Handbok för evenemangssäkerhet

Om det har hänt något allvarligt under evenemanget (t.ex. fall av droganvändning, annat brott, brand) är det möjligt att medierna visar intresse för det som hänt.

1. Kontakta så fort som möjligt HUS, till exempel generalsekreteraren eller den sakkunniga i föreningsfrågor. HUS sakkunniga hjälper till med att bedöma situationen och överväger vilka åtgärder som behöver vidtas.

2. Meddela om det som hänt också till den instans som hyrt ut lokalen där evenemanget hölls (om det är någon annan än HUS), fakulteten/universitetet och eventuellt till fakultetsföreningen.

3. Välj en person som besvarar alla frågor från medierna (t.ex. styrelseordföranden). De andra hänvisar alla frågor till denna person.

• Då en representant för media ringer behöver du inte genast besvara samtalet eller frågorna. Du kan be att representanten för media återkommer om en stund eller att få frågorna per e-post, så att du kan samla dina tankar. Du kan också meddela att du inte kommenterar något, men ofta är det bättre att säga att vi utreder situationen.
• Om det finns ett offer/flera offer på grund av det som hänt är det ytterst viktigt att skydda deras identitet.
• Berätta bara fakta som har bekräftats - spekulera inte och gör inte själv onödiga tolkningar av situationen.

4. Utarbeta ett meddelande om det som hänt. HUS sakkunniga hjälper dig med att utarbeta meddelandet. Språket i meddelandet ska vara tydligt och enkelt. Meddelandet ska innehålla åtminstone följande uppgifter:

• Vad har hänt, när och var har det hänt? Berätta enbart säkra fakta, låt bli spekulationer och hemlighetsmakeri.
• Hur löstes situationen?
• Hur ska vi agera i framtiden så att motsvarande inte händer?
• Inga personuppgifter ges ut och eventuella offer skuldbeläggs inte.
• Vi beklagar det skedda och tar på oss ansvaret till den del det är möjligt.
• Vem ger mer information?