Tapahtumaturvallisuuskäsikirja

Tapahtumaturvallisuuden rakentaminen alkaa jo suunnitteluvaiheessa. Ennakoimalla voidaan ennaltaehkäistä ongelmia, minkä lisäksi valmistautuminen antaa järjestäjille varmuutta erilaisissa tilanteissa toimimiseen. HYYn järjestöoppaassa on yleisiä ohjeita tapahtumien suunnitteluun.

Ota huomioon ainakin seuraavat asiat:

1. Tapahtumassa noudatetaan turvallisemman tilan periaatteita tai tapahtumaturvallisuusperiaatteita.

Kun tapahtumalla on yhteiset pelisäännöt, on paljon helpompaa puuttua epäasialliseen käytökseen. Periaatteiden tarkoitus onkin auttaa luomaan käytänteitä, joiden avulla jokainen pystyy edistämään yhdenvertaisempaa ja turvallisempaa ilmapiiriä tapahtumassa.

Periaatteet voivat olla erilaisia tapahtumasta riippuen: esimerkiksi etätapahtumaan voi olla tarpeen luoda erilaiset periaatteet kuin livetapahtumiin. Mallia voittaa esimerkiksi HYYn turvallisemman tilan periaatteista ja muokata niitä sopivaksi omaan järjestöön tai tapahtumaan.
 

2. Tapahtumassa on vähintään kaksi tapahtumaturvallisuushenkilöä.

Tapahtumaturvallisuushenkilöä kutsutaan eri järjestöissä eri nimillä, kuten esimerkiksi yhdenvertaisuustarkkailija tai tukihenkilö - loppujen lopuksi yleensä on kuitenkin kyse samasta asiasta. Tapahtumaturvallisuushenkilö on henkilö, jolle osallistujat voivat puhua tapahtuman aikana syntyneistä ongelmatilanteista. Tapahtumaturvallisuushenkilö auttaa parhaansa mukaan tilanteessa.

Tapahtumaturvallisuushenkilö ei ole poliisi, lääkäri, psykologi tai superihminen. Hän ei myöskään ole ainoa, joka toimii ongelmatilanteessa. Hallituksen jäsenten ja tapahtumajärjestäjien on kaikkien oltava tietoisia siitä, miten erilaisissa tilanteissa toimitaan ja valmiina reagoimaan tarpeen tullessa. Tapahtumaturvallisuushenkilölle puhutut asiat ovat luottamuksellisia, mikä on hyvä olla kaikkien osallistujien tiedossa. Osallistujan on kyettävä luottamaan siihen, ettei asiaan puuttuminen tai itseen kohdistuva häirintä leviä järjestössä.

Tapahtumaturvallisuushenkilön tulee olla:

• Selvästi osoitettu jollain tunnistettavalla tunnuksella (esim. nauha, huomioliivi, pinssi)
• Toimintakykyinen koko vuoronsa ajan (täysin selvin päin)
• Mahdollisimman neutraali kaikissa tilanteissa
• Perehtynyt tapahtumaturvallisuuteen (esimerkiksi tämän käsikirjan avulla) ja tapahtumapaikkaan
• Lähestyttävä

3. Tapahtumaturvallisuusperiaatteista ja -henkilöistä on viestitty selkeästi.

Tapahtumaturvallisuudesta etukäteen viestimällä varmistetaan, että kaikki osallistujat voivat sitoutua yhteisiin periaatteisiin ja tietävät kenen puoleen kääntyä ongelmatilanteissa. Tapahtuman turvallisuudesta voidaan kertoa osallistujille esimerkiksi sähköpostiin lähetettävän vahvistusviestin yhteydessä. Ohjeet voi myös tulostaa tapahtumapaikan seinille tai WC-tiloihin. Lisäksi tapahtuman alussa kannattaa mainita periaatteista ja tapahtumaturvallisuushenkilöistä.

4. Tapahtuman järjestäjät ovat tutustuneet tapahtuman tiloihin.

Tiloihin kannattaa käydä tutustumassa jo ennen tapahtumapäivää, jos se on mahdollista. Näin voidaan ennaltaehkäistä tiloihin liittyviä ongelmatilanteita tai riskejä. Yksi tila tulisi mahdollisuuksien mukaan osoittaa rauhalliseksi tilaksi. Melkein jokaisessa ongelmatilanteessa on tärkeää, että hiljainen tila on käytettävissä - olipa tilanne sitten järkyttyneen henkilön kohtaaminen, liian humalassa oleva osallistuja tai jo tapahtuneen ongelmatilanteen selvittäminen.

5. Tapahtuman kulunvalvonta on suunniteltu.

Tapahtuman kulunvalvonta tulee järjestää niin, että järjestäjät ovat tietoisia osallistujien määrästä tilassa. Mikäli tapahtumaan ei ole avoin pääsy, tulee järjestäjien tietää keitä paikallaolijat ovat. Rakennuksissa, joissa on myös muita tiloja, on tärkeää olla päästämättä rakennukseen sisään sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole tulossa omaan tapahtumaan. Mikäli rakennukseen tai tapahtumatilaan pyrkii asiaankuulumattomia henkilöitä, kannattaa olla yhteydessä rakennuksen turvallisuuspalveluun ja / tai poliisiin matalalla kynnyksellä.

6. Tapahtuman järjestäjät ovat varautuneet ongelmatilanteisiin ja tietävät miten toimia.

Tapahtumaturvallisuushenkilöiden ja järjestäjien on oltava valmiina soittamaan apua. Lisäksi tärkeät numerot, kuten tapahtumatilan vartijan puhelinnumero, on hyvä olla tallennettuna puhelimeen etukäteen. HYYn tiloissa on omat vartijat, jotka voi soittaa ongelmatilanteissa paikalle. Tapahtumaturvallisuushenkilöiden tulee myös varmistaa, että he tietävät, missä ovat hätäpoistumistiet ja alkusammutusvälineet.

7. Aina voi soittaa hätänumeroon.

Kaikkien, sekä järjestäjien että osallistujien, on tärkeä muistaa, että aina voi ja kannattaa soittaa 112, jos yhtään siltä tuntuu. Hätäkeskus antaa neuvoja tilanteeseen ja suorittaa arvion siitä, tuleeko paikalle lähettää esimerkiksi ambulanssi.