Kokouksen puheenjohtaminen
Sivulla käydään läpi puheenjohtajan toimiminen kokouksessa. Jos haluat tietoa hallituksen puheenjohtajan muista tehtävistä, katso virkailijaoppaasta Puheenjohtaja-osio.
Ensimmäinen osio käsittelee kokoukseen valmistautumista puheenjohtajan osalta.
1. Esityslistan laatiminen
Puheenjohtaja voi itse laatia esityslistan kokoukselle tai pyytää sihteeriä tai jotakuta muuta hallituksen jäsentä laatimaan esityslista, minkä puheenjohtaja vielä tarkistaa ennen lähettämistä. Esityslista tuo kokoukselle rungon, jonka mukaan jokainen kokoukseen osallistuja tietää missä mennään ja keskustelu voidaan ohjata yhteen aiheeseen kerrallaan.
2. Kokouksen koollekutsuminen
Puheenjohtaja vastaa siitä, että kokouskutsu lähetetään ajoissa. Tämän tehtävän voi delegoida myös esimerkiksi sihteerille tai hallituksen jäsenelle. Kokouskutsussa on hyvä kertoa vähintään aika ja paikka sekä mahdollisesti kokouksen arvioitu kesto. Esityslista ja mahdolliset päätöksiä tukevat aineistot on myös hyvä pyrkiä lähettämään samassa yhteydessä.
Kokouspaikkaa valittaessa kannattaa varmistaa, että paikka on rauhallinen eikä kokousta tulla keskeyttämään ilman hyvää syytä. Näin yhteinen aika voidaan käyttää tehokkaasti ja keskittyen asiaan.
3. Kokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelu
Jotta kokouksessa voidaan edetä sopivalla tahdilla, on tärkeää varmistaa, että päätettävät asiat on etukäteen valmisteltu ja että päätös on mahdollista tehdä. Valmistelun voi ja ajoittain se myös kannattaa delegoida eteenpäin muille hallituksen jäsenille.
4. Suunnittelu ja oma valmistautuminen
Hyvällä suunnittelulla pääsee pitkälle myös puheenjohtamisessa. Paneutumalla itse esityslistan aiheisiin on huomattavasti valmiimpi kokoustilanteessa tuleviin tilanteisiin. On myös suositeltavaa keskustella etukäteen kokouksen aiheista osanottajien kesken, jotta itse kokouksessa ei aikaa mene liikaa puheenvuoroihin. Jos kokouksen odotetaan venyvän pitkäksi, on puheenjohtajan hyvä miettiä mahdollisuus myös kokoustauoille.
Seuraavassa osiossa käsitellään kokouksen puheenjohtamista.
1. Kokouksen avaaminen, tauottaminen ja päättäminen
Puheenjohtajan vastuulla ovat kokouksen avaaminen ja päättäminen sekä tarvittaessa tauottaminen. Etenkin jos kokoukset venyvät pitkiksi taukojen avulla osallistujat pystyvät paremmin keskittymään myös kokouksen aikana.
2. Puheenvuorojen jakaminen
Kokouksen puheenjohtajalta odotetaan nimenomaan puheen johtamista, puheenvuorojen jakamista ja kokonaisuuden hallintaa. Puheenvuorojen jaossa on tärkeää olla reilu ja oikeudenmukainen kaikkia kokouksen osapuolia kohtaan. Puheenjohtajan vastuulla on esimerkiksi myös tarvittaessa palauttaa keskustelu käsiteltävään asiaan tai puuttua tilanteisiin, joissa keskustelu ei etene.
Puheenjohtajalla on oikeus itse osallistua keskusteluun ja, mikäli hän on kokouksen päätösvaltainen osanottaja, tehdä päätösesityksiä. Puheenjohtajan tulisi kuitenkin välttää asemansa auktoriteetilla haluamiensa näkemysten jyräämistä läpi. Puheenjohtajan vastuulla on varmistaa, että kaikkien näkemykset huomioidaan ja kaikki osallistetaan päätöksentekoon. Tämän voi esimerkiksi toteuttaa niin, että keskustelun lopulla käydään kierros, jossa jokainen kokouksen jäsen voisi sanoa mielipiteensä asiaan.
On tärkeää, että puheenjohtaja keskittyy ja kuuntelee kokouksissa. Hyvä puheenjohtaja niputtaa keskustelun lopuksi asiat yhteen ja järjestää niistä tarvittavat äänestykset. Tätä on hyvin vaikea toteuttaa, ellei puheenjohtaja ole perillä keskustelun asiasta. Kun puheenjohtaja ymmärtää puhujien puheenvuorojen tarkoitukset ja rakentaa asiasta tyydyttävän päätöksen, hän antaa itsestään luotettavan kuvan.
Koska puheenjohtajan vastuulla on kokouksen aikataulusta huolehtiminen, hän voi tarvittaessa rajoittaa puheenvuorojen pituutta tai olla enää myöntämättä uusia puheenvuoroja. Tässäkin tulee muistaa oikeudenmukaisuus ja määräysten on oltava yleisiä ("Tästä eteenpäin kaikkien puheenvuorot on rajattu kahteen minuuttiin.").
3. Tehtävien päätösten lain- ja sääntöjenmukaisuus
Puheenjohtajan tehtävistä lain- ja säännönmukaisuuden varmistaminen on asia, josta ei voida tehdä päinvastaista päätöstä - hallituksen kokous ei voi päättää poiketa yhdistyksen säännöistä eikä yhdistyksen kokous voi päättää toimia lainvastaisesti.
Puheenjohtajan on myös hyvä tarkastella sitä, onko tarpeen jäävätä itsensä tai onko jonkun hallituksen jäsenen tarpeen jäävätä itsensä käsiteltävässä kohdassa. Tämä on tarpeellista tilanteissa, joissa henkilö on esteellinen eli päätettävä asia liittyy läheisesti häneen tai hänen lähipiiriinsä. Lähipiiriin luetaan henkilön puoliso (myös muu vakiintunut kumppani), lapset, vanhemmat, isovanhemmat ja sisarukset.
Esimerkiksi tilanteessa, jossa hallitus myöntää opiskelijastipendin hallituksen jäsenen avopuolisolle, on tämän hallituksen jäsenen hyvä jäävätä itsensä käsittelyn ajaksi. Sen sijaan tilanteessa, jossa vuosijuhlamestariksi valitaan usean hallituksen jäsenen kaveri, joka on aktiivinen järjestötoimija, ei tilanteessa tarvitse jäävätä itseään.
4. Päätösesityksen muotoilu selväsanaisesti
Tämä auttaa kokoukseen osallistujia hahmottamaan, mitä ollaan päättämässä, sekä sihteeriä kirjaamaan tehdyt esitykset ja päätökset oikein pöytäkirjaan. Jos päätösesitys muotoutuu käydyn keskustelun seurauksena, on puheenjohtajan vastuulla koota kaikki ne seikat, jotka halutaan päätöksessä ottaa huomioon, muotoilla esitys ja kysyä vielä kokouksen mielipidettä siitä, onko siinä huomioitu kaikki tarpeellinen.
Puheenjohtajan ensisijainen tehtävä on huolehtia, että päätökset tulevat tehtyä, ei siitä, mitä päätetään.
5. Mahdollisten äänestysten johtaminen
Toisinaan kokous on erimielinen ja on tarpeen käydä äänestys ennen kuin päätöstä saadaan aikaan. Tällöin puheenjohtajan vastuulla on johtaa äänestyksiä sekä linjata, miten äänestyksessä edetään. Yleinen ohje on, että jos pohjaesityksen lisäksi on useita kannatettuja muutosesityksiä, äänestäminen aloitetaan niiden välillä, jotka ovat kauimpana toisistaan.
Jos kokouksessa on luvassa äänestyksiä, on sille hyvä valita ääntenlaskijat. Ääntenlaskijat voivat myös itse äänestää, jos he ovat äänivaltaisia kokouksessa. Heidän tehtävänään on laskea annetut äänet ja ilmoittaa lopputulos sekä äänimäärät. Tämä on erityisen tärkeää, jos käytetään suljettua lippuäänestystä.