Sihteeri

Site: HYY moodle
Course: Järjestöopas [KESKEN]
Book: Sihteeri
Printed by: Guest user
Date: Wednesday, 22 May 2024, 9:44 PM

1. Sihteerin tehtävät

Sihteerin tehtävät liittyvät hallituksen kokouksien järjestämiseen ja niiden dokumentointiin. Yhdistyslaki ei edellytä sihteerin valitsemista, mutta käytännössä lähes kaikissa järjestöissä on sihteeri tai vastaava henkilö, jonka vastuulla on kokouksiin liittyvä paperityö. 

Sihteeri ja puheenjohtaja ovat keskeinen työpari hallituksen työskentelyssä. Yhdessä he vastaavat siitä, että hallitukselle ylipäätään tulee päätettäviä asioita ja että nämä kirjataan ylös. Lisäksi sihteeri-puheenjohtaja -parivaljakon vastuulla on huolehtia siitä, että aiemmin päätetyt asiat toteutetaan tai otetaan huomioon, kun ne ajankohtaistuvat. 

Esityslistoja, pöytäkirjoja, päätösluetteloita ja pöytäkirjanotteita varten kannattaa luoda vakiopohjat, jotta dokumenttien yhtenäisyys säilyy eikä esimerkiksi pöytäkirjan muotoiluja tarvitse joka kerta aloittaa tyhjästä. Mallia voi ottaa minkä tahansa yhdistyksen dokumenteista ja muokata niistä omanlaisensa. Myös googlaamalla löytää helposti erilaisia valmiita mallipohjia. 


Kokoukseen valmistautuminen

Ennen kokousta sihteeri valmistelee kokouksen yhdessä puheenjohtajan kanssa. Tehtäviä ovat mm.

  • Kokoustilan varaaminen.
  • Esityslistan laatiminen.
  • Kokouskutsun lähettäminen.
  • Dokumenttien valmistelu.
  • Mahdolliset tarjoilut.


Kokouksen aikana

Sihteerin tulee kokouksen aikana ainakin:

  • Kirjata tehdyt päätökset.
  • Avustaa puheenjohtajaa.
    • Esim. puheevuoropyyntöjen tai tehtyjen esitysten ja kannatusten kirjaus.
  • Pitää kokousten osallistujalistaa.

Kokouksen jälkeen

Sihteerin työ ei pääty kokoukseen, vaan sen jälkeen tulee tehdä ainakin seuraavat asiat:

  • Huolehtii puheenjohtajan ja mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset pöytäkirjaan.
  • Tekee asiakirjoihin kokouksessa päätetyt muutokset.
  • Julkaisee pöytäkirjan jäsenille.
  • Tarvittaessa laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset.
  • Kokoaa vuoden aikana tuotetut asiakirjat yhteen.

Muut mahdolliset vastuut

Lisäksi sihteerillä voi olla muita vastuita, mutta näistä kannattaa aina sopia järjestössä tarkemmin. Muita vastuita voivat olla esimerkiksi:

  • Noutaa järjestölle tulleet postit ja jakaa ne eteenpäin, ellei ole jonkun muun vastuu. 
  • Ylläpitää järjestön arkistoa ja arkistoida edellisen vuoden aikana tuotetut asiakirjat, ellei ole arkistovastaavaa.
  • Ylläpitää jäsenrekisteriä.
  • Mahdollisesti tiedottaa jäsenille, jos ei ole valittu viestinnästä vastaavaa virkailijaa. 
  • Huolehtii yhdessä puheenjohtajan kanssa yhdistyksen viralliset ilmoitukset ja asiakirjat esimerkiksi PRH:lle ja yhdistyksen kokouksiin. 

2. Pöytäkirjan laatiminen

Pöytäkirjan laatimisesta ja sisällöstä vastaa puheenjohtaja, vaikka käytännön työn tekeekin sihteeri. Jos näillä kahdella tulee erimielisyyksiä siitä, mitä pöytäkirjassa lukee, ratkaisee puheenjohtajan kanta. Pöytäkirjan laatiminen on yksi sihteerin suurimmista vastuista.

Pöytäkirjalla ei ole tarkkaan säänneltyä muotoa. Kolme tavallisinta pöytäkirjatyyppiä ovat: 

  • Päätöspöytäkirja: Päätöspöytäkirja, johon merkitään vain kokouksessa tehdyt päätökset. Tämä minimalistinen tapa on hyvä, jos tehdään paljon teknisluonteisia päätöksiä, eikä kokouksessa keskustella paljoa. 

  • Selostuspöytäkirja: Selostuspöytäkirja sisältää päätösten lisäksi käydyt äänestykset (aina mahdolliset eriävät mielipiteet) sekä käydyn keskustelun oleellisimmat osat lyhyesti. Tämä on useimmille järjestöille toimivin tapa pitää pöytäkirjaa. 

  • Keskustelupöytäkirja: Keskustelupöytäkirjaan lisätään edellä mainittujen asioiden lisäksi kaikki pidetyt puheenvuorot. Eduskunnassa pidetään keskustelupöytäkirjaa - tämä tapa onkin järkevä silloin kun halutaan tallettaa historialle kaikki asiaan liittyvät mielipiteet. Tapa on lähes poikkeuksetta liian raskas opiskelijajärjestöille eikä sitä suositella.

Mitä pöytäkirjan tulisi vähintään sisältää: 

  • järjestön nimi 
  • maininta siitä, onko kyseessä yhdistyksen vai hallituksen kokous 
  • kokouksen numero 
  • kokouksen aika ja paikka 
  • kokouksen osallistujat ja toimihenkilöt
  • kokouksen alkamis- ja päättymisaika, maininta kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi toteamisesta
  • tehdyt päätökset ja mahdolliset eriävät mielipiteet 
  • kokouksen puheenjohtajan allekirjoitus (usein on tapana lisätä myös sihteerin allekirjoitus) 
  • mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset 
  • jokaisella sivulla sivunumero, jotta puuttuvat sivut voi huomata

Liitteenä tulisi tallentaa kaikki paperit, jotka kokouksessa on hyväksytty.


Pöytäkirjan vahvistaminen
  • Pöytäkirja on virallinen paperi vasta kun se on tarkastettu 
  • Tarkastuksessa vahvistetaan, että pöytäkirja vastaa sisällöltään käytyä kokousta 
  • Vahvistaminen voidaan tehdä seuraavassa kokouksessa tai valitsemalla kokouksessa nimetyt pöytäkirjantarkastajat 

Pöytäkirjaote
  • Ulkopuolinen taho tarvitsee vain osan pöytäkirjaa nähtäväkseen 
  • Esim. pankkia kiinnostaa vain kohta, jossa käy ilmi yhdistyksen tiliä koskevat kohdat 
  • Pöytäkirjaote tehdään tarkistetusta pöytäkirjasta ja siitä löytyy vain ulkopuoliselle taholle tärkeä tieto 
  • Ohjeet löydät täältä