Att upptas inom HUS
Alla Helsingfors universitetsstudenters föreningar hör inte automatiskt till HUS. Endast föreningar som godkänts till HUS föreningsregister får använda de föreningstjänster som erbjuds av HUS och kan ansöka om HUS föreningsbidrag. För tillfället verkar över 250 föreningar Inom HUS.
Allmänna anvisningar för att grunda en förening och modellstadgar finns på Patent- och registerstyrelsens föreningsregistersida. Föreningen kan upptas inom HUS om den uppfyller Regler för föreningarna som verkar inom HUS.Ansökningsprocessen
Nya föreningar upptas i HUS två gånger per år, på våren och på hösten. Höstens ansökningstid upphör i september och vårens ansökningstid i februari på HUS sista öppethållningsdag kl. 15. På våren kan föreningarna som ansöker om att upptas i HUS även ansöka om verksamhetsbidrag.
Föreningarna som ansöker om att upptas i HUS bör fylla i en elektronisk ansökningsblankett i TAHLO-systemet på HUS webbplats och lämna in nödvändiga bilagor antingen via TAHLO eller på HUS servicebyrå och informera HUS sakkunniga som ansvarar för föreningar om att man ansöker (jarjestosihteeri@hyy.fi). Ansökningarna behandlas av HUS ekonomidirektion och information om godkännande eller underkännande fås normalt inom en månad efter ansökningstidens utgång.
I TAHLO:s användarinstruktioner finns även registreringsanvisningar för nya föreningar.
Bilagor som behövs för ansökan:
- Budget för pågående år
- Verksamhetsplan för pågående år
- Föreningens stadgar
- Protokollsutdrag från föreningens konstitutionsmöte eller stiftelseurkund
- Medlemsförteckning. I listningen ska Helsingfors universitets studentnummer anges för HUS medlemmarna.
Modelldokumenten för upprättande av ansökningsbilagorna har sammanställts på HUS webbplats på sidan Modelldokument för bidrag. På HUS webbplats finns mer information om att ansöka om att upptas inom HUS.
Vad lönar det sig för en ny förening att göra genast i början
Informerandet i skick
Skaffa en epostlista till styrelsen. @helsinki.fi-listor fås från universitetet.
HUS har olika informationslistor som styrelsefunktionärerna kan läggas till enligt föreningsverksamhetens intresseområde. Speciellt viktigt är det att bifoga styrelsens epostlista till hyy-jarjestot -meddelandelistan. I första hand ökar HUS er styrelsens epostlistan till hyy-jarjestot -listan. Observera att HUS uppdaterar listans mottagare automatiskt först i början av mars när TAHLO stängts enligt uppgifterna som lämnats i TAHLO.
Fördelen med styrelsens gemensamma epostlista, som föreningen själv administrerar, är att föreningen kan uppdatera listmottagarna själv när funktionärerna byts ut, då det inte uppstår en sådan situation att viktiga meddelanden i början av året skulle skickas till de tidigare funktionärerna, eftersom HUS uppdaterar sina epostlistor först i början av mars. I början av året informeras till exempel om verksamhetsbidrag.
Övriga kanaler som lönar sig att följa är HUS webbplats och FB-sidan HYYn Järjestöasiat.
Ta reda på om aktuella ärenden
HUS erbjuder olika tjänster, stöd och utbildningar för föreningarna i sin krets. På HUS webbplats och FB-sidan HYYn järjestöasiat kan du kontrollera vad som för tillfället är på gång på HUS.
HUS verkar med årtiondelånga fasta rutiner så en del saker förändras inte:
- TAHLO öppnas senast i början av februari och stängs vid månadsskiftet februari-mars. Minnesregeln är alltså att i februari kan man komplettera kontaktuppgifterna i TAHLO för detta år och ansöka om verksamhetsbidrag (och tidningsstöd)
- OBS: Även föreningarnas presentationstexter för studentkalendern samlas in via TAHLO.
- Bokningsrundorna för Alinasalen ordnas två gånger per år, på våren i allmänhet i mars och på hösten i oktober.
- För kassörerna ordnas utbildningar i början av året (kassörsutbildning oftast i februari som en del av Trimningsdagen) och i slutet av året (bokslutskvällen oftast i november-december)
- I februari ordnas ofta åtminstone ett större utbildningsevenemang, under de senaste åren med namnet Trimningsdagen. På evenemanget utbildas omfattande om föreningsverksamhetsområden.