Tapahtumat

2. Hyvät käytännöt

Tapahtumajärjestämistä oppii tehdessä, mutta tähän artikkeliin on pyritty kokoamaan käytännössä hyviksi todettuja toimintatapoja, jotta jokaisen ei tarvitsisi toistaa samoja virheitä.

Osio on jaettu kolmeen osaan: tapahtuman suunnitteluun, tapahtuman toteutukseen ja saavutettavuuteen.


Tapahtuman suunnittelu

Jokaisella tapahtumalla on oltava vastuullinen järjestäjä. Vastuuhenkilö huolehtii kokonaiskuvasta ja aikataulusta. Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi joku yhdistyksen virkailija. Yksin ei silti kovin isoa tapahtumaa saada kokoon, jolloin on hyvä pohtia, saako esimerkiksi hallituksesta apukäsiä. Joissain tilanteissa on hyvä perustaa erillinen työryhmä joko hallituksen jäsenistä tai laajemmasta porukasta toteuttamaan tapahtumaa. Työryhmän jäsenille kannattaa sopia tarkkaan rajatut vastuualueet, jotta jokainen tietää mitä häneltä odotetaan.



Tapahtuman järjestäminen

Tapahtuman toteutus vaatii käsipareja ja aikaa, mutta turhaa stressiä siitä ei kannata ottaa. Hyvällä valmistautumisella ja riittävällä määrällä tekijöitä saadaan suuretkin tapahtumat tehtyä. Alla on tapahtumajärjestäjän muistilistat jaoteltuina asioihin, jotka tulee hoitaa ennen tapahtumaa, mitä tehdä tapahtumapäivänä ja miten tapahtuman jälkeen toimitaan.



Saavutettavuus

Tapahtumien saavutettavuus tarkoittaa lyhyesti sitä, että jokainen paikalle saapuva kokee olevansa tervetullut. Saavutettavuuden huomioimisella tarkoitus on mahdollistaa osallistuminen mahdollisimman monelle. Laajemmin saavutettavuudesta ja yhdenvertaisuudesta on kerrottu omassa osiossaan. Alla oleva lista on suunnattu ennen kaikkea tapahtumajärjestäjän muistilistaksi.