Sihteeri

Sihteerin tehtävät liittyvät hallituksen kokouksien järjestämiseen ja niiden dokumentointiin. Yhdistyslaki ei edellytä sihteerin valitsemista, mutta käytännössä lähes kaikissa järjestöissä on sihteeri tai vastaava henkilö, jonka vastuulla on kokouksiin liittyvä paperityö. 

Sihteeri ja puheenjohtaja ovat keskeinen työpari hallituksen työskentelyssä. Yhdessä he vastaavat siitä, että hallitukselle ylipäätään tulee päätettäviä asioita ja että nämä kirjataan ylös. Lisäksi sihteeri-puheenjohtaja -parivaljakon vastuulla on huolehtia siitä, että aiemmin päätetyt asiat toteutetaan tai otetaan huomioon, kun ne ajankohtaistuvat. 

Esityslistoja, pöytäkirjoja, päätösluetteloita ja pöytäkirjanotteita varten kannattaa luoda vakiopohjat, jotta dokumenttien yhtenäisyys säilyy eikä esimerkiksi pöytäkirjan muotoiluja tarvitse joka kerta aloittaa tyhjästä. Mallia voi ottaa minkä tahansa yhdistyksen dokumenteista ja muokata niistä omanlaisensa. Myös googlaamalla löytää helposti erilaisia valmiita mallipohjia. 



Pöytäkirjan laatimisesta ja sisällöstä vastaa puheenjohtaja, vaikka käytännön työn tekeekin sihteeri. Jos näillä kahdella tulee erimielisyyksiä siitä, mitä pöytäkirjassa lukee, ratkaisee puheenjohtajan kanta. Pöytäkirjan laatiminen on yksi sihteerin suurimmista vastuista. Seuraavassa esityksessä tarkastellaan erilaisia tapoja pitää pöytäkirjaa ja mitä pöytäkirjassa tulee ainakin mainita.




Last modified: Tuesday, 14 June 2022, 1:03 PM