HYYn piiriin hakeminen
Kaikki Helsingin yliopiston opiskelijoiden yhdistykset eivät automaattisesti kuulu HYYn piiriin. Vain HYYn järjestörekisteriin hyväksytyt järjestöt saavat käyttää HYYn tarjoamia järjestöpalveluita ja voivat hakea HYYn järjestötukia. HYYn piirissä toimii tällä hetkellä noin 250 eri järjestöä.
Yleisiä ohjeita järjestön perustamisesta ja mallisääntöjä löytyy Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisterin sivuilta. Järjestö voidaan hyväksyä HYYn piiriin, mikäli se täyttää Säännöt HYYn piirissä toimivaksi järjestöksi.
Hakuprosessi
Uusia järjestöjä hyväksytään HYYn piiriin kahdesti vuodessa, keväisin ja syksyisin. Hakuaika päättyy syksyisin syyskuun ja keväisin helmikuun viimeisenä HYYn palvelutoimiston aukiolopäivänä klo 15. Keväisin HYYn piiriin hakevat järjestöt voivat samalla hakemuksella hakea myös toiminta-avustusta.
Uusiksi HYYn piirissä toimiviksi järjestöksi pyrkivien järjestöjen on täytettävä sähköinen hakulomake TAHLO-järjestelmässä HYYn verkkosivuilla ja palautettava tarvittavat liitteet TAHLOn kautta tai HYYn palvelutoimistoon ja ilmoitettava haustaan HYYn järjestöasiantuntijalle (jarjestosihteeri@hyy.fi). Järjestöjen hakemukset käsittelee HYYn talousjohtokunta, ja tiedon hyväksymisestä tai hylkäämisestä saa normaalisti noin kuukauden kuluttua hakuajan päättymisestä.
TAHLOn käyttöohjeissa on myös ohjeet uusien yhdistysten rekisteröinnille.
Hakemuksessa tarvittavat liitteet:
- Budjetti kuluvalle vuodelle
- Kuluvan vuoden toimintasuunnitelma
- Järjestön säännöt
- Järjestön perustamiskokouksen pöytäkirjanote tai perustamiskirja
- Jäsenluettelo. HYYn jäsenten osalta listaukseen on merkittävä Helsingin yliopiston opiskelijanumero.
Hakemuksen liitteiden laadintaa varten tehdyt mallidokumentit on koottu sivulle Avustuksia koskevat mallidokumentteja. HYYn verkkosivuilta löytää myös lisätietoja HYYn piiriin hakemisesta.
Mitä uuden järjestön kannattaa tehdä heti aluksi
Tiedotus kuntoon
Hanki hallitukselle sähköpostilista. @helsinki.fi -listoja saa yliopistolta.
HYYllä on erilaisia tiedotuslistoja, joille kannattaa liittää järjestön toiminnan kiinnostuskohteiden mukaan hallitustoimijoita. Erityisen tärkeää on liittää hallituksen sähköpostilista hyy-jarjestot -tiedotelistalle. HYY lisää oletusarvoisesti järjestönne ensisijaisen sähköpostiosoitteen hyy-jarjestot -listalle. Huomaa, että HYY päivittää listojen vastaanottajat automaattisesti TAHLOon jätettyjen tietojen perusteella vasta maaliskuun alussa, TAHLOn sulkeuduttua.
Hallituksen yhteisellä, järjestön itsensä hallinnoimalla, sähköpostilistalla on siis se etu, että tällöin järjestö voi itse toimijoiden vaihtuessa päivittää listan vastaanottajat, jolloin HYYn päivittäessä sähköpostilistojaan maaliskuun alkupuolella ei tule tilannetta, jossa tärkeät alkuvuoden tiedotteet menevät vanhoille toimijoille. Alkuvuonna tiedotetaan esimerkiksi toiminta-avustuksista.
Muita seuraamisen arvoisia kanavia ovat HYYn verkkosivut ja HYYn Järjestöasiat -FB-sivu
Ota selvää ajankohtaisista asioista
HYY tarjoaa piirissään toimiville järjestöille erilaisia palveluja, tukia ja koulutusta. HYYn verkkosivuilta ja HYYn järjestöasiat –FB-sivulta voit tarkistaa sen, mitä HYYssä on meneillään juuri nyt.
HYY toimii vuosikymmenten vankalla rutiinilla, joten jotkut asiat eivät muutu:
- TAHLO avautuu viimeistään helmikuun alussa ja sulkeutuu helmi-maaliskuun taitteessa. Muistisääntönä on siis, että helmikuun aikana voi täydentää kuluvan vuoden yhteystiedot TAHLOon ja hakea toiminta-avustusta (ja lehtitukea)
- HUOM: TAHLOn kautta kerätään myös järjestöjen esittelytekstit ylioppilaskalenteriin!
- Alina-salin varauskierrokset järjestetään kahdesti vuodessa, yleensä kevään osalta maaliskuussa ja syksyn osalta lokakuussa
- Taloudenhoitajille järjestetään koulutusta alkuvuodesta (taloudenhoitajakoulutus usein helmikuussa osana Virityspäivää) ja loppuvuodesta (tilinpäätösilta usein marras-joulukuussa)
- Helmikuussa on usein myös ainakin yksi suuri koulutustapahtuma, viime vuosina nimeltään Virityspäivä. Tuossa tapahtumassa koulutetaan laajasti eri järjestötoiminnan alueista.