HYYn tilat
HYY tarjoaa järjestöilleen erilaisia tiloja toimintaan: kokoustiloja, juhlasalia, saunaa ja järjestötiloja. Tilat sijaitsevat Uudella ylioppilastalolla, Domus Gaudiumilla ja Mechelininkatu 3D:ssä. Tarkemmat tiedot järjestöille tarjottavista tiloista, niiden tämänhetkisistä käyttösäännöistä ja varausohjeista sijaitsevat HYYn nettisivuilla. Tilojen varaustilanteen näet varauskalenterista.
Monilla järjestöillä on myös omia tiloja, joita on mahdollista käyttää.
HYYn tarjoamia tiloja voi varata sähköpostitse HYYn
palvelutoimistosta. Samasta paikasta haetaan myös avaimet. Huomioithan
palvelutoimiston aukioloajat!
HYYn järjestötilat
Järjestötilat ovat tiloja, jotka annetaan tilajaoissa järjestöjen
käyttöön niiden omaehtoista toimintaa varten. Järjestöt ovat siis itse pitkälti
vastuussa tilojen kunnosta, kalustamisesta ja ylläpidosta. HYY ei ole perinyt
vuokraa järjestötilojen käytöstä, vaan tilojen käyttö on ilmaista järjestöille.
HYY vaatii kuitenkin järjestöjä muodostamaan tilahallintoa varten jonkinlaisen
tilaelimen sekä myöskin luomaan käyttösäännöt ja turvallisemman tilan
periaatteet.
HYY suorittaa tilajaon tavallisesti kahden vuoden välein. Tilajaossa järjestöt hakevat käyttöönsä HYYltä järjestötilaa, ja useimmille tila myös myönnetään. Talousjohtokunta hyväksyy tilajakovuoden keväällä tilajaon periaatteet ja itse tilajako suoritetaan niiden pohjalta. Talousjohtokunta useimmiten tekee ensin alustavan esityksen, jota järjestöt saavat kommentoida, ja tämän jälkeen tehdään varsinainen esitys, jonka hallitus hyväksyy. Mikäli järjestö perustetaan kesken tilakauden tai se ei ole saanut tilaa varsinaisessa tilajaossa, on tilaa mahdollista hakea ns. välitilajaoissa kaksi kertaa vuodessa. Välitilajaoissa sovelletaan varsinaisen tilajaon periaatteita.
Johtuen tilojen rajallisuudesta ja järjestöjen kasvavasta tarpeesta, järjestöille ei käytännössä ole mahdollista jakaa tilaa, jossa he toimisivat yksin. Näin ollen tilat on jaettu isommiksi kokonaisuuksiksi, joita kutsutaan tuttavallisemmin klustereiksi. On myöskin huomioitava, että tilaa ei välttämättä pystytä jakamaan sieltä, mistä järjestö itse haluaa, vaan tilajaossa HYY joutuu huomioimaan myös tilankäytön kokonaiskuvan.
Vinkkejä järjestötilojen
käyttäjille
HYYn järjestötilat ovat tällä hetkellä jakautuneet isommiksi
kokonaisuuksiksi (ns. klustereiksi), joita käyttää kutakin useampi järjestö.
Avain sujuvaan tilankäyttöön on yhteistyö, viestintä ja vuorovaikutus
järjestöjen välillä. Tilojen hallinnoinnista ja yhteisistä käytännöistä
kannattaa sopia ja muistuttaa järjestön aktiivitoimijoiden vaihtuessa joka
vuoden alussa uudelleen, vaikka klustereilla onkin olemassa kirjalliset
käyttäjien laatimat pelisäännöt ja turvallisemman tilan periaatteet.
Jokaisella tilalla on myös oma tilaelimensä, joka vastaa tilojen yhteisestä hallinnoinnista. Tilaa käyttävillä järjestöillä on vapaus muuttaa tilansa sisäisiä sääntöjä (HYYn järjestötilojen käyttöohjesäännön ja tilasopimuksen asettamissa rajoissa) omilla ehdoillaan, mutta tilaelimen ja sääntöjen olemassaolo helpottavat tiloissa toimimista ja asioista sopimista. Kasvokkain keskustelemisen on toimivin tapa sopia yhteisistä pelisäännöistä ja ratkoa mahdollisia tilankäytön ongelmatilanteita. Tämä ei kuitenkaan sulje pois muita mahdollisia toimintatapoja, kuten etäkokoustaminen tai kirjallinen valmistelu pilvipalvelualustoja hyödyntämällä.
Sisäisen tiedotuksen sujuvoittamiseksi voi olla järkevää perustaa vaikkapa yhteinen sähköpostilista tai muu sosiaalisen median tai pikaviestimen välityksellä toimiva ryhmä.
Vaikka samaa tilaa käyttäisi useampi järjestö, on tilakokonaisuuden siivoaminen tilaa käyttävien järjestöjen vastuulla. Helpoimmin tilat säilyvät siistinä, jos siivoaa jälkensä aina tilaisuuden jälkeen. Tästäkin huolimatta tiloihin kertyy pölyä, likaa ja ylimääräistä tavaraa, jotka helposti tuntuvat jäävän ns. ei kenenkään vastuulle. Siivoamisesta aiheutuu myös kustannuksia, jotka on hyvä jakaa jollakin tapaa kaikkien tilaa käyttävien kesken. Kannattaa yhdessä kaikkien tilaa käyttävien järjestöjen kanssa pohtia sitä, tarvitseeko siivouskustannuksia ja esimerkiksi mahdollisia siivousvuoroja välttämättä jakaa tasan kaikkien tilaa käyttävien kesken, vai olisiko syytä harkita käyttöasteeseen perustuvaa vastuuta. Pari kertaa vuodessa tapahtumia käyttävä järjestö tuskin sotkee tilaa yhtä paljon kuin useamman kerran viikossa tilaa käyttävä järjestö. Viikkosiivousvuorot ovat koettu monessa järjestössä hyväksi tavaksi pitää huolta, että tilat säilyvät hyvässä kunnossa.
Järjestötilaan tehtäviin hankintoihin voi hakea HYYn kalustetukea.
Alina-salin käyttö ja
varaaminen
Ylioppilaskunta tarjoaa suoraan järjestöilleen yhtä
juhlatilaa, Alina-salia. Alina-sali on erittäin kovassa käytössä ja se on
käytännössä koko lukuvuoden varattuna. Tiedot Alina-salin varaamisesta ja
käytännöistä ovat HYYn nettisivuilla.
Alina-salin varaukset jakaa HYYn järjestövaliokunta. Varauskierros tapahtuu kolmessa osassa: Ennakkovarauskierros, 1. varauskierros ja 2. varauskierros. Kullakin kierroksella järjestö voi hakea yhtä vuoroa tietyin rajoituksin, joista kerrotaan aina kierrosten tiedotuksessa. Varauskierroksista tiedotetaan HYYn sivuilla ja järjestötiedotteessa sekä myöskin tarvittaessa erillisissä tiedotteissa. Varauskierrosten jälkeen mahdollisia vapaita vuoroja voi tiedustella HYYn palvelutoimistosta. Alina-salin vapaat vuorot niin varauskierrosten aikana kuin niiden päätyttyä pitää kuitenkin aina ensin tarkistaa varauskalenterista.
Järjestöjen tulee käydä Alinan käyttökoulutus, jotta he saavat tilan käyttöönsä. Koulutus tulee käydä joka vuosi. Koulutuksia järjestetään vuoden aluksi ja syksyllä tarpeen mukaan. Koulutuksista tiedotetaan järjestötiedotteessa ja tarvittaessa erillisissä koulutuskohtaisissa tiedotteissa.