Föreningsguide [UNDER ARBETE]

HUS erbjuder sina föreningar diverse lokaler för aktiviteter: mötesrum, festsal, bastu och föreningslokaler. Lokalerna ligger vid Nya Studenthuset, Domman och Mechelingatan 3D. Mer detaljerad information om de lokaler som erbjuds föreningar, deras nuvarande användningsregler och bokningsinstruktioner finns på HUS hemsida. Du kan se bokningsstatus för anläggningarna i bokningskalendern.

Många föreningar har också sina egna lokaler som det är möjligt att använda.

Lokaler som erbjuds av HUS kan bokas via e-post på HUS servicebyrå. Nycklar hämtas också från samma plats. Observera öppettiderna för servicebyrån!

Föreningslokaler är lokaler som görs tillgängliga för föreningar för deras självständiga aktiviteter. Föreningarna är därför i stort sett själva ansvariga för skick, inredning och underhåll av lokalerna. HUS har inte debiterat hyra för användningen av föreningslokaler, utan användningen av lokaler är gratis för föreningar. HUS kräver dock att föreningar bildar något slags organ för lokalförvaltning, likaså att man skapar användningsregler samt principer för en frizon.

HUS tilldelar lokaler vanligtvis vartannat år. I lokalutdelningen ansöker föreningar om en föreningslokal från HUS, och de flesta beviljas också en lokal. Under våren på tilldelningsåret godkänner finansutskottet principerna för lokalfördelning och lokalerna tilldelas på grundval av dem. I de flesta fall gör finansutskottet först en preliminär presentation, vilka föreningarna får kommentera, och sedan görs den egentliga presentationen, som godkänns av styrelsen. Om föreningen har grundats mitt i räkenskapsåret eller om den inte har fått en lokal i själva lokalutdelningen är det möjligt att ansöka om lokal i den s.k. i mellanutdelningen två gånger om året. Principerna för den egentliga lokalutdelningen gäller även för mellanutdelningen.

På grund av den begränsade tillgången till lokaler och föreningarnas växande behov är det praktiskt taget omöjligt för föreningar att bli utdelade en lokal där de ensamt skulle kunna vara verksamma. Således är lokalerna uppdelade i större enheter, mer allmänt kända som kluster. Det bör också noteras att det kanske inte är möjligt att få en lokal precis där föreningen själv vill ha den, utan att vid lokalutdelningen måste HUS också ta hänsyn till helhetsbilden av lokalanvändningen.

Tips för användare av föreningslokaler

HUS föreningslokaler är för närvarande indelade i större enheter (så kallade kluster), som används av flera föreningar vardera. Nyckeln till smidig användning av lokalen är samarbete, kommunikation och interaktion mellan föreningar. Man bör komma överens om och påminna varandra om lokalernas förvaltning och gemensamma praxis när de aktiva medlemmarna i föreningen byts i början av varje år, även om klustren har skriftliga spelregler och principer om frizon som utarbetats av användarna.

Varje lokal har också sitt eget lokalorgan, som ansvarar för den gemensamma förvaltningen av lokalen. Föreningar som använder lokalen har friheten att ändra de interna reglerna i sin lokal (inom de gränser som fastställs av HUS för användning av föreningslokalerna och lokalavtal) på sina egna villkor, men förekomsten av ett lokalorgan och användningsregler gör det lättare att verka i lokalen och att komma överens om saker. Direkt personlig diskussion är det mest effektiva sättet att komma överens om gemensamma spelregler och lösa eventuella problem med lokalanvändning. Detta utesluter dock inte andra möjliga tillvägagångssätt, till exempel virtuella möten eller skriftlig förberedelse med hjälp av molntjänstplattformar.

För att underlätta intern kommunikation kan det vara vettigt att till exempel skapa en gemensam e -postlista eller annan grupp som fungerar via sociala medier eller direktmeddelanden (IMC).

Även om samma lokal används av flera föreningar, ligger ansvaret för städningen av lokalen hos de föreningar som använder lokalen. Det enklaste sättet att hålla lokalerna rena är att städa efter sig efter varje tillställning. Trots detta samlas damm, smuts och extra tillhörigheter i lokalen som lätt tycks bli så att säga ingens ansvar. Det förekommer också kostnader i samband med städning som på något sätt bör delas mellan alla som använder lokalen. Det är värt att tillsammans med alla de föreningar som använder lokalen att överväga om det är nödvändigt att dela städkostnaderna och till exempel eventuella städskift lika mellan alla användare av lokalen, eller om hänsyn bör tas till hur mycket som var och en använder lokalen. En förening som använder lokalen ett par gånger om året stökar knappast till lokalen lika mycket som en förening som använder lokalen flera gånger i veckan. Städskift varje vecka har hos många föreningar uppfattats som ett bra sätt att se till att lokalerna hålls i gott skick.

HUS möbleringssstöd kan sökas för köp som görs för föreningslokalen.

Användning och bokning av Alina-salen

Studentkåren erbjuder en festlokal direkt till sina föreningar, Alina-salen. Alina -salen används flitigt och är upptagen praktiskt taget hela läsåret. Information om bokning av Alina-salen och dess praxis finns på HUS hemsida.

Alina-salens bokningar fördelas av HUS föreningsutskott. Bokningsrundan sker i tre omgångar: Förbokningsrundan, första bokningsrundan och andra bokningsrundan. I varje runda kan föreningen ansöka om ett skift med vissa begränsningar, som alltid anges i föreningsbulletinen. Bokningsrundorna meddelas på HUS hemsida och i föreningsbulletinen, samt i separata bulletiner vid behov. Efter bokningsrundonrna kan man fråga om möjliga lediga skift från HUS servicebyrå. Fria skift i Alina-salen, både under och efter bokningsomgångarna, måste dock alltid först kontrolleras i bokningskalendern.

Föreningen måste genomgå Alinas användarutbildning för att få tillgång till lokalen. Utbildningen skall genomgås varje år. Utbildningar anordnas i början av året och på hösten efter behov. Utbildningarna meddelsam i föreningsbulletinen och vid behov i separata utbildningsspecifika bulletiner.