Tapahtumat

2. Hyvät käytännöt

2.2. Tapahtuman järjestäminen

Tapahtuman toteutus vaatii käsipareja ja aikaa, mutta turhaa stressiä siitä ei kannata ottaa. Hyvällä valmistautumisella ja riittävällä määrällä tekijöitä saadaan suuretkin tapahtumat tehtyä. Alla on tapahtumajärjestäjän muistilistat jaoteltuina asioihin, jotka tulee hoitaa ennen tapahtumaa, mitä tehdä tapahtumapäivänä ja miten tapahtuman jälkeen toimitaan.

Ennen tapahtumaa:
  • Tapahtumapaikka ja tekniikka on tarkistettava aina ennakkoon. Myös silloin, kun paikka ja laitteet ovat tutut.
  • Puhujien olisi syytä tulla tekemään kenraaliharjoitus ennen tilaisuutta, jotta tekniikka ym. voidaan tarkistaa heidän osaltaan.
  • Puhujille ja muille esiintyjille on etukäteen tiedotettava aikatauluista. Kannattaa myös sopia merkki, jolla ilmoitetaan puhujalle, milloin on hänen vuoronsa, ja puheen aikana paljonko aikaa on jäljellä.
  • Puhujien aiheet ja arviot puheiden pituudesta on käytävä etukäteen läpi. Ilmoita myös muiden puhujien aiheet.
  • Esiintyjien ja puhujien kanssa on aina sovittava kirjallisesti.
  • Esiintyjille on järjestettävä tarjoiluja ja mahdollinen takatila.
  • Loppusiivouksen tekijät pitää olla ennakkon tiedossa, etteivät kaikki karkaa esiripun laskeutuessa!
  • Varalaitteet tekniikan pettäessä kannatta olla tiedossa. Varalaitteiden ei tarvitse olla samaa kaliiberia.
  • Turvallisuutta on ajateltava ennakkoon: nakitetaan järjestyksenvalvojat ja mietitään, kenelle soitatetaan jos tapahtuma riistäytyy käsistä.
  • Isompien tapahtumien osalta on tarkistettava, vaatiko järjestäminen viranomaisilmoituksia tai -lupia.
Tapahtumapäivänä:
  • Kaikille pitää olla selvää, milloin paikalla on oltava. Usein huomattavasti ennen tapahtuman alkua. Myös ensimmäinen poistumisaika pitää kertoa etukäteen.
  • Kaikki mukana olevat pitää brieffata tehtäväänsä. Myös järjestyksenvalvojat ja pullonkerääjät.
  • Kaikilla tekijöillä pitää olla myös paniikkinumero kännykässä, johon voi soittaa.
  • Tapahtumista kannattaa kerätä palautetta, jonka avulla voi ensi kerralla tehdä vielä paremman tapahtuman.
  • Muistakaa, että vaikka kaikki menisi pieleen, kyseessä on vain yksi tapahtuma. Uusia tulee.
Tapahtuman jälkeen:
  • Pitäkää pakka koossa loppuun asti: huolehtikaa jälkien siivoamisesta, kiittäkää osallistujia ja dokumentoikaa valmisteluprosessi vastaisuuden varalle.
  • Myös lopulliset kulut on syytä dokumentoida, jotta jatkossa tiedetään kuinka kallista tällaisen järjestäminen on.
  • Huolehtikaa että kaikki vuokratilojen avaimet, vuokrattu tekniikka, lainattu kalusto ynnä muu tulee palautettua. Muuten tapahtumasta voi tulla iso lasku.
  • Varsinkin kaikkia järjestäjiä on kiitettävä.
  • Kannattaa pitää purkava debriefing-palaveri, jossa kerrataan tapahtuman kulku ja annetaan palautetta. Myös kaatajaiset tai karonkka voi olla paikallaan.