Hyvän kokouksen rakennuspalikat
Kokoukset ovat
järjestön toiminnan kannalta ensiarvoisen tärkeitä. Suurin osa järjestölle
välttämättömistä asioista tapahtuu erilaisissa kokouksissa. Siinä missä
yhdistyksen kokouksia järjestetään harvemmin ja niissä käsitellään pääasiassa
sääntömääräisiä asioita sekä isompia periaatteellisia päätöksiä, hallituksen
kokouksissa tehdään järjestön arjen kannalta tärkeitä päätöksiä.
Useimmissa järjestöissä hallituksen jäsenet näkevät toisiaan useammin kuin muut yhdistyksen jäsenet, sillä hallitus kokoustaa säännöllisesti. Monet hallitukset ovat keskenään sopineet esimerkiksi viikoittaisen tai kuukausittaisen kokousajan. Jos vakioaikaa ei haluta sopia, kätevä ja ilmainen työkalu yhteisen ajan sopimiseen on Doodle-nettipalvelu. Yhdistyksen kokouksen ajankohdasta on puolestaan hyvä ilmoittaa hyvissä ajoin, jotta osallistujat voivat varmistaa paikalle pääsyn. Usein säännöissä on ilmoitettu aika, kun kokouskutsu on viimeistään lähetettävä, mutta mikään ei estä lähettämästä kutsua jo aiemmin jäsenille.
Osallistujille mieluisan ajankohdan lisäksi kokoukseen ja kokoustekniikkaan liittyy monia sellaisia asioita, jotka kannattaa miellyttävän kokouskokemuksen ja asioiden ketterästi sujumisen vuoksi ottaa huomioon. Seuraavaksi mainitaan hyvän kokouksen tekijät.
1. Valmistautuminen
Kokous kokoaa useita ihmisiä, joiden kaikkien aikaa kuluu, jos päätöksiä ei ole valmisteltu, vaan tietoa joudutaan etsimään.
Kokouksen tehtävänä on tehdä päätöksiä, minkä takia päätettävän asian tulee olla mahdollisimman selvä ja valmiiksi pohdittu ennen kuin sitä tuodaan kokoukseen.
Valmistautumiseen kuuluu myös osallistujien valmistautuminen käsiteltävään asiaan. Sitä voi olla esimerkiksi esityslistaan perehtyminen ja päätettävien dokumenttien lukeminen.
2. Roolit
Jokaisessa kokouksessa tulee olla puheenjohtaja ja sihteeri.
Yhdistyksen kokouksiin usein kutsutaan puheenjohtaja ja sihteeri tehtäviinsä.
Yhdistyksen kokous valitsee hallituksen kokouksiin puheenjohtajan toimikaudeksi kerrallaan. Samassa kokouksessa voidaan valita sihteeri koko toimikaudeksi tai hallitus voi myöhemmin valita sihteerin keskuudestaan.
Jotta kokous olisi sujuva, puheenjohtajan ja sihteerin tulee olla tehtäviensä tasalla.
Laajemmin voit lukea puheenjohtajan tehtävistä kokouksessa, muista puheenjohtajan vastuista sekä sihteerin tehtävistä linkkien takaa. Linkit avautuvat uuteen ikkunaan.
3. Kannustava asenne
Etenkin hallitukset tapaavat usein kokouksen merkeissä, jolloin rakentava ja kannustava asenne heijastuu hallituksen yhteishenkeen ja laajemmin koko järjestön toimintaan.
Yhdistyksen kokouksiin saapuu toisinaan ihmisiä, joille kokouskäytännöt ovat täysin uusia. Kannustavalla ja ystävällisellä asenteella heidän on helpompi palata takaisin.
Kokouksessa kuin kokouksessa on hyvä pitää mielessä sääntö: vaikka asiat riitelevät, ihmiset eivät.
4. Selkeät päätökset
Kokoukseen osallistuminen on paljon mukavampaa, kun tiedetään missä mennään ja mitä päätetään.
Selkeä päätös koostuu esityksestä ja päätöksestä. Toisinaan mukaan tulee myös vastaesitys, jolloin esityksen ja vastaesityksen välillä voidaan äänestää.
Selkeät muotoilut helpottavat päätöksentekijöitä, sihteeriä ja toimeenpanijoita ymmärtämään, mikä kokouksen toive on.
5. Aikataulu
Vaikka kokoustaminen on ihanaa, se ei ole ainoa asia ihmisten elämässä. Kokouksen aloittaminen ja päättäminen sovittuina aikoina mahdollistaa sujuvan osallistumisen hallituksen toimintaan.
Hyvä esityslistan suunnittelu tukee kokouksen aikataulun suunnittelua ja siinä pysymistä.
Kokouksessa on hyvä pitää yllä sopivaa rytmiä ja huolehtia siitä, ettei kokous veny ja että taukoja pidetään tarvittaessa. Tämä tukee myös osallistujien keskittymistä.