Järjestöopas [KESKEN]

Onnistuneiden pöytäjuhlien järjestäminen vaatii pääjärjestäjän lisäksi usean muun ihmiset apua ja aikaa. Delegointi myös vähentää pääjärjestäjän kuormitusta. Vastuut voisi jakaa esimerkiksi seuraavalla tavalla:

Ruoka- ja juomatiimi vastaa sitsiruoista ja -juomista. Tähän kuuluu ainakin menun suunnittelu, kauppareissu, ruoan valmistaminen ja ruokien tarjoilijoiden pyytäminen paikalle. Vaihtoehtoisesti ruoat voi hankkia kilpailuttamalla cateringin-palveluita. Lisäksi siihen kuuluu juomien valinta ja ostaminen sekä kuljettaminen juhlapaikalle.

Laulunjohtaja tai muu juhlamarsalkka ohjaa pöytäosuutta. Hänen tehtävänään on kertoa pöytäjuhlan alussa tavoista ja tyypillisesti laulattaa juhlijoita etenkin pöytäjuhlan alkupuolella, kunnes myös muut rohkaistuvat aloittamaan lauluja. Jos sitseillä ei käytetä yhdistyksen laulukirjoja, laulunjohtajan vastuulla voi olla myös lauluvihon tuottaminen.

Ohjelmavastaavan tehtävää kannattaa harkita, jos pöytäjuhliin halutaan ruoan, lyhyiden puheiden ja laulamisen lisäksi muuta ohjelmaa. Tavallista ohjelmaa on esimerkiksi musiikkiesitykset, tanssiesitykset ja lyhyet näytelmät, joihin usein pyydetään opiskelijaspeksejä. Ohjelma voi kuitenkin olla hyvin monipuolista.

Tilavastaavien tehtävään puolestaan kuuluu juhlatilan järjestäminen sekä loppusiivouksesta huolehtiminen. Ennen sitsejä tilaan tulee usein laittaa pöydät ja tuolit sekä hoitaa kattaus. Pöytäjuhlien loputtua taas on hyvä, että tietyt ihmiset vastaavat siitä, että pöydät ja tuolit laitetaan asianmukaisesti pois ja tila muutoinkin siivotaan. Vastuulliset on hyvä valita, vaikka juhlien lopuksi jokainen siivoaisi vähintään oman paikkansa.

Pääjärjestäjän vastuulla on kokonaisuuden hallinta ja sen varmistaminen, että toimihenkilöillä on omat vastuunsa hoidossa. Näin pääjärjestäjä voi tarvittaessa auttaa aina siellä, missä apua kiireellisimmin tarvitaan. Lisäksi hänellä on tärkeä tehtävä kiittää lopuksi pöytäjuhlien toimihenkilöitä.