Efter evenemanget

Sivusto:	HYY moodle
Kurssi:	Handbok för evenemangssäkerhet
Kirja:	Efter evenemanget

Tulostanut:	Vierailija
Tulostettu:	Thursday 21. November 2024, 12.33

Sisällysluettelo

1. Kriskommunikation
2. Genomgång av det som hände inom föreningen

1. Kriskommunikation

Om det har hänt något allvarligt under evenemanget (t.ex. fall av droganvändning, annat brott, brand) är det möjligt att medierna visar intresse för det som hänt.

1. Kontakta så fort som möjligt HUS, till exempel generalsekreteraren eller den sakkunniga i föreningsfrågor. HUS sakkunniga hjälper till med att bedöma situationen och överväger vilka åtgärder som behöver vidtas.

2. Meddela om det som hänt också till den instans som hyrt ut lokalen där evenemanget hölls (om det är någon annan än HUS), fakulteten/universitetet och eventuellt till fakultetsföreningen.

3. Välj en person som besvarar alla frågor från medierna (t.ex. styrelseordföranden). De andra hänvisar alla frågor till denna person.

Då en representant för media ringer behöver du inte genast besvara samtalet eller frågorna. Du kan be att representanten för media återkommer om en stund eller att få frågorna per e-post, så att du kan samla dina tankar. Du kan också meddela att du inte kommenterar något, men ofta är det bättre att säga att vi utreder situationen.

Om det finns ett offer/flera offer på grund av det som hänt är det ytterst viktigt att skydda deras identitet.

Berätta bara fakta som har bekräftats - spekulera inte och gör inte själv onödiga tolkningar av situationen.

4. Utarbeta ett meddelande om det som hänt. HUS sakkunniga hjälper dig med att utarbeta meddelandet. Språket i meddelandet ska vara tydligt och enkelt. Meddelandet ska innehålla åtminstone följande uppgifter:

Vad har hänt, när och var har det hänt? Berätta enbart säkra fakta, låt bli spekulationer och hemlighetsmakeri.

Hur löstes situationen?

Hur ska vi agera i framtiden så att motsvarande inte händer?

Inga personuppgifter ges ut och eventuella offer skuldbeläggs inte.

Vi beklagar det skedda och tar på oss ansvaret till den del det är möjligt.

Vem ger mer information?

2. Genomgång av det som hände inom föreningen

Beroende på det som hänt kan det vara behövligt att arrangörerna tillsammans diskuterar problem- eller krissituationen. En dylik diskussion ersätter inte behovet av eventuell professionell hjälp, utan är ett informellt tillfälle där deltagarna kan tala om sin upplevelse och sina känslor. Till exempel studentprästerna kan hjälpa till med att ordna ett sådan tillfälle.

1. Det ska finnas en diskussionsledare som håller i trådarna under samtalet och som ser till att diskussionen går vidare. Diskussionsledaren ser också till att alla får en möjlighet att tala.

2. I början av diskussionen ska alla presentera sig om det är så att alla inte känner varandra. I början är det också bra att berätta hur det är tänkt att diskussionen går vidare och komma överens om eventuella regler.

3. Ni kan behandla följande teman under diskussionen:

Vad hände och hur utvecklades situationen?
Hur upplevde deltagarna situationen och vilka känslor väckte det som hände?
Vad gjorde vi rätt? Vad kan vi utveckla med tanke på fortsättningen?

4. Till slut sammanfattar diskussionsledaren samtalet.