Järjestöopas [KESKEN]

• Pyri valitsemaan tilaisuudelle esteetön tila.
  • Esteettömyys tarkoittaa mm. mahdollisuutta päästä paikalle ja liikkua tiloissa pyörätuolilla, inva-wc:tä, induktiosilmukkaa (kuulovammaisten apuväline), mahdollisuutta yleisavustajiin jne.
  • Muista tapahtumaa mainostaessasi kertoa, onko tila esteetön.
  • HYYn kokous- ja juhlatilojen esteettömyydestä kerrotaan HYYn nettisivuilla.
  • Tilajärjestelyissä esteettömyyttä on myös taustahälinän huomioiminen ja sen poissulkeminen (mikrofonin käyttö) sekä sopiva valaistus (ei liian pimeä tai kirkas).
• Pyri valitsemaan helposti saavutettava tila
  • Helppo saavutettavuus julkisilla kulkuvälineillä mahdollistaa useampien henkilöiden osallistumisen. On myös hyvä kertoa selvästi, kuinka tapahtumapaikalle pääsee.
  • Tilojen löytämistä helpottavat selkeät opasteet auloissa ja tilojen yhteydessä.
• Kartoita osallistujien tarpeita jo tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä, esim. käyttämällä seuraavaa lauseketta: Ilmoitathan tapahtuman järjestäjälle etukäteen yksilöllisistä tarpeistasi (esim. tulkkauksen tarve, erityisruokavalio).
• Mikäli tilaisuudessa on tarjoiluja, huolehdi, että tarjolla on ainakin kasvis-, laktoositon- ja alkoholiton vaihtoehto, joka on muuta kuin vettä.
  • Varmista, että tapahtuman luonne ei suoranaisesti painosta ketään käyttämään alkoholia, ja että tarjottavana on myös alkoholittomia juomia.
• Eri sukupuolten huomioiminen
  • Mikäli ilmoittautuminen vaatii sukupuolen kertomista, anna mies- ja naisvaihtoehdon lisäksi myös mahdollisuus vastata ”muu”. Jos tilaisuudessa on saunomismahdollisuus, pitäkää erikseen myös miesten ja naisten saunavuorot, vaikka suurin osa olisikin tyytyväinen sekasaunaan. Sopikaa, että joku järjestäjistä on koko ajan ei-saunojien kanssa.
  • Kunnioita pöytäjuhlien plaseerauksessa erityisesti seksuaali- ja sukupuolivähemmistöjen toiveita. Harkitse, tarvitseeko sitsien istumajärjestyksen noudattaa vanhanaikaista kaavaa. Skoolaussuunnan voi osoittaa myös esimerkiksi erivärisillä plassikorteilla tai servieteillä.
• Huomioi eri kieliä puhuvat osallistujat
  • Kerro etukäteen millä kielellä tapahtuma järjestetään ja onko osallistuminen muilla kielillä mahdollista. Myös esimerkiksi siitä, että tilaisuus järjestetään osittain englanniksi, kannattaa mainita.
  • Käännä tapahtumamainoksista ainakin tärkeimmät kohdat ruotsin ja englannin kielelle. Kerro käännöksissä, keneltä saa lisätietoa aiheesta.
• Pohdi, missä menee raja sopivissa juomalauluissa – monia lauluja voi nykyaikaistaa!
• Puutu epäasialliseen käytökseen heti jos sitä ilmenee. Epäasiallista on esimerkiksi juomaan painostaminen, sovinistiset vitsit tai häiritsevä lähentely.
• Tapahtumissa on hyvä olla joku, joka vastaa ensisijaisesti mahdollisiin ongelma- tai häirintätilanteisiin puuttumisesta. Tämä henkilö voidaan osoittaa tapahtumaan osallistujille esim. pinssin, liivin tai muun helposti havaittavan merkin avulla. Tarvittaessa tämä henkilö on yhteydessä viranomaisiin.
• Järjestäjänä sinä olet vastuussa ja ratkaisevassa roolissa siinä, että kaikki viihtyvät tilaisuudessanne. Katso, että kaikki pääsevät osallistumaan, saavat sanansa sanotuksi, ja että ketään ei jää ulkopuolelle.

Avoimuus

Tapahtumista tulisi tiedottaa mahdollisuuksien mukaan monissa eri kanavissa. Facebook tavoittaa osan ja sähköpostilista osan jäsenistöstä. On hyvä tiedostaa, ettei kaikilla ole Facebook-tiliä, jonka takia tiedottamista on hyvä tehdä muissakin kanavissa. Sähköpostiin tuleva uutiskirje on yksi hyvä keino varmistaa, että jäsen tietää mistä hän ainakin löytää tiedon tulevista tapahtumista.  

Tapahtumien avoimuuteen liittyy tiedottamisen lisäksi monia niiden saavutettavuuteen liittyviä seikkoja. Tapahtumat tulisi järjestää mahdollisuuksien mukaan esteettömissä tiloissa.  

Järjestön toimintaan pitäisi voida osallistua varallisuudesta riippumatta eli maksavien tapahtumien lisäksi tulisi olla myös halpoja sekä ilmaisia tapahtumia. Lisäksi yhdenvertaisuusnäkökohdat tulisi muutenkin huomioida.  

Tapahtumien tulisi olla monipuolisia ja niitä tulisi järjestää muulloinkin kuin arki-iltaisin. Tämä mahdollistaa myös perheellisten osallistumisen.  

Järjestössä kannattaa esimerkiksi jäsenkyselyn avulla selvittää millaisia jäseniä sillä on. Jos jäsenistössä on pienituloisia, perheellisiä, liikuntarjoitteisia jne. voi nämä ryhmät ottaa paremmin huomioon tapahtumien suunnittelussa, kun tietää missä määrin heitä on jäsenistössä.