se materiaalinen, mitä tapahtuman järjestäminen edellyttää, kuten äänilaitteet, lavat, astiat, tuolit, pöydät, katokset, jäteastiat, opasteet jne. Sisätapahtumissa usein helpompaa.
  • Turvallisuus ja ensiapu: Mitä isompi tapahtuma, sen isommat riskit. Vähintään järjestyksenvalvojia ja ensiaputaitoinen on oltava paikalla. Erillisten turvallisuus- ja pelastussuunitelmien laatiminen voi tulla kyseeseen isommissa tapahtumissa.
  • Työvoima: Kuka tämän kaiken lopulta tekee?

2.2. Tapahtuman järjestäminen

Tapahtuman toteutus vaatii käsipareja ja aikaa, mutta turhaa stressiä siitä ei kannata ottaa. Hyvällä valmistautumisella ja riittävällä määrällä tekijöitä saadaan suuretkin tapahtumat tehtyä. Alla on tapahtumajärjestäjän muistilistat jaoteltuina asioihin, jotka tulee hoitaa ennen tapahtumaa, mitä tehdä tapahtumapäivänä ja miten tapahtuman jälkeen toimitaan.

Ennen tapahtumaa:
  • Tapahtumapaikka ja tekniikka on tarkistettava aina ennakkoon. Myös silloin, kun paikka ja laitteet ovat tutut.
  • Puhujien olisi syytä tulla tekemään kenraaliharjoitus ennen tilaisuutta, jotta tekniikka ym. voidaan tarkistaa heidän osaltaan.
  • Puhujille ja muille esiintyjille on etukäteen tiedotettava aikatauluista. Kannattaa myös sopia merkki, jolla ilmoitetaan puhujalle, milloin on hänen vuoronsa, ja puheen aikana paljonko aikaa on jäljellä.
  • Puhujien aiheet ja arviot puheiden pituudesta on käytävä etukäteen läpi. Ilmoita myös muiden puhujien aiheet.
  • Esiintyjien ja puhujien kanssa on aina sovittava kirjallisesti.
  • Esiintyjille on järjestettävä tarjoiluja ja mahdollinen takatila.
  • Loppusiivouksen tekijät pitää olla ennakkon tiedossa, etteivät kaikki karkaa esiripun laskeutuessa!
  • Varalaitteet tekniikan pettäessä kannatta olla tiedossa. Varalaitteiden ei tarvitse olla samaa kaliiberia.
  • Turvallisuutta on ajateltava ennakkoon: nakitetaan järjestyksenvalvojat ja mietitään, kenelle soitatetaan jos tapahtuma riistäytyy käsistä.
  • Isompien tapahtumien osalta on tarkistettava, vaatiko järjestäminen viranomaisilmoituksia tai -lupia.
Tapahtumapäivänä:
  • Kaikille pitää olla selvää, milloin paikalla on oltava. Usein huomattavasti ennen tapahtuman alkua. Myös ensimmäinen poistumisaika pitää kertoa etukäteen.
  • Kaikki mukana olevat pitää brieffata tehtäväänsä. Myös järjestyksenvalvojat ja pullonkerääjät.
  • Kaikilla tekijöillä pitää olla myös paniikkinumero kännykässä, johon voi soittaa.
  • Tapahtumista kannattaa kerätä palautetta, jonka avulla voi ensi kerralla tehdä vielä paremman tapahtuman.
  • Muistakaa, että vaikka kaikki menisi pieleen, kyseessä on vain yksi tapahtuma. Uusia tulee.
Tapahtuman jälkeen:
  • Pitäkää pakka koossa loppuun asti: huolehtikaa jälkien siivoamisesta, kiittäkää osallistujia ja dokumentoikaa valmisteluprosessi vastaisuuden varalle.
  • Myös lopulliset kulut on syytä dokumentoida, jotta jatkossa tiedetään kuinka kallista tällaisen järjestäminen on.
  • Huolehtikaa että kaikki vuokratilojen avaimet, vuokrattu tekniikka, lainattu kalusto ynnä muu tulee palautettua. Muuten tapahtumasta voi tulla iso lasku.
  • Varsinkin kaikkia järjestäjiä on kiitettävä.
  • Kannattaa pitää purkava debriefing-palaveri, jossa kerrataan tapahtuman kulku ja annetaan palautetta. Myös kaatajaiset tai karonkka voi olla paikallaan.

2.3. Saavutettavuus

Tapahtumien saavutettavuus tarkoittaa lyhyesti sitä, että jokainen paikalle saapuva kokee olevansa tervetullut. Saavutettavuuden huomioimisella tarkoitus on mahdollistaa osallistuminen mahdollisimman monelle. Laajemmin saavutettavuudesta ja yhdenvertaisuudesta on kerrottu omassa osiossaan. Alla oleva lista on suunnattu ennen kaikkea tapahtumajärjestäjän muistilistaksi.
  • Pyri valitsemaan tilaisuudelle esteetön tila.
    • Esteettömyys tarkoittaa mm. mahdollisuutta päästä paikalle ja liikkua tiloissa pyörätuolilla, inva-wc:tä, induktiosilmukkaa (kuulovammaisten apuväline), mahdollisuutta yleisavustajiin jne.
    • Muista tapahtumaa mainostaessasi kertoa, onko tila esteetön.
    • HYYn kokous- ja juhlatilojen esteettömyydestä kerrotaan HYYn nettisivuilla.
    • Tilajärjestelyissä esteettömyyttä on myös taustahälinän huomioiminen ja sen poissulkeminen (mikrofonin käyttö) sekä sopiva valaistus (ei liian pimeä tai kirkas).
  • Pyri valitsemaan helposti saavutettava tila
    • Helppo saavutettavuus julkisilla kulkuvälineillä mahdollistaa useampien henkilöiden osallistumisen. On myös hyvä kertoa selvästi, kuinka tapahtumapaikalle pääsee.
    • Tilojen löytämistä helpottavat selkeät opasteet auloissa ja tilojen yhteydessä.
  • Kartoita osallistujien tarpeita jo tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä, esim. käyttämällä seuraavaa lauseketta: Ilmoitathan tapahtuman järjestäjälle etukäteen yksilöllisistä tarpeistasi (esim. tulkkauksen tarve, erityisruokavalio).
  • Mikäli tilaisuudessa on tarjoiluja, huolehdi, että tarjolla on ainakin kasvis-, laktoositon- ja alkoholiton vaihtoehto, joka on muuta kuin vettä.
    • Varmista, että tapahtuman luonne ei suoranaisesti painosta ketään käyttämään alkoholia, ja että tarjottavana on myös alkoholittomia juomia.
  • Eri sukupuolten huomioiminen
    • Mikäli ilmoittautuminen vaatii sukupuolen kertomista, anna mies- ja naisvaihtoehdon lisäksi myös mahdollisuus vastata ”muu”. Jos tilaisuudessa on saunomismahdollisuus, pitäkää erikseen myös miesten ja naisten saunavuorot, vaikka suurin osa olisikin tyytyväinen sekasaunaan. Sopikaa, että joku järjestäjistä on koko ajan ei-saunojien kanssa.
    • Kunnioita pöytäjuhlien plaseerauksessa erityisesti seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjen toiveita. Harkitse, tarvitseeko sitsien istumajärjestyksen noudattaa vanhanaikaista kaavaa. Skoolaussuunnan voi osoittaa myös esimerkiksi erivärisillä plassikorteilla tai servieteillä.
  • Huomioi eri kieliä puhuvat osallistujat
    • Kerro etukäteen millä kielellä tapahtuma järjestetään ja onko osallistuminen muilla kielillä mahdollista. Myös esimerkiksi siitä, että tilaisuus järjestetään osittain englanniksi, kannattaa mainita.
    • Käännä tapahtumamainoksista ainakin tärkeimmät kohdat ruotsin ja englannin kielelle. Kerro käännöksissä, keneltä saa lisätietoa aiheesta.
  • Pohdi, missä menee raja sopivissa juomalauluissa – monia lauluja voi nykyaikaistaa!
  • Puutu epäasialliseen käytökseen heti jos sitä ilmenee. Epäasiallista on esimerkiksi juomaan painostaminen, sovinistiset vitsit tai häiritsevä lähentely.
  • Tapahtumissa on hyvä olla joku, joka vastaa ensisijaisesti mahdollisiin ongelma- tai häirintätilanteisiin puuttumisesta. Tämä henkilö voidaan osoittaa tapahtumaan osallistujille esim. pinssin, liivin tai muun helposti havaittavan merkin avulla. Tarvittaessa tämä henkilö on yhteydessä viranomaisiin.
  • Järjestäjänä sinä olet vastuussa ja ratkaisevassa roolissa siinä, että kaikki viihtyvät tilaisuudessanne. Katso, että kaikki pääsevät osallistumaan, saavat sanansa sanotuksi, ja että ketään ei jää ulkopuolelle.
Avoimuus
Tapahtumien avoimuuden ytimessä on niistä tiedottaminen sekä toisaalta osallistumisen esteiden karsiminen.  

Tapahtumista tulisi tiedottaa mahdollisuuksien mukaan monissa eri kanavissa. Facebook tavoittaa osan ja sähköpostilista osan jäsenistöstä. On hyvä tiedostaa, ettei kaikilla ole Facebook-tiliä, jonka takia tiedottamista on hyvä tehdä muissakin kanavissa. Sähköpostiin tuleva uutiskirje on yksi hyvä keino varmistaa, että jäsen tietää mistä hän ainakin löytää tiedon tulevista tapahtumista.  

Tapahtumien avoimuuteen liittyy tiedottamisen lisäksi monia niiden saavutettavuuteen liittyviä seikkoja. Tapahtumat tulisi järjestää mahdollisuuksien mukaan esteettömissä tiloissa.  

Järjestön toimintaan pitäisi voida osallistua varallisuudesta riippumatta eli maksavien tapahtumien lisäksi tulisi olla myös halpoja sekä ilmaisia tapahtumia. Lisäksi yhdenvertaisuusnäkökohdat tulisi muutenkin huomioida.  

Tapahtumien tulisi olla monipuolisia ja niitä tulisi järjestää muulloinkin kuin arki-iltaisin. Tämä mahdollistaa myös perheellisten osallistumisen.  

Järjestössä kannattaa esimerkiksi jäsenkyselyn avulla selvittää millaisia jäseniä sillä on. Jos jäsenistössä on pienituloisia, perheellisiä, liikuntarjoitteisia jne. voi nämä ryhmät ottaa paremmin huomioon tapahtumien suunnittelussa, kun tietää missä määrin heitä on jäsenistössä. 



3. Tapahtumamarkkinointi

Tapahtumat ovat opiskelijajärjestön julkisivu: se mitä suurin osa jäsenistä ja varsinkin ulkopuoliset näkevät järjestöstä. Siksi jokainen järjestö toivoo tapahtumiinsa osallistujia asettamiensa tavoitteiden mukaan. Kaikkien tilaisuuksien ei tarvitse olla massatapahtumia, mutta liika yleisö on hyvin harvinainen haitta järjestöjen tapahtumissa, oli kyseessä sitten runoilta, kirpputori tai vuosijuhlat.

Yleisö ei tule tapahtumaan itsestään. Tapahtumaa on siis markkinoitava, eli aktiivisesti vietävä mahdollisten osallistujien tietoisuuteen. Tapahtumamarkkinoinnissa keskeistä on markkinointiponnistuksien oikea mitoitus tapahtuman suhteen: jos kyseessä on tapahtuma, jolta odotetaan paljon tuottoja tai suurta yleisöä ja valmisteluun on panostettu, on myös markkinointia tehtävä hartiavoimin. Jos taas tapahtumaan ei muutenkaan juuri panosteta tai se on suunnattu vain pienelle joukolle, ei markkinoinnissakaan kannata käyttää kovin suurta volyymia. Tapahtumat myös syövät näkyvyyttä toisiltaan, joten joskus vähemmän on enemmän.

Tapahtumaviestinnän perusteet
  • Keskeisintä on hyvin suunniteltu ja toteutettu tapahtuma.
  • Viestinnän tulee linkittyä yhteen
    • Yhtenäinen visuaalinen ilme
    • Ei ristiriitaisuuksia
    • Sivut ja profiilit, joista tietoa löytyy, ovat linkitettyinä toinen toisiinsa
  • Viestintäsuunnitelma helpottaa viestinnän kokonaisuutta.
    • Tiedossa milloin, mitä, missä ja kuka julkaisee.
    • Visuaalinen ilme helpompi pitää yhtenäisenä.
  • Tapahtumasta kannattaa kertoa ainakin perustiedot englanniksi sekä mielellään myös ruotsiksi.
Tapahtuman tarina
  • Tapahtuman tarina helpottaa markkinointia.
  • Pohdi ainakin:
    • Ketkä tapahtumaan osallistuvat
    • Miksi kannattaa osallistua
    • Millaista tapahtumassa on
    • Mitä siellä tehdään
  • Vastausten pohjalta voit luoda yleisöä innostavan tarinan ja hyödyntää sitä eri kanavissa

3.1. Viestintäkanavat

Viestintäkanavat: sähköposti
  • Tavoittaa tehokkaasti valtaosan opiskelijoista.
  • Lähetä ensimmäinen viesti ajoissa, eli 2-4 viikkoa ennen tapahtumaa ja muistutusviesti ennen tapahtumapäivää tai viimeistä ilmoittaumispäivää.
    • Viestiä voi lähettää myös muiden järjestöjen sähköpostilistoille, näissä kannattaa olla yhteydessä ensin järjestön viestinnästä vastaavaan henkilöön.
  • Älä lähetä liian montaa viestiä samalle listalle
    • 2-4 viestiä tapahtumasta yleensä riittää.

Hyvä rakenne sähköpostille:

  • Otsikko, josta käy ilmi tapahtuman nimi ja paikka
  • Viestin alkuun tieto, ketä asia koskee ja vaatiiko ilmoittautumista.
  • Kerro kaikki oleellinen: kuka voi tulla, paljonko maksaa, missä on lipunmyyntiminkälainen tapahtuma on, missä ja milloin se järjestetään.
  • Jos tapahtumaan ilmoittaudutaan, kerro selvästi miten se tapahtuu ja milloin se viimeistään tulee tehdä.
  • Linkkaa sivulle, josta tapahtumasta saa lisää tietoa.
  • Lopuksi on hyvä lisätä yhteyshenkilö tai esimerkiksi sähköpostiosoite, jota kautta on mahdollista kysyä lisää tietoa.

Viestintäkanavat: Sosiaalinen media
  • Sosiaalisen median palvelut ovat parhaimmillaan tapahtumien markkinoinnissa.
    • Mahdollista luoda tapahtuman tarinaa ennen, kuin mitään on edes tapahtunut.
  • Samaan aikaan tulee toimia algoritmin mukaan, jotta julkaisut saavat näkyvyyttä:
    • Pyri sitouttamaan yleisö, eli saamaan aikaan tykkäyksiä ja kommentteja
    • Julkaise silloin, kun yleisö on somessa aktiivisinta (todennäköisesti arki-iltaisin)
  • Mahdollisuus kampanjoihin, joissa kasvatetaan kiinnostusta tapahtumaan.
    • Videot, maskotti, matka juhlapaikalle, puhujien julkistaminen, meemit
Painotuotteet
  • Painotuotteet (esim julisteet ja flyerit) auttavat muistuttamaan yleisöä tulevasta tapahtumasta
    • Vaatii yhtenäisen ilmeen.
    • Helppoa jakaa ja levittää.
    • Hyvä tarjota QR-koodi tai muu helppo tapa löytää lisää tietoa tapahtumasta.
  • Kannattaa harkita esim. isompien tapahtumien kohdalla.
  • Painotaloja voi kilpailuttaa, mutta jo laadukkaalla printterillä voi tuottaa pieniä määriä materiaalia
Viestintäkanavat: kampanjat ja sissimarkkinointi
  • Markkinointi kannattaa viedä sinne, missä yleisö on:
    • Lipunmyynti kampuksella (muista pyytää yliopiston vahtimestarilta lupa sisätiloissa!)
    • Ständi opiskelijajärjestön tapahtumassa
  • Pohdi, voitko tuoda tapahtumamarkkinointia yllättävillä, iloa herättävillä tavoilla yleisön arkeen. Näitä voivat olla esim.
    • Massaluentojen alussa sovittu tietoisku
    • Tapahtumamainos tiedekunnan vessassa
  • Kampanjat on aina hyvä sitoa muuhun viestintään, muuten pahimmillaan yhteyttä ei ymmärretä ja vaivannäkö on ollut turhaa.

3.2. Viisi vinkkiä tapahtumamarkkinointiin


1. Ole ajoissa liikkeellä: Jotta tapahtumaan tulisi kukaan, on viestintä aloitettava ajoissa. Mitä aiemmin, sen parempi, mutta viimeistään kuukautta ennen pitäisi ensimmäinen viesti lähteä. Tämä tarkoittaa, että myös tapahtuman toteutuksen suunnittelu pitää aloittaa ajoissa, mutta mikä oikeastaan estää päättämästä tapahtuma-aikataulua jo vuoden alussa?


2. Ota yleisö haltuun jo ennen tapahtumaa: Tapahtuman ympärille voi luoda kuhinaa jo ennen h-hetkeä, esimerkiksi kilpailujen, sosiaalisessa mediassa julkaistujen "jatkotarinoiden" tai tapahtumaan liittyvien flash mobien kautta. Yksi hyvä keino on myös fiilistellä aiempaa tapahtumaa, esimerkiksi edellisvuoden vuosijuhlaa. Olennaista on, että ennakkotempaukset ovat huolella suunniteltuja ja linkittyvät tapahtumaan loogisesti. Muuten ne voivat jäädä irrallisiksi tai vaikuttaa keinotekoisilta.


3. Vinkkaa medialle ja yhteistyötahoille: Kerro tapahtumasta medialle ja yhteistyötahoille. Jos kyseessä on julkinen tapahtuma, jossa on jotain uutta tai erilaista, voivat esimerkiksi paikallislehdet, yhteistyöyritykset tai yliopiston yksiköt innostua tekemään jutun siitä, ja siten tapahtuma kasvaa kuin itsestään. Esimerkiksi tiedekunnilla on omat tiedottajansa ja verkkotoimittajansa, joten sieltä voi saada yllättävää viestintätukea. Yliopiston viestijät ja media voivat tarttua yhtä hyvin seminaarikutsuun kuin allasbilemainokseenkin jos kokevat sen kiinnostavaksi. Yhteinen kampanja yhteistyöyrityksen kanssa voi myös toimia, jos tavoitteet kohtaavat.


4. Paisuta tapahtuma yli fyysisten rajojen: Tapahtuman aikana ja sen jälkeen tapahtumasta voi tehdä kokoaan suuremman levittämällä sen sosiaaliseen mediaan. Esimerkiksi tapahtuman oma Twitter-#avainsana voi aloittaa vilkkaan keskustelun tai juhlatilaisuuden videostream voi osallistaa myös ne, jotka eivät päässeet paikalle. Myös niin sanottu liveblogaus eli kommenttiketju Facebook-seinällä voi toimia esimerkiksi avoimissa kokouksissa tai seminaareissa. Näin tapahtuma jää eloon vielä sen päättymisen jälkeenkin.


5. Hyödynnä aiempi tapahtuma: Nosta menneen tapahtuman tilannekuvia ja huippukohtia esiin viestinnässä tapahtuman jälkeen sekä ennen mahdollista seuraavaa tapahtumaa. Palauta ihmisten mieliin, miten siistiä tapahtumassa olikaan. 

4. Pöytäjuhlien järjestäminen

Akateemiset pöytäjuhlat eli sitsit ovat erityisesti yliopisto-opiskelijoiden keskuudessa suosittu illanviettotapa. Tässä artikkelissa on esitelty sitseille perinteisesti tyypillisiä ominaisuuksia. Tapoja pitää sitsit eli sitsata on kuitenkin yhtä monta kuin sitsaajiakin, eikä ainoaa oikeaa kaavaa pöytäjuhlien järjestämiseen ole. Eri korkeakouluissa ja yliopistoissa sitsataan eri tavoin ja pelkästään Helsingin yliopiston sisällä elää hyvin monenlaisia sitsiperinteitä. Esimerkiksi ainejärjestöjen ja osakuntien sisällä voidaan sitsata hyvin eri tavalla. Tästä ei kannata kuitenkaan hämmentyä, vaan pitää erilaisia sitsiperinteitä yliopistoelämän rikkautena. On kuitenkin hyvä huomioida, että akateemiset vuosijuhlat eivät useimmissa tapauksissa ole sama asia kuin sitsit.

Pöytäjuhlien raamit ovat järjestötahosta riippumatta usein samat. Sitseillä syödään tyypillisesti kolmen ruokalajin illallinen, lauletaan (juoma)lauluja, pidetään puheita sekä seurataan muuta mahdollista ohjelmaa. Lisäksi juhlilla on usein jokin teema tai muu syy, esimerkiksi useat osakunnat juhlivat pöytäjuhlien merkeissä inspehtoreidensa vaihtumista. Tyypillisesti juhlan teema näkyy sekä osallistujien pukeutumisessa että illan ohjelmassa.

Sitsit alkavat ja loppuvat useimmiten puheenjohtajan, laulunjohtajan tai muun juhlamarsalkan tai -mestarin tms. ilmoituksesta. Joillakin järjestöillä juhlat loppuvat aina esimerkiksi tiettyyn lauluun. Lisäksi juhlan alussa yleensä ilmoitetaan, toivotaanko juhlijoiden noudattavan erikseen ilmoitettavia taukoja, vai onko pöydästä suotavaa poistua esimerkiksi vessaan tai tupakalle myös muina aikoina.

4.1. Pukeutuminen

Pukeutuminen on usein tärkeä osa juhlaa ja sitseille pukeudutaan usein tietyn pukukoodin mukaan.

Pukukoodi on hyvä ilmoittaa kutsussa. Useimmiten vieraiden oletetaan pukeutuvan tummaan pukuun tai cocktailasuun. Mikäli olet epävarma juhlan pukukoodista, voit aina ottaa yhteyttä järjestäjiin. Jos sitseillä on jokin erityinen teema, sen mukaista pukeutumista toivotaan osallistujilta. Pukeutumisteema tulisi kuitenkin valita siten, että sitä toteuttaessaan kenenkään ei tarvitse kokea oloaan epämukavaksi tai esimerkiksi sukupuolittaa itseään tavalla jota ei halua. Virallisempien juhlien kohdalla esimerkiksi pelkkä merkintä, että pukukoodina on tumma puku, kertoo kaikille minkä tyylistä pukeutumista osallistujilta odotetaan.

Mikäli pukukoodiin kuuluu useampia vaihtoehtoja, kuten esimerkiksi ”prinsessat ja ritarit”, tulisi näiden sukupuolittamista välttää, jotta osallistujat eivät joutuisi valintojen eteen sen suhteen, minä sukupuolena heidät sitsellä nähtäisiin. Esimerkin tilalta esimerkiksi ”sadut” tai ”keskiaika” olisi parempi valinta. Myös rasistisia teemoja (esim. pakolaiskriisillä vitsailua) tulee välttää sekä samoin teemoja, jotka voidaan tulkita kulttuuriseksi omimiseksi (esim. saamelaiset).


4.2. Plaseeraus

Sitsaajat istuvat yleensä pitkissä kapeissa pöydissä, joihin juhlijoille on etukäteen nimikoitu tietyt istumapaikat. Sitseille ilmoittautumisen yhteydessä kysytään perinteisesti plaseeraustoiveita ja pöytäavecia. Pariskunnat plaseerataan joko vierekkäin tai vastakkain, useimmiten vierekkäin. 

Istumajärjestyksen ja juhlijoiden toiveiden täyttäminen on taitolaji, mutta hyvänä nyrkkisääntönä voi pitää vaikkapa sitä, että toiveita pöytäavecista on hyvä noudattaa ja plaseeraustoiveita toteuttaa mahdollisuuksien mukaan. Onnistunut plaseeraus, joka tuo yhteen erilaiset osallistujat, on tae onnistuville sitseille. Onnistunut plaseeraus huomioi osallistujien esittämiä toiveita sekä osallistujien moninaisuuden.  

Sukupuolitettua plaseerausta on käytetty usein keinona skoolausten ohjeistamiseen. Skoolaukset voidaan kuitenkin ohjeistaa jopa helpommin siten, että esimerkiksi servietin väri tai pöydässä olevat nuolet kertovat mihin suuntaan sillä istuvan on skoolattava. Skoolaukset on myös mahdollista järjestää siten, että ensin skoolataan oikealle etuviistoon, sitten vasemmalle etuviistoon ja sitten vastapäätä istuvalle. Tällöin skoolausten suunnat ovat kaikille samat. 

Mikäli sitseille on tulossa ihmisiä, joille sitseillä käytettävä kieli on vieras, kannattaa heidät plaseerata sellaisten ihmisten viereen, jotka ovat halukkaita ja kykeneviä tarpeen mukaan tulkkaamaan heille. Kätevintä on, jos tähän halukkaita löytyy esimerkiksi järjestäjien joukosta.


4.3. Laulaminen

Olennainen osa sitsejä on laulaminen. Monilla järjestöillä on erikseen esimerkiksi koko vuodeksi tai kyseistä tilaisuutta varten valitut laulunjohtajat, jotka huolehtivat siitä, koska ja mitä sitseillä lauletaan. Lauluja voi seurata joko erikseen osallistujille tuotetuista laulumonisteista tai yhdistyksen laulukirjoista. Saavutettavuuden vuoksi olisi hyvä, mikäli sitseillä käytettävä laulukirja tai -vihkonen olisi saatavissa myös netissä tai sähköisenä. Näin esimerkiksi näkörajoitteiset voivat tutustua siihen etukäteen riittävän isolla näytöllä tai lukijaohjelman kanssa.

Sitsien alussa laulunjohtaja tai muu henkilö usein kertoo, kuinka laulamisen suhteen tulee illan aikana menetellä: voiko lauluja ehdottaa vapaavalintaisesti missä vaiheessa iltaa tahansa, vai tuleeko omat laulutoiveet esimerkiksi välittää laulunjohtajille. Jälkimmäistä tapaa noudatetaan tyypillisesti virallisemmissa juhlissa tai juhlissa, joissa on paljon ohjelmaa tai osallistujia. Taustalla on toive siitä, että illan ohjelma pysyy aikataulussaan.

Ikinä ei voi tietää mikä voi saada jotkut osallistujista tuntemaan olonsa epämukavalta. Tästä syystä olisi tärkeää, että osallistujilla olisi jokin keino kertoa laulunjohtajalle mikäli on joitain lauluja, joita he toivoisivat ettei lauleta. Tähän sopii esimerkiksi laulunjohtajan yleisesti tiedossa oleva puhelinnumero, johon voi toki muutenkin esittää toiveita laulettavien laulujen suhteen. Toinen keino on, että laulunjohtajalla olisi laatikko, johon voi ennen pöytiin siirtymistä ja tauoilla laittaa nimettömänä lappuja, joita ei kestä kuulla.

Sitseillä laulettavat laulut vaihtelevat todella paljon. Usein laulukirjoihin sisältyy lauluja, jotka ovat rasistisia, naisia syrjiviä tai muuten loukkaavia. Joskus laulut ovat myös avoimen väkivaltaisia (esimerkiksi ihannoivat tappamista) tai vitsailevat seksuaalisella väkivallalla (esimerkiksi esittävät seksuaalisen väkivallan hyväksyttävänä tai jollain tavalla huvittavana). Näitä välttämällä voi varmistaa, että juhlatunnelma pysyy kaikkien kohdalla korkealla. Tällaiset laulut voivat pahimmillaan saada jollekin osallistujalle todella pahan olon, vaikka kyseessä olisi ollut laulun pyytäjän näkökulmasta vain hauskaa vitsailua.

Laulettavien laulujen joukkoon kannattaa myös lisätä lauluja, joihin esimerkiksi seksuaalivähemmistöihin kuuluvat voivat samaistua. Myös monia olemassa olevia lauluja on muutettu (ja on helppo itsekin uudelleen sanoittaa!) nykyaikaisiksi. Tästä hyvä esimerkki on Vesipoikien marssi, jota lauletaan nykyään laajalti Vesihenkilöiden marssina.

Usein kaikkein rasistisimmat tai seksistisimmät säkeet ovat laulukirjoihin painamattomia lisäsäkeistöjä. Niiden laulaminen voidaan tilanteen mukaan joko kieltää tai laulunjohtaja voi muistuttaa siitä, että lisäsäkeistöjä laulettaessa tulisi muistaa samat rajat kuin varsinaisia laulukirjan lauluja laulettaessa.


4.4. Puheet ja skoolaus

Sitseillä puheenvuoroa pyydetään tyypillisesti kilisyttämällä lasia esimerkiksi lusikalla hiljaisuuden aikaansaamiseksi. Näin kannattaa toimia myös ehdottaessaan laulua. Ehdotuksen yhteydessä pidetään usein lyhyt puheenvuoro siitä, miksi juuri kyseinen laulu tulisi laulaa seuraavaksi.

Skoolaus tapahtuu yleensä lyhyen puheen ja laulun jälkeen. Skoolaustapoja on useita. Seuraavaksi on esitelty kaksi mahdollista skoolaustapaa.

Sukupuolineutraalissa skoolauksessa ensin skoolataan etuvasemmalle, sitten etuoikealle ja lopuksi vastapäätä istuvalle. Perinteisempi skoolaus taas menee niin, että pöydässä joka toinen skoolaa ensin oikealla istuvalle pöytäavecille, sitten vasemmalle ja lopuksi edessä istuvalle. Ja vastaavasti joka toinen skoolaa ensin vasemmalla istuvalle pöytäavecille, sitten oikealle ja lopuksi edessä istuvalle. Skoolauksen jälkeen otetaan hörppy omasta lasista.  

Joissain järjestöissä skoolaus myös "puretaan" joko skoolaamalla samoin kuin ennen hörppyä tai toistamalla se vastakkaiseen suuntaan.


4.5. Ruoka ja juoma

Tyypillisesti sitseillä tarjoillaan kolmen ruokalajin illallinen. Alkuruuan kanssa tarjoillaan usein snapsi, pääruualla viini/olut/siideri ja jälkiruuan yhteydessä punssi tai konjakki. Erityisesti juomalajeihin liittyy omia lauluja ja joillakin järjestöillä on tapana, että esimerkiksi viiniä ei maisteta ennen kuin sille on laulettu tai että punssille lauletaan silloin, kuin sitä kaadetaan juhlijoiden laseihin. Joidenkin käsitysten mukaan sitseillä lauletaan liian vähän, jos pääruoan ehtii nauttia lämpimänä.

Sitsiruokalajit voi kokata itse tai tilata ulkopuolelta, esimerkiksi kotitalouspedagogiaa opiskelevien ainejärjestö KopedaltaUnicafelta tai Ravintola Perhosta.

Joillakin HYYn piirissä toimivilla järjestöillä on myös astiastoja, joita muiden järjestöjen on mahdollisuus vuokrata.

Ilmoittautuessa tulisi tarjota vaihtoehtoa kertoa ruokavalionsa sekä haluaako alkoholillisen vai alkoholittoman menun. Ruokavaliokenttien tulisi olla sen verran suuret, että myös myös monimutkaisemmat allergiat on mahdollista täyttää niihin. Mahdollisia monimutkaisempia ruokavaliotietoja varten tapahtumakutsusta voi olla hyvä löytyä järjestäjän yhteystiedot, joihin olla ruoan suhteen yhteyksissä. Paras mieli osallistujille jää, jos erityisruokavalioihin on panostettu niin, että ne ovat yhtä maukkaita kuin muutkin ruoat.

Alkoholittoman vaihtoehdon valinneet saavat liian usein tyytyä veteen tai vain yhteen muuhun juotavaan. Alkoholittomuus tulee esittää tasavertaisena vaihtoehtona alkoholille. Alkoholillisissa juomissa täytyy olla yhtä paljon vaihtelua kuin alkoholillisissa, ja ne tulee olla tarjolla yhtä näkyvästi kuin alkoholilliset juomat. Alkoholittomat voivat olla joko alkoholittomia versioita alkoholillisista tuotteista tai sitten erilaisia virvoitusjuomia. Alkoholittoman shotin voi tehdä esimerkiksi kirpeästä sitruunamehusta.


4.6. Juhlatila

Isot pöytäjuhlat vaativat ison tilan, jossa on tuoleja ja pöytiä koko porukalle ja usein vielä mahdollisuus jatkojen järjestämiseen. Tällaisia tiloja on järjestöbudjetilla saatavilla rajoitetusti.

Sitsit tulisi järjestää mahdollisuuksien mukaan esteettömissä tiloissa. Mikäli tilat eivät ole esteettömiä tulisi tästä ilmoittaa tapahtumakuvauksessa, jossa kerrotaan myös siitä millä tavalla tilat ovat esteelliset. Esteellisyyttä on monenlaista, joten tämän takia erittely on hyvä tehdä. Onko rappukäytävässä hämärää? Onko hissiä? Jos hissiä ei ole, kuinka paljon on portaita? Onko tilassa jatkuvasti yllättäviä vilkkuvia valoja? Esteettömyystiedoissa tapahtumakuvauksessa tulisi mainita yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä jos haluaa lisätietoa tilasta tai apua paikalle pääsemiseen.

Ainakin osan pöydistä tulisi olla sellaisia, joiden äärellä pystyy istumaan myös pyörätuolissa tai muiden liikkumisen apuvälineiden kanssa. Käytännössä tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi liikuntarajoitteisten plaseeraamista väljemmin tai pöydän päätyyn.

Jos joku tapahtuman osallistujista käyttää kuulolaitetta, voidaan kuulemista tukea käyttämällä induktiosilmukkaa. Sen avulla esimerkiksi tapahtuman puhujan puheääni saadaan välitettyä langattomasti suoraan osallistujan omaan kuulolaitteeseen. Induktiosilmukan voit lainata HYYn palvelutoimistosta, josta saat myös ohjeet laitteen käyttöön.


4.7. Ympäristön huomioiminen

Aloita lukemalla HYYn ympäristövaliokunnan sitsiopas!

Pöytäjuhlissa suuremmat ympäristöasioihin vaikuttavat tekijät, joihin järjestäjä pystyy vaikuttamaan helposti, ovat

  • ruoka- ja juomatarjoilu
  • teemat ja niiden mukaiset koristelut
  • roskien kierrättäminen

Ruoka- ja juomatarjoilun osalta tärkeimmät kysymykset ovat, käytetäänkö juhlissa kestoastioita sekä millaista ruokaa ja juomaa tarjotaan.

Kertakäyttöastiat voivat tuntua helpolta ratkaisulta mikäli järjestöllä ei ole käytössään jo valmiiksi kestoastioita ja jos tiskivuori huolettaa. Kuitenkin kertakäyttöastiat kuormittavat ympäristöä pitkäikäisiä astioita huomattavasti enemmän. Useiden pöytäjuhlien jälkeen kestoastiat ovat myös halvempia kuin kertakäyttöastiat, juhlallisuudesta puhumattakaan. Mikäli järjestöllä ei ole tällä hetkellä rahaa ostaa kestoastioita, voivat ratkaisut olla luoviakin. Esimerkiksi Ympäristötieteiden opiskelijat Myy ry. pyytää sitseillensä osallistujia ottamaan omat astiat mukaan.

Ruoka- ja juomatarjoilut ovat iso meno myös ympäristönäkökulmasta. Onkin hyvä aina silloin tällöin pysähtyä miettimään, mitä sitä suuhun pistetään. Kasvisannoksen hiilijalanjälki on yleensä paljon pienempi kuin vastaavan lihaa sisältävän annoksen. Myös luomu- ja lähiruoalla on ympäristöetuja, joten niiden käyttöä kannattaa lisätä. Reilun kaupan tuotteet, kuten viini, kahvi ja tee sekä hedelmät, ovat hyviä ja tärkeitä lisiä järjestön globaali vastuun sekä ympäristönäkökulman huomioimisen kannalta.

Pöytäjuhlissa on usein erilaisia teemoja, joita vahvistetaan erilaisten koristeluiden avulla. Teemaa ja koristeluita valitessa järjestön olisi hyvä kiinnittää huomiota siihen, että hankittavat koristeet ovat sellaisia, joita on mahdollista käyttää vielä uudemmankin kerran. Kun jokaiseen juhlaan ei tarvitse hankkia uusia koristeita, säästyy sekä luonto että järjestön kukkaro.

Teema vaikuttaa totta kai myös osallistujien vaatetukseen, ja ympäristön kannalta paras teema onkin sellainen, jonka mahdollisimman moni pystyy toteuttamaan oman ja kaverin vaatekaappeja yhdistelemällä.

Myös pöytäjuhlien osalta on tärkeää muistaa kierrätys. Biojäte ei kuulu samaan paikkaan kuin rikki menneet astiat taikka mahdollinen kertakäyttöliina. Mikäli pöytäjuhliin osallistujat osallistuvat itse siivoamiseen, on muistettava siivouksen ohjeistus: mitkä asiat säilytetään, mitkä heitetään pois ja mihin roska-astioihin.


4.8. Yhdenvertainen sitsikulttuuri

Pöytäosuuden alussa on laulunjohtajan tai muun tilaisuuden avaavan henkilön hyvä muistuttaa siitä, että tilaisuudessa ei suvaita minkäänlaista häirintää tai syrjintää ja kertoa henkilöstä kenelle näistä voi ilmoittaa. Mikäli tilassa noudatetaan turvallisemman tilan periaatteita, olisi näistä hyvä mainita. Näillä keinoilla sitseille saadaan heti luotua miellyttävää ilmapiiriä, jossa epämukavilta tuntuviin asioihin uskalletaan puuttua.

Välihuutelu

Joidenkin opiskelijajärjestöjen kulttuuriin kuuluu huudella lauluja ehdottaville henkilöille tervehdyksiä ja välikysymyksiä. Monet näistä ovat hauskoja, mutta niissä tulisi muistaa kunnioittaa hakijoiden yksityisyyttä ja välttää esimerkiksi parisuhdestatuksen kyselyä mikäli on epävarmaa miltä se kyseisestä henkilöstä tuntuu. Kaikki eivät halua jakaa tietoja yksityiselämästään. Henkilön parisuhdetilanne voi myös olla sellainen, josta kyseleminen syystä tai toisesta ei tunnu hyvältä.

Mikäli välihuutelussa esiintyy esimerkiksi rasistisia tai seksistisiä kommentteja, on niiden kiellosta hyvä muistuttaa huutelijoita ja esimerkiksi laulunjohtajan voi nostaa asia esille mikäli kyseisen kaltaista huutelua esiintyy.

Rangaistukset

HYYn piirissä toimivissa järjestöissä rangaistukset ovat hyvin harvinaisia eivätkä osa sitsikulttuuria. Joissain piireissä sitseillä saatetaan käyttää rangaistuksia niihin kehitettyjen sääntöjen rikkomisesta. Esimerkiksi sitseillä voidaan kieltää vessassa käynti ennen pääruokaa ja säännön rikkomisesta saa rangaistuksen.  

Rangaistukset voivat olla monille ahdistavia ja mahdollisesti este osallistua tapahtumaan. Näin voi olla esimerkiksi henkilöille, joiden on syystä tai toisesta käytävä usein vessassa (esimerkiksi sairauden takia) sekä niille, jotka ahdistuvat sosiaalisista tilanteista. Sitsietikettiä voidaan opettaa myös keinoilla, jotka eivät sisällä nolaamista. Tämän vuoksi kannattaakin harkita tarkkaan, onko tarpeellista järjestää rangaistuksia sitseillä. Varsinkin ruokaan, juomaan ja vessassa käyntiin liittyvistä asioista rankaisemista ei tule tehdä.

Jatkot

Jatkoilla tulisi koko ajan olla läsnä henkilö, jolle voi tulla ilmoittamaan, mikäli on kokenut häirintää tai tuntee olonsa turvattomaksi. Erityisesti huumausoireiden ja seksuaalisen häirinnän suhteen on tärkeää olla valppaana.

Mikäli on aihetta epäillä, että on tapahtunut rikos, on soitettava välittömästi hätänumeroon ja pyydettävä paikalle poliisia sekä tarpeen vaatiessa ambulanssia. Järjestyshäiriöissä voi myös soittaa järjestyksenvalvojille, mikäli sellaisia on tilassa käytettävissä.

Jatkoille tulisi päästää vain ihmisiä, jotka on kutsuttu tai muuten tunnistettu niin, että mahdollisissa rikos- tai vaaratilanteissa järjestäjä tietää keitä on ollut läsnä.


4.9. Pöytäjuhlien toimihenkilöt

Onnistuneiden pöytäjuhlien järjestäminen vaatii pääjärjestäjän lisäksi usean muun ihmiset apua ja aikaa. Delegointi myös vähentää pääjärjestäjän kuormitusta. Vastuut voisi jakaa esimerkiksi seuraavalla tavalla:

Ruoka- ja juomatiimi vastaa sitsiruoista ja -juomista. Tähän kuuluu ainakin menun suunnittelu, kauppareissu, ruoan valmistaminen ja ruokien tarjoilijoiden pyytäminen paikalle. Vaihtoehtoisesti ruoat voi hankkia kilpailuttamalla cateringin-palveluita. Lisäksi siihen kuuluu juomien valinta ja ostaminen sekä kuljettaminen juhlapaikalle.

Laulunjohtaja tai muu juhlamarsalkka ohjaa pöytäosuutta. Hänen tehtävänään on kertoa pöytäjuhlan alussa tavoista ja tyypillisesti laulattaa juhlijoita etenkin pöytäjuhlan alkupuolella, kunnes myös muut rohkaistuvat aloittamaan lauluja. Jos sitseillä ei käytetä yhdistyksen laulukirjoja, laulunjohtajan vastuulla voi olla myös lauluvihon tuottaminen.

Ohjelmavastaavan tehtävää kannattaa harkita, jos pöytäjuhliin halutaan ruoan, lyhyiden puheiden ja laulamisen lisäksi muuta ohjelmaa. Tavallista ohjelmaa on esimerkiksi musiikkiesitykset, tanssiesitykset ja lyhyet näytelmät, joihin usein pyydetään opiskelijaspeksejä. Ohjelma voi kuitenkin olla hyvin monipuolista.

Tilavastaavien tehtävään puolestaan kuuluu juhlatilan järjestäminen sekä loppusiivouksesta huolehtiminen. Ennen sitsejä tilaan tulee usein laittaa pöydät ja tuolit sekä hoitaa kattaus. Pöytäjuhlien loputtua taas on hyvä, että tietyt ihmiset vastaavat siitä, että pöydät ja tuolit laitetaan asianmukaisesti pois ja tila muutoinkin siivotaan. Vastuulliset on hyvä valita, vaikka juhlien lopuksi jokainen siivoaisi vähintään oman paikkansa.

Pääjärjestäjän vastuulla on kokonaisuuden hallinta ja sen varmistaminen, että toimihenkilöillä on omat vastuunsa hoidossa. Näin pääjärjestäjä voi tarvittaessa auttaa aina siellä, missä apua kiireellisimmin tarvitaan. Lisäksi hänellä on tärkeä tehtävä kiittää lopuksi pöytäjuhlien toimihenkilöitä.


5. Bileiden järjestäminen

Ennen bileiden järjestämistä on hyvä pohtia läpi muutama asia. Omat synttärijuhlat voi usein järjestää ilman suurempaa pohtimista, mutta yhdistyksen bileitä ennen on hyvä varmistua siitä, että kaikki sujuu mahdollisimman hyvin. Seuraavassa esityksessä on ohjeet siihen, mitä tulee ainakin huomioida bileitä järjestäessä.


Suunnittelu on bileiden järjestämisen perusta

1. Keksi hyvä "bileidea" 
  • Jos bileidea on uusi, suunnittelun merkitys korostuu! 
    • Ei aiempaa tietoa siitä, miten bileet sujuvat 
  • Jos bileet on järjestetty aiemmin, keskustele tapahtuman järjestämisestä edellisten järjestäjien kanssa 
    • Mahdollisuus kehittää tapahtumaa 
  • Pohdi ainakin seuraavat: 
    • Minkälaiset bileet aiot järjestää? 
    • Millainen tila on tarkoituksenmukainen? 
    • Paljonko osallistujia uskot saapuvan? 
    • Kuinka paljon tarvitset ihmisiä auttamaan järjestämisessä? 
2. Järjestä kokous tai tapaaminen järjestössäsi tapahtuman tiimoilta. 
  • Esittele ideasi muille! 
    • Voit saada ideoita ja vinkkejä kokeneemmilta.
  • Mahdollisuus jo mainostaa tapahtumaa ja “rekrytoida” apuvoimia järjestön sisällä. 
  • Vastuun delegointi on bileiden järjestämisessä todella tärkeää! 
  • Sopikaa kunkin vastuut 
    • Esim. Pääjärjestäjä, talousvastaava, narikkavastaava ja bändivastaava.
3. Valitse bileiden ajankohta ja varaa tilat 
  • Päätä ajankohta mahdollisimman ajoissa. 
    • Tällöin bileidea ei jää vain ajatuksen tasolle.
  • Selvitä päivämäärän osalta ainakin: 
    • Onko omalla tai läheisellä järjestöllä jotain tapahtumaa päällekkäin suunniteltujen bileiden kanssa? 
    • Sopiiko päivämäärä muille järjestäjille? 
    • Sattuuko kohdalle kansallinen juhlapäivä tai yliopistolla periodin vaihdos? 
  • Bileet tarvitsevat aina tilan ja joskus tila voi määrittää mahdollista päivää.
    • Tila on hyvä varata mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
4. Varaa asianmukaiset luvat 
  • Tarvitseeko tapahtuma erilaisia lupia viranomaisilta? Jos tarvitsee, hanki ne ajoissa! 
  • Jos lupia ei ole, viranomainen voi lopettaa juhlat ja vastuu jää sinulle. 

 

5. Viesti ja mainosta tapahtumaasi ja puhu siitä järjestössäsi 
  • Hyviinkään bileisiin osallistujat eivät löydä sattumalta paikalle. 
  • Viesti tapahtumasta ainakin järjestön sähköpostilistalla ja mahdollisesti sosiaalisen median tileillä. 
  • Innostunut vaikutelma saa kiinnostumaan tapahtumastasi. 
  • Bileistä kannattaa kertoa tutuille niin luennoilla, muissa tapahtumissa kuin vaikka kirjaston käytävällä törmätessä.
6. Varmista, että tapahtumassasi on riittävästi vapaaehtoisia. 
  • Varmista jo ennen tapahtumaa, että jokaiseen tehtävään löytyy tekijä. 
    • Jos narikka on luvattu pitää vartioituna klo 2 asti, silloin siellä täytyy olla joku hoitamassa narikkaa siihen asti. 
  • Kenenkään vastuu ei saa kasvaa liian suureksi bileissä. 
    • Mitä enemmän vapaaehtoisia on mukana, sitä helpommalla kaikki pääsevät. 
  • Varmista myös, että jokainen tietää vastuunsa, kouluta heidät tarvittaessa ja tarjoa kiitos tehdystä työstä. 
  • Lisäksi mukana on aina hyvä olla vähintään yksi ensiaputaitoinen henkilö! 
7. Käy etukäteen läpi mahdolliset vaaratilanteet. 
  • Järjestäjän vastuulla on aina huolehtia juhlijoiden turvallisuudesta. 
  • Vaaratilanteiden ennakointi saattaa tuntua turhalta, mutta on niiden sattuessa elintärkeää. 
  • Käy läpi ainakin: 
    • Mitä tehdä tulipalon tai tapaturman sattuessa? 
    • Missä ovat pelastustiet? 
    • Miten ihmiset saadaan parhaiten poistettua vaarallisesta tilanteesta? 
  • Varmista, että mahdollisimman moni muu osaa toimia yllättävässä tilanteessa oikein. 
8. Ole tapahtuman aikana jatkuvasti läsnä ja tavoitettavissa. 
  • Tapahtuman alettua on myöhäistä enää suunnitella mitään. 
  • Huolehdi, että työntekijät ovat paikallaan ja heillä on tarvikkeet tehtäväänsä varten. 
  • Ole aktiivinen, kysele työntekijöiden viihtymistä ja reagoi ongelmatilanteisiin nopeasti. 
  • Poikkea suunnitelmasta, jos se on tarkoituksenmukaista. 
9. Suunnittele tilan siivous etukäteen
  • Tapahtuman jälkeen paikat tulee lähes poikkeuksetta siivota. 
  • Varmista jo ennen juhlia, että sinulla on tarpeeksi auttajia ja että he muistavat jäädä avuksi. 
  • Varaa riittävästi aikaa, etenkin jos juhlissa on paljon alkoholia.
  • Yhdessä siivoaminen on huomattavasti mukavampaa ja nopeampaa! 
10. Ota palautetta vastaan tapahtumasta ja kerää tietoa eteenpäin. 
  • Tapahtuman jälkeen on hyvä pohtia ja kirjoittaa ylös asiat, jotka onnistuivat, ja missä puolestaan meni pieleen. 
  • Tämä on tärkeää tietoa sekä sinulle seuraaviin tapahtumiin että saman tapahtuman seuraaville järjestäjille. 
    • Mahdollistaa tapahtuman kehittämisen entistä paremmaksi. 
  • Muista myös kiittää kaikkia työntekijöitä, vapaaehtoisia ja juhlijoita! 

6. Opintomatkat

Järjestöjen opintomatkat ja muut ulkomaanmatkat ovat hyvä tapa kansainvälistää toimintaa. Muiden maiden kulttuureihin tutustuminen ja mahdollisesti esimerkiksi vierailu kohteen yliopistossa luo perspektiiviä opiskelijan arkeen. Matkan järjestelyt vaativat kuitenkin aikaa ja huolellista suunnittelua sekä mahdollisesti jonkinlaista varainhankintaa, jos halutaan madaltaa osallistujien kustannuksia ja siinä samalla usein myös kynnystä lähteä reissuun.

Alla on muutamia ohjeita siihen, kuinka opintomatkan järjestäminen on hieman helpompaa.

Yhteys paikallisiin toimijoihin

Yksi hyvä keino helpottaa matkajärjestelyitä on ottaa kontakti matkakohteen yliopistoon ja opiskelijajärjestöön. Paikalliset voivat auttaa muun muassa toimimalla oppaina, kertomalla opiskelijaystävällisistä paikkoista ja toisaalta vaarallisista tai muuten vältettävistä paikoista. Lisäksi he pystyvät tutustuttamaan aitoon paikalliseen kulttuuriin ja kertomaan esimerkiksi maan opiskelijakulttuurista. On kuitenkin hyvä muistaa, että järjestäytymisen aste ei ole kaikkialla sama kuin Suomessa eikä kannatta asettaa vaatimuksia "isännille".

Yhteydenotossa kannattaa ottaa huomioon myös vastavuoroisuus eli kannattaa tarjota mahdollisuutta vastavuoroisesti toimia oppaana ja apuna, jos "isännillä" on haluja tulla joskus Suomeen. Parhaimmillaan järjetönne voi saada ystävyysjärjestön. Myös yliopistoihin voi ottaa yhteyttä, sillä monet asiat, joita Suomessa hoitaa ylioppilaskunta tai järjestöt, hoitaa muualla yliopisto. Yksi hyvä tapa saada kontakteja on vaihdossa olleet henkilöt, jotka tuntevat paikalliset tavat ja pystyvät kertomaan keneen voisi esimerkiksi ottaa yhteyttä.

Matkanjohtajien valinta
Matkalla kannattaa olla vastuulliset matkanjohtajat, jotka huolehtivat viime kädessä järjestelyistä. Toki työtä voi myös jakaa, mutta yksi tai muutaman päävastuullinen varmistavat sen, että kaikki tulee tehdyksi. Jos matkalle haluaa tieteellistä antia, niin kannattaa pyrkiä järjestämään se yhteistyössä oman oppiaineen tai tiedekunnan kanssa. Mukaan voi pyytää henkilökunnan jäsenen, joka vastaa tieteellisestä puolesta ja sopimuksen mukaan tällöin voi reissusta tehdä opintosuorituksen.

Aikataulun ja ohjelman suunnittelu

Aikatauluihin kannattaa varata riittävästi joustovaraa ja “ilmaa”. Suurella joukolla siirtymät ja erityisesti ruokailut vaativat aikaa, ja varsinkin kuumalla ilmalla riittävä määrä juoma- ja vessataukoja on tarpeen. Suuren porukan kuljettaminen onnistuu usein helpommin tilausbussilla kuin vuorobussilla tai junalla, mikä säästää myös aikaa. Tämä voi olla tosin hieman kalliimpaa, mutta hintojen vertailu etukäteen kannattaa.

Ennen matkaa on hyvä suunnitella kohtalaisen tarkka ohjelma valmiiksi. Tämä säätää kaikkien aikaa ja hermoja, ja matkailijoiden toiveita voidaan myös ottaa paremmin huomioon. Ohjelma on hyvä olla myös siksi, jotta matkasta saadaan mahdollisimman paljon irti. Silti on oltava valmiita spontaaneihin suunnitelmien muutoksiin. Kun ohjelma on suunniteltu, on mahdollista tarkistaa reitit, erilaiset lippujen hinnat ja tehdä välttämättömät varaukset hyvissä ajoin. Ohjelmaan kannattaa aikatauluttaa myös vapaa-aikaa.

Ohjelman suunnittelussa kannattaa hyödyntää myös osallistujien asiantuntemusta/kiinnostusta. Esimerkiksi jos matkasta saa opintopisteitä, voisi ne olla mahdollista hankkia pitämällä alustuksia paikallisesta kulttuurista. Näin osallistujat toimivat matkaoppaina ja ohjelmaan tulee monipuolisuutta. Jos matkalla pidetään alustuksia tai vastaavia, on ne hyvä kerätä osallistujilta etukäteen kirjallisessa muodossa. Näin matkailijat voivat jo etukäteen tutustua maahan ja toisaalta niistä voi muodostaa vaikkapa kirjasen, josta jää hyvä muisto.

Raha-asioiden hoitaminen
Hinnat kannattaa tarkistaa etukäteen ja pyrkiä myös selvittämään maksuvälineet. Esimerkiksi majoituksen maksujärjestelyistä on hyvä sopia etukäteen, jotta paikan päälle saavuttaessa ei tulisi yllätyksenä, että olisi maksettava tuhansia euroja saman tien. Matkakassaan on hyvä varata riittävästi ilmaa paikalla ilmeneviin yllättäviin kuluihin. Yhteisellä matkakassalla on myös hyvä olla yksi vastuullinen, joka huolehtii maksuista ja kerää kuitit yhteisistä menoista mahdollista raportointia varten. Monissa matkakohteissa ei tunneta kuitteja tai kirjanpitoa, joten kannattaa kysyä tai merkitä itse muistiin.

Osallistujat

Matkalle tulee varmasti peruutuksia. On hyvä ilmoittaa, että ilmoittautuminen on päivän X jälkeen sitova, jolloin peruuttamisesta tulee lisäkuluja. Lentoyhtiöille on ilmoitettava tiettynä päivänä matkailijoiden nimet ja sen jälkeen nimen muuttaminen maksaa suhteellisen paljon. Majoitus on myös hyvä varata siten, että sitä voi sumplia peruutusten ilmaantuessa ja sukupuolijaon muuttuessa, sillä kaikissa maissa sekahuoneet eivät ole mahdollisia.

Osallistujille on hyvä antaa etukäteen jokin yhteinen perustietopaketti ja sopia säännöt, joita noudatetaan. Suurella porukalla ihmisten pienikin myöhästyminen voi aiheuttaa ongelmia aikataulun suhteen.


6.1. Apurahat

Oleellinen osa matkan suunnittelua on rahoituksen varmistaminen. Opintomatkan järjestäminen ei onnistu ilman rahaa ja rahoituksen löytäminen onkin taitolaji itsessään. Matkalle osallistuvien on varauduttava maksamaan osa kustannuksista itse, mutta matkaa järjestävä järjestö voi myös hakea apurahoja kaikkien puolesta.

Apurahoja myöntävät monet eri säätiöt ja rahastot. Jotkut näistä ovat luonteeltaan hyvin yleisiä, kun taas toiset ovat erikoistuneet tietynlaisen toiminnan tukemiseen. Tässä osiossa esitellään muutama taho, jotka myöntävät apurahoja. On kuitenkin mahdotonta listata niitä kaikkia tämän oppaan puitteissa. Kuten muissakin asioissa, oma aktiivisuus ja verkostoituminen kannattavat myös apurahoja haettaessa.

Valmiiksi suunniteltu ohjelma ja mahdolliset etukäteen vaadittavat kirjalliset tuotokset auttavat matka-apurahojen saannissa. Apurahahakemuksen kirjoittamiseen on hyvä varata riittävästi aikaa ja se kannattaa luetuttaa asiantuntijalla.

Helsingin yliopiston myöntämät apurahat

Helsingin yliopisto myöntää apurahoja Helisingin yliopiston piirissä toimiville opiskelijoille. Avustusta voi hakea järjestön kotimaahan ja ulkomaille suuntaaviin opintomatkoihin ja ulkomaisten opiskelijajärjestöjen vierailuihin. Opintomatkoilla tulee olla selvä yhteys osallistujien opintoihin, mutta muuten avustuksia voidaan myöntää kohdemaasta ja matkan teemasta riippumatta. Sama järjestö voi hakea avustusta useampaan projektiin yhtäaikaisesti. Yliopisto myöntää opintomatka-apurahoja ainoastaan järjestöille, ei yksittäisille henkilöille.

Avustus voidaan maksaa järjestölle joko ennen opintomatkaa tai sen jälkeen. Matkan jälkeen avustusta saaneiden on tehtävä kirjallinen raportti matkasta ja toimitettava raportti liitteineen yliopistolle. Hakemus tehdään sähköisen hakujärjestelmän kautta.

Suurlähetystöt

Opintomatkaa suunnitellessa kannattaa ottaa yhteyttä kohdemaan suurlähetystöön tai kulttuuri-instituuttiin. Suurlähetystöllä saattaa olla hyviä vinkkejä matkan suunnitteluun sekä hyödyllisiä kontakteja. Lisäksi suurlähetystöt saattavat myöntää apurahoja opintomatkoja varten.

Opintomatkat muihin pohjoismaihin

Pohjoismaiden välinen yhteistyö on antoisaa ja rikastuttavaa toimintaa. Mikäli järjestönne opintomatka suuntautuu toiseen pohjoismaahan, on teillä luultavasti useampi rahasto tai säätiö, josta hakea apurahoja.

Hanasaari on suomalais-ruotsalainen kulttuurikeskus ja rahasto: https://www.hanaholmen.fi/kulttuurikeskus-2/hanasaari/rahastot/ Opiskelijaryhmät ja -järjestöt voivat hakea näistä rahastoista apurahoja opintomatkojaan varten.

Norden on pohjoismaista yhteistyötä edistävä elin, jonka sivuilta löydät paljon hyödyllistä tietoa sekä kohdemaista että mahdollisista apurahoista: http://www.norden.org/fi

Säätiöt, rahastot ja muut tukijat

Maailma on pullollaan säätiöitä ja rahastoja ja jokaista opintomatkaa kohden löytyy varmasti ainakin yksi apurahoja myöntävä elin. Joskus voi kuitenkin olla vaikeaa löytää juuri se oikea taho, johon ottaa yhteyttä. Tätä varten on olemassa erinäisiä tietokantoja ja hakukoneita, joiden avulla oikean tahon löytäminen helpottuu. 


7. Liikuntatapahtumat

Liikunta-asiat on usein keskitetty hallituksessa yhden toimijan vastuulle. Liikunta-asioita voivat olla esimerkiksi liikuntamahdollisuuksista tiedottaminen, liikuntakerhot, pelivuorot ja ehkä yleisimpänä isommat yksittäiset liikuntatapahtumat. Opiskelijoille suunnattu liikuntatoiminta voi olla lähes mitä tahansa, ja sopivalla markkinoinnilla ihmisiä saa paikalla mitä erikoisimpiin harrastuksiin. Liikuntatoiminnan etuna esimerkiksi juhlien järjestämiseen verrattuna voi pitää helppoa järjestämistä: usein ei tarvitse muuta kuin lajin, paikan ja osallistujia, ja tapahtuma on valmis.

Liikuntatoiminta voi monissa järjestöissä olla ainoita alkoholittoman yhdessäolon muotoja, ja tämä tekee siitä erityisen tärkeää.

Oma-aloitteisuus

Tärkeimpänä tekijänä liikuntavastaavan virassa on oma-aloitteisuus. Tapahtumien järjestäminen vaatii usein vain vähän valmistelua ja hyvää tiedotusta, jotta ihmiset löytävät paikalle. Liikuntavastaavan tehtävä onkin usein juuri niin aikaa vievä ja vaativa kuin itse haluaa: liikuntatoimintaa ei usein käytännössä ole lainkaan, jos liikuntavastaava ei sitä tuota.

Säännölliset urheiluvuorot ovat myös toimiva vaihtoehto. Näissä kannattaa ottaa huomioon järjestön koko, pienehköjen on kannattavampaa sopia esimerkiksi yhteisestä liikuntavuorosta yhdessä toisen tai useamman järjestön kanssa. Säännöllinen vuoro ei vaadi liikuntavastaavalta työpanosta kuin vuoron varaamiseen ja tiedon levittämiseen, jonka jälkeen toiminta alkaa usein rullaamaan omalla painollaan. Liikuntavuoron järjestämiseen kätevä ilmainen työkalu on Nimenhuuto.com.

Yhteistyö

Liikuntatapahtumat ovat oiva tapa pitää yllä tai luoda uusia suhteita muihin järjestöihin. Erityisesti kesäisin monilla järjestöillä on vaikeuksia saada tapahtumiin ihmisiä, mutta jos järjestöjä on useampia, usein on myös osallistujia enemmän. Yhteistyö voi olla helpoimmillaan osallistumista joukkueena muiden järjestämään tapahtumaan.

Liikuntavastaavan tulee myös muistaa yhteistyö jäsenistön kanssa. Silloin tällöin kannattaa tehdä kyselyitä millaista toimintaa jäsenet haluavat ja pyrkiä mahdollisuuksien mukaan täyttämään näitä toiveita, eikä toimia itse ”liikuntadiktaattorina”.

Liikuntatapahtuman järjestäminen

Kenties olennaisin asia, jota liikunta-asioista vastaava hallitustoimija voi järjestölleen tuottaa, on liikuntatapahtumat. Ne voivat vaihdella pienimuotoisesta puistopetankista sählyturnaukseen ja puolimaratonista hiihtovaellukseen. Unisport, OLL, seurat ja urheiluliitot ynnä muut tarjoavat monenlaista apua urheilu- ja liikuntatapahtumien järjestämiseen. Useimmiten liikuntatapahtuma ei kuitenkaan vaadi kovin paljoa: lajin ja paikan, joitakin välineitä sekä viestintää jotta väkeä saadaan paikalle. Suurempia ulkoilmatapahtumia järjestäessä on hyvä hakea asianmukaiset viranomaisluvat.

OLL tarjoaa jäsenetuna musiikitoistolupia sekä tapaturmavakuutuksia liikuntatapahtumiin. Näistä eduista kannattaa kysyä etukäteen OLL:stä.

Helsingin kaupungin liikuntapaikkoja kuten urheilukenttiä voi varata myös varata. Lisää tietoa Helsingin kaupungin sivuilta.

Vuokrattavia välineitä voi kysellä esimerkiksi UniSportilta tai lajiin erikoistuineilta opiskelijajärjestöiltä. Myös jotkut koulut ja lukiot tarjoavat välinevuokrausta ilmaiseksi.

8. Akateemiset perinteet

Akateemiset perinteet ovat tärkeä osa yliopistoyhteisön yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvuuden hengen siirtämistä seuraaville sukupolville. Kunkin ikäpolven tehtävä on muokata perinteistä omannäköisiään. Tässä käsitellään toistaiseksi lähinnä järjestöjen nauhoja, merkkejä sekä vuosijuhlakulttuuria. 

Järjestönauhat ja merkit

  • Akateemisessa maailmassa nauhoilla osoitetaan järjestöön tai ryhmittymään kuuluminen.
  • Järjestö ja ryhmittymä määrittää oman nauhansa käytöstä ja siitä, kuka sen voi saada.
    • Yleensä ohjeet on kirjattu merkkiohjesääntöön.
  • Järjestönauhan kanssa tai siitä irrallaan voidaan kantaa erilaisia merkkejä.
  • Erilaisia merkkejä voidaan myöntää monista syistä. Tyypillisiä syitä ovat esimerkiksi:
    • Kiitos järjestön eteen tehdystä työstä.
    • Järjestölle merkittävän henkilön kunnioittaminen.
    • Tietyssä vastuutehtävässä toimiminen.
Yleiset ohjeet järjestönauhan käytöstä
  • Lähtökohtaisesti “raskaampi” väri on alapuolella.
    • Jos värit ovat musta ja valkoinen, musta on alapuolella.
    • Poikkeuksiakin on, esim. Satakuntalaisen Osakunnan nauha, jossa sininen on keltaisen yläpuolella.
  • Nauha ei saisi koskettaa paljasta ihoa.
  • Yleinen tapa on kantaa korkeintaan kolmea nauhaa yhtä aikaa.
    • Tällöin on hyvä pohtia, missä järjestyksessä nauhat ovat
    • Useamman nauhan järjestys voi olla esimerkiksi seuraava:

      1. Oma ylioppilaskunta
      2. Muut ylioppilaskunnat
      3. Osakunnat
      4. Ainejärjestöt
      5. Muiden nauhat

      Toisinaan ylin nauha valitaan sen mukaan, mitä tahoa on edustamassa juhlilla tai mille haluaa asettaa erityistä kunnioitusta itse.


  • Akateemiset nauhat herättävät usein tunteita ja eikä niiden kanssa ole vain yhtä oikeaa tai väärää tapaa toimia.
HYYn nauha

  • HYYn nauhaa voi kantaa:
  1. Pitkänä nauhana oikealta olkapäältä rinnan yli alas vasemmalle.
  2. Pitkänä nauhana vasemmalta olkapäältä rinnan yli alas oikealle.
  3. Ruusukkeena vasemmalla puvun miehustassa.
  • HYYn jäsennauhan voi jokainen HYYn jäsen hankkia palvelutoimistosta.
  • HYYllä on lisäksi erilaiset nauhat hallituksen jäsenille ja kunniamerkin saaneille.

8.1. Akateemiset vuosijuhlat

Akateemiset vuosijuhlat ovat oiva syy pukeutua paremmin ja kutsua niin alumnit, yhteistyöjärjestöt kuin nykyiset jäsenet juhlimaan yhdistystä ja nauttimaan illasta yhdessä. Vuosijuhlissa on tietyt, usein toistuvat asiat, jotka on lueteltu alla. Huomaathan, että jokaisella järjestöllä on myös omia perinteitä, joten ohjeet ovat vain suuntaa antavia.

Kokonaisuudessaan akateemiset vuosijuhlat jossain päärin muistuttavat muita pöytäjuhlia, mutta ovat niitä tyylikkäämmät. Jos konsepti on vieras, kannattaa tutustua sitsikulttuuriin omassa osiossaan.


Tervehdykset
Vuosijuhlat alkavat yleensä tervehdyksillä. Tervehdykset aloitetaan tuntia tai kahta ennen varsinaista pääjuhlaa. Tervehdyksillä tarjoillaan usein kuohuviiniä tai jotain muuta alkumaljaa. Tervehdyksiä vastaanottaa yleensä järjestön hallitus tai muut tärkeät toimihenkilöt. Kutsuvieraiden tai järjestöjen ei ole pakko esittää tervehdystä ja tervehdyksen esittämisestä yleensä kysytään ilmoittautumisen yhteydessä. Vuosijuhlalahjat annetaan tervehdyksen yhteydessä. Suosittujen nestemäisten lahjojen lisäksi myös aineettomat lahjat ovat saavuttaneet suosiotaan (esimerkiksi lehmä Afrikkaan tai vaikkapa puu sademetsään). Joillakin järjestöillä on päinvastoin tapana antaa vuosijuhlalahjoina jotain mahdollisimman isoa ja turhaa.


Varsinainen pöytäjuhla

Illallinen alkaa yleensä klo 18-19 välisenä aikana. Jos ei tule seuraamaan tervehdyksiä, on juhlapaikassa hyvä olla ajoissa ennen kuin juhlaillallinen alkaa. Juhlapaikan aulasta löytyvät pöytäkartta ja istumajärjestys.

Vuosijuhlat ovat pöytäjuhlat, joissa noudatetaan yleisiä pöytä- ja käytöstapoja. Mies saattaa pöytäseuralaisensa pöytään. Pöytäavecin määritelmä riippuu järjestön kulttuurista. Joissain juhlissa avec plaseerataan viereen ja joissain vastapäätä. Juhlasalissa jäädään omien tuolien taakse seisomaan ja odotetaan, että lippu tai liput saapuvat airutsaattuessa saliin. Tämän jälkeen usein lauletaan jokin järjestölle ominainen laulu. Laulun jälkeen istuudutaan. Pöydässä on hyvä tervehtiä pöytätovereita ja olla huomaavainen heitä kohtaan.


Ohjelma

Jokaiselle paikalle on yleensä jaettu ohjelmalehtinen, josta käy ilmi illan ohjelma. Perinteisiä ohjelmanumeroita akateemisissa vuosijuhlissa ovat juhlapuhe, puhe yliopistolle ja esimerkiksi mahdollisten kunnianosoitusten jakaminen. Ohjelmaan myös voi kuulua erinäisiä musiikkiesityksiä, performansseja, runoja, lauluja tai oikeastaan mitä vain järjestön näköistä.

Pääsääntönä on hyvä muistaa, että ennen kuin pääruoka on syöty, ei ole etiketin mukaista nousta pöydästä. Juhlan alussa yleensä ilmoitetaan, toivotaanko juhlijoiden noudattavan erikseen ilmoitettavia taukoja, vai onko pöydästä suotavaa poistua esimerkiksi vessaan tai tupakalle myös muina aikoina.


Laulut

Koska laulut ovat olennainen osa akateemista pöytäjuhlakulttuuria, illallisella yleensä myös lauletaan. Laulujen sanat löytyvät pöytiin jaetusta ohjelmalehtisestä. Laulaminen ei ole tarkoitettu vain niille, jotka osaavat laulaa, vaan kaikille jotka haluavat. Vuosijuhlien laulut ovat yleensä virallisempia ja asiallisempia kuin sitsilaulut.

Juhlan alussa yleensä kerrotaan, kuinka laulamisen suhteen tulee illan aikana menetellä: voiko lauluja ehdottaa vapaavalintaisesti missä vaiheessa iltaa tahansa, vai tuleeko omat laulutoiveet esimerkiksi välittää laulunjohtajille. Jälkimmäistä tapaa noudatetaan tyypillisesti virallisemmissa juhlissa tai juhlissa, joissa on paljon ohjelmaa tai osallistujia. Taustalla on toive siitä, että illan ohjelma pysyy aikataulussaan, eikä niin sanotusti hajoa käsiin.


Illallinen

Juhlaillalliseen kuuluu kolmen ruokalajin illallinen. Vuosijuhlissa ruoka tarjoillaan yleensä pöytiin, mutta joissakin juhlissa on käytetty myös buffetia, joka on järjestäjälle halvempi ratkaisu. On kohteliasta odottaa, että koko oma pöytä saa omat annoksensa, ennen kuin aloittaa ruokailun.  

Vuosijuhlilla kolmen ruokalajin illallinen on tyypillisesti sitsiruokaa parempaa, mikä näkyy myös illalliskortin hinnassa. Jos vuosijuhlat vietetään ravintolassa tai vastaavassa tilassa, ruokatarjoilut on sovittu keittiön kanssa. Vuosijuhlat voi toki järjestää juhlallisesti myös esimerkiksi Alina-salissa tai muussa opiskelijajärjestöille suunnatussa juhlatilassa. Tällöin voi pohtia ruokien hankkimista esimerkiksi catering-palvelun kautta.

Samoin kuin muissa pöytäjuhlissa, myös vuosijuhlilla on hyvä huomioida ruokavaliot ja varmistaa, että korvaavat ruoat ovat mahdollisimman maittavia.

Vuosijuhlakortin hintaan kuuluu tyypillisesti kaksi kaatoa viiniä. Ensimmäinen viini tarjoillaan yleensä alkuruoan kanssa ja toinen pääruoan kanssa. Viini lisäksi juomiin kuuluu yleensä ainakin snapsi ja usein myös punssi tai konjakki. Juomia saa monissa tapauksissa ostaa lisää siten, että ennen juhlaa myydään drinkkilippuja, joilla juhlan aikana voidaan tilata lisää juotavaa nousematta pöydästä. Etiketin mukaan viinit kuuluisi juoda siinä järjestyksessä kuin ne tarjoillaan.  

Juhlanjärjestäjän on myös hyvä varmistaa, että alkoholiton versio on sopivan juhlava ja tarjolla on muutakin kuin vettä alkoholittomana vaihtoehtona.


Vuosijuhlien toimihenkilöt

Seremoniamestari/vuosijuhlamestari/vuosijuhlamarsalkka/tms. on henkilö, joka huolehtii juhlan sujumisesta ja on koko ajan perillä juhlan aikataulusta ja siinä pysymisestä. Hän pitää asioista huolta niin, että vieraiden ei sitä tarvitse tehdä. Hän myös usein kuuluttaa ohjelmanumerot. Vuosijuhlamestarin tunnistaa yleensä juhlasauvasta tai vuosijuhlamestarin nauhasta.

Vuosijuhlamestarin apuna toimii usein airuita. Sen lisäksi, että airuet saattavat lipunkantajan tai lipunkantajien vanavedessä lipun tai liput juhlasaliin juhlan alkaessa ja pois juhlan päättyessä, he usein päivystävät tilan ovilla tilaisuuden alkaessa ja päättyessä. Airuet kantavat joko sinivalkoista Suomen lipun airutnauhaa, osakuntanauhaa tai tiedekuntajärjestön nauhaa. Koska airutnauhan ei järjestönauhan tapaan tule koskea paljaaseen ihoon, joutuvat airuet usein tehtävänsä ajaksi pukemaan iltapukunsa päälle esimerkiksi jakun.