Sihteeri

2. Pöytäkirjan laatiminen

Pöytäkirjan laatimisesta ja sisällöstä vastaa puheenjohtaja, vaikka käytännön työn tekeekin sihteeri. Jos näillä kahdella tulee erimielisyyksiä siitä, mitä pöytäkirjassa lukee, ratkaisee puheenjohtajan kanta. Pöytäkirjan laatiminen on yksi sihteerin suurimmista vastuista.

Pöytäkirjalla ei ole tarkkaan säänneltyä muotoa. Kolme tavallisinta pöytäkirjatyyppiä ovat: 

  • Päätöspöytäkirja: Päätöspöytäkirja, johon merkitään vain kokouksessa tehdyt päätökset. Tämä minimalistinen tapa on hyvä, jos tehdään paljon teknisluonteisia päätöksiä, eikä kokouksessa keskustella paljoa. 

  • Selostuspöytäkirja: Selostuspöytäkirja sisältää päätösten lisäksi käydyt äänestykset (aina mahdolliset eriävät mielipiteet) sekä käydyn keskustelun oleellisimmat osat lyhyesti. Tämä on useimmille järjestöille toimivin tapa pitää pöytäkirjaa. 

  • Keskustelupöytäkirja: Keskustelupöytäkirjaan lisätään edellä mainittujen asioiden lisäksi kaikki pidetyt puheenvuorot. Eduskunnassa pidetään keskustelupöytäkirjaa - tämä tapa onkin järkevä silloin kun halutaan tallettaa historialle kaikki asiaan liittyvät mielipiteet. Tapa on lähes poikkeuksetta liian raskas opiskelijajärjestöille eikä sitä suositella.

Mitä pöytäkirjan tulisi vähintään sisältää: 

  • järjestön nimi 
  • maininta siitä, onko kyseessä yhdistyksen vai hallituksen kokous 
  • kokouksen numero 
  • kokouksen aika ja paikka 
  • kokouksen osallistujat ja toimihenkilöt
  • kokouksen alkamis- ja päättymisaika, maininta kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi toteamisesta
  • tehdyt päätökset ja mahdolliset eriävät mielipiteet 
  • kokouksen puheenjohtajan allekirjoitus (usein on tapana lisätä myös sihteerin allekirjoitus) 
  • mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset 
  • jokaisella sivulla sivunumero, jotta puuttuvat sivut voi huomata

Liitteenä tulisi tallentaa kaikki paperit, jotka kokouksessa on hyväksytty.


Pöytäkirjan vahvistaminen
  • Pöytäkirja on virallinen paperi vasta kun se on tarkastettu 
  • Tarkastuksessa vahvistetaan, että pöytäkirja vastaa sisällöltään käytyä kokousta 
  • Vahvistaminen voidaan tehdä seuraavassa kokouksessa tai valitsemalla kokouksessa nimetyt pöytäkirjantarkastajat 

Pöytäkirjaote
  • Ulkopuolinen taho tarvitsee vain osan pöytäkirjaa nähtäväkseen 
  • Esim. pankkia kiinnostaa vain kohta, jossa käy ilmi yhdistyksen tiliä koskevat kohdat 
  • Pöytäkirjaote tehdään tarkistetusta pöytäkirjasta ja siitä löytyy vain ulkopuoliselle taholle tärkeä tieto 
  • Ohjeet löydät täältä.