Tapahtumat

2. Hyvät käytännöt

2.1. Tapahtuman suunnittelu

Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuullinen järjestäjä. Vastuuhenkilö huolehtii kokonaiskuvasta ja aikataulusta. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi joku yhdistyksen virkailija. Yksin ei silti kovin isoa tapahtumaa saada kokoon, jolloin on hyvä pohtia, saako esimerkiksi hallituksesta apukäsiä. Joissain tilanteissa on hyvä perustaa erillinen työryhmä joko hallituksen jäsenistä tai laajemmasta porukasta toteuttamaan tapahtumaa. Työryhmän jäsenille kannattaa sopia tarkkaan rajatut vastuualueet, jotta jokainen tietää mitä häneltä odotetaan.

Vastuuhenkilön muistilista:

Vastuuhenkilön on hyvä pohtia itse tai yhdessä muiden tapahtuman järjestämisessä mukana olevien kanssa ainakin seuraavat asiat:

  • Kuinka suuri tapahtuma on kyseessä? Onko tarpeen tehdä kirjallinen tuotantosuunnitelma? (ohjeet tekemiseen alla)
  • Miten ja milloin tapahtuman viestintä hoidetaan? Kuka siitä vastaa? Miten järjestön viestintäkanavia voi käyttää?
  • Mikä on kohdeyleisö? Millaista tapahtumaa he toivovat? - tapahtuman suunnittelussa pitää muistaa, että tapahtumaa ei tehdä omien mieltymysten mukaan, vaan yleisön mieltymysten.
  • Milloin tapahtuma järjestetään? Osuuko sen kanssa päällekkäin muu tapahtuma, juhlapyhä, kiireisin tenttiaika tai vastaavaa?
  • Mihin resurssit riittävät? Mitä voidaan luvata esim tapahtumaa mainostaessa?
  • Deadlinet: milloin lähetetään kutsut? Milloin esiintyjien on oltava tiedossa? Milloin hankitaan tarjoilut? Milloin tapahtuma rakennetaan ja puretaan?
  • Millainen budjetti tapahtumalla on? Paljonko yhdistys maksaa, paljonko osallistuja maksaa ja paljonko on hyvä varata rahaa yllätyksiin? Muista laatia budjetti realistisesti.
  • Vastuuhenkilöllä on oikeus ja velvollisuus varmistaa, että asiat etenevät ja hoituvat. Kukaan muu ei tunne kokonaisuutta!

Tuotantosuunnitelma:

Kun tapahtumassa alkaa olla niin monta liikkuvaa osaa, että tuntuu että kaikki ei pysy päässä kerralla, on syytä laatia tuotantosuunnitelma.

Tuotantosuunnitelmassa kuvataan tapahtuman järjestämisen eri osa-alueet. Itse tapahtuman ohjelma on vain yksi osa muiden joukossa. Tuotantosuunnitelman kannattaa sisältää ainakin seuraavat kohdat:

  • Tapahtuma: Mistä on kyse.
  • Paikka: Missä tapahtuma pidetään ja millainen paikka on kyseessä.
  • Järjestäjä: Järjestävä taho, oltava selvillä esimerkiksi mahdollisia lupia ja sopimuksia varten.
  • Yhteistyötahot: Esimerkiksi muut opiskelijajärjestöt, yliopiston yksiköt, yrityskumppanit.
  • Ohjelma: Tapahtuman varsinainen sisältö. Siitä voi olla hyvä koota erillinen tuotantokäsikirjoitus tai muu tarkka minuuttiaikataulu, jos kyseessä on isompi tapahtuma.
  • Viestintä ja markkinointi: Miten tapahtuma viedään kohdeyleisön ja muiden tietoisuuteen.
  • Hankittavat luvat: Erityisesti ulkoilmatapahtumien järjestämiseen tarvitaan eri lupia.
  • Tekniikka, rakenteet ja jätehuolto: Kaikki se materiaalinen, mitä tapahtuman järjestäminen edellyttää, kuten äänilaitteet, lavat, astiat, tuolit, pöydät, katokset, jäteastiat, opasteet jne. Sisätapahtumissa usein helpompaa.
  • Turvallisuus ja ensiapu: Mitä isompi tapahtuma, sen isommat riskit. Vähintään järjestyksenvalvojia ja ensiaputaitoinen on oltava paikalla. Erillisten turvallisuus- ja pelastussuunitelmien laatiminen voi tulla kyseeseen isommissa tapahtumissa.
  • Työvoima: Kuka tämän kaiken lopulta tekee?