Sihteeri

1. Sihteerin tehtävät

Sihteerin tehtävät liittyvät hallituksen kokouksien järjestämiseen ja niiden dokumentointiin. Yhdistyslaki ei edellytä sihteerin valitsemista, mutta käytännössä lähes kaikissa järjestöissä on sihteeri tai vastaava henkilö, jonka vastuulla on kokouksiin liittyvä paperityö. 

Sihteeri ja puheenjohtaja ovat keskeinen työpari hallituksen työskentelyssä. Yhdessä he vastaavat siitä, että hallitukselle ylipäätään tulee päätettäviä asioita ja että nämä kirjataan ylös. Lisäksi sihteeri-puheenjohtaja -parivaljakon vastuulla on huolehtia siitä, että aiemmin päätetyt asiat toteutetaan tai otetaan huomioon, kun ne ajankohtaistuvat. 

Esityslistoja, pöytäkirjoja, päätösluetteloita ja pöytäkirjanotteita varten kannattaa luoda vakiopohjat, jotta dokumenttien yhtenäisyys säilyy eikä esimerkiksi pöytäkirjan muotoiluja tarvitse joka kerta aloittaa tyhjästä. Mallia voi ottaa minkä tahansa yhdistyksen dokumenteista ja muokata niistä omanlaisensa. Myös googlaamalla löytää helposti erilaisia valmiita mallipohjia. 


Kokoukseen valmistautuminen

Ennen kokousta sihteeri valmistelee kokouksen yhdessä puheenjohtajan kanssa. Tehtäviä ovat mm.

  • Kokoustilan varaaminen.
  • Esityslistan laatiminen.
  • Kokouskutsun lähettäminen.
  • Dokumenttien valmistelu.
  • Mahdolliset tarjoilut.


Kokouksen aikana

Sihteerin tulee kokouksen aikana ainakin:

  • Kirjata tehdyt päätökset.
  • Avustaa puheenjohtajaa.
    • Esim. puheevuoropyyntöjen tai tehtyjen esitysten ja kannatusten kirjaus.
  • Pitää kokousten osallistujalistaa.

Kokouksen jälkeen

Sihteerin työ ei pääty kokoukseen, vaan sen jälkeen tulee tehdä ainakin seuraavat asiat:

  • Huolehtii puheenjohtajan ja mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset pöytäkirjaan.
  • Tekee asiakirjoihin kokouksessa päätetyt muutokset.
  • Julkaisee pöytäkirjan jäsenille.
  • Tarvittaessa laatii pöytäkirjanotteet ja jäljennökset.
  • Kokoaa vuoden aikana tuotetut asiakirjat yhteen.

Muut mahdolliset vastuut

Lisäksi sihteerillä voi olla muita vastuita, mutta näistä kannattaa aina sopia järjestössä tarkemmin. Muita vastuita voivat olla esimerkiksi:

  • Noutaa järjestölle tulleet postit ja jakaa ne eteenpäin, ellei ole jonkun muun vastuu. 
  • Ylläpitää järjestön arkistoa ja arkistoida edellisen vuoden aikana tuotetut asiakirjat, ellei ole arkistovastaavaa.
  • Ylläpitää jäsenrekisteriä.
  • Mahdollisesti tiedottaa jäsenille, jos ei ole valittu viestinnästä vastaavaa virkailijaa. 
  • Huolehtii yhdessä puheenjohtajan kanssa yhdistyksen viralliset ilmoitukset ja asiakirjat esimerkiksi PRH:lle ja yhdistyksen kokouksiin.