Taloudenhoitaja

4. Maksu tai suoriteperustainen kirjanpito

Kirjanpito voidaan toteuttaa joko maksu- tai suoriteperustaisena, tämä on järjestön itse valittavissa.

  • Suoriteperustaisessa kirjanpidossa tapahtuma merkitään kaksi kertaa, jos maksu tapahtuu eri aikaan kuin suorite eli esimerkiksi tavaran luovutus: Suoriteperustaisessa kirjanpidossa kirjanpitomerkintä tehdään aina, kun tavara tai palvelu luovutetaan, eli vaikkapa kun järjestölehdet tulevat painosta. Koska lasku tulee aina myöhemmin, suoriteperustaisessa kirjanpidossa, tapahtuma kirjataan ensin ostovelka-tilille kredit-puolelle sekä lehden kulujen debet puolelle. Kun lasku saapuu ja maksetaan, kirjataan summa ostovelkojen debet-puolelle ja pankkitilin kredit-puolelle. Näin siis pankkitililtä on lähtenyt rahaa ja lehden kuluihin "saapunut" rahaa, ja ostovelka-tili on toiminut vain välittäjänä, sillä siellä sama kirjaus on tehty sekä kredit- että debet-puolelle, eli tilit ovat tasan. Suoriteperustaisessa kirjanpidossa yksittäinen tapahtuma merkitään siis aina kaksi kertaa, jos maksu tapahtuu eri aikaan kuin suorite, kuten usein tapahtuu laskutettavien tilauksien kanssa. Suoriteperustaisessa kirjaamistavassa käytetään ostovelka- ja myyntisaatavatilejä.
  • Maksuperusteisessa kirjanpidossa tapahtuma merkitään vain kun maksutapahtuma on tehty: Maksuperustaisessa kirjanpidossa tehdään merkintä vain kerran, silloin tietysti sekä debet- että kredit-puolelle. Merkintä tehdään, kun maksutapahtuma todella tapahtuu, vaikka suorite kuten lehden painaminen olisi tapahtunut aikaa sitten. Maksuperustainen kirjaamistapa on siis yksinkertaisempi, mutta edellyttää, että taloudenhoitaja muistaa, mitä ostovelkoja järjestöllä on maksettavana ja mitä myyntisaatavia odotetaan saapuvaksi.
Sopiva kirjanpitotapa riippuu usein järjestön rahaliikenteen määrästä.Pienemmissä järjestöissä maksuperustainen kirjaamistapa on helpompi vaihtoehto. Jos järjestöllä on kuitenkin paljon ostovelkoja ja myyntisaatavia, eli paljon rahaliikennettä, on helpompaa käyttää suoriteperustaista kirjaamistapaa, sillä saatavat ja velat saattaisivat muuten herkästi unohtua. Monesti valintaa ei tarvitse tehdä, sillä useimmiten suorite, kuten tavaran luovutus, tapahtuu samalla hetkellä kuin maksaminen, vaikkapa yhdistyksen käteiskassasta. Jos järjestö noudattaa suoriteperusteista kirjanpitoa, myös tilinpäätös on laadittava suoriteperustaisesti. Toisaalta myös maksuperusteisessa kirjanpidossa pitää kyetä tilinpäätöksessä osoittamaan, minkä verran velkoja ja saatavia järjestöllä on tilinpäätöshetkellä.

Ilmaisia kirjanpito-ohjelmistoja
  • Tilitin on suomenkielinen kirjanpito-ohjelmisto. Tilittimestä saa erilaisia tulosteita hyvin helposti. Esimerkiksi HYYn talouskoulutuksissa koulutetaan käyttämään Tilitintä.
  • Tappio on perinteikäs ja yksinkertainen suomenkielinen kirjanpito-ohjelmisto. Tappio ei ole kovin ketterä, mutta on helppokäyttöinen.
  • Kirjanpito voidaan myös hoitaa paperisen tilivihkon tai tuloslaskentaohjelman avulla, mutta ohjelmistot helpottavat työtä
Tilitin on ohjelmistona varsin yksinkertainen, ja sen avulla on helppo tehdä sekä liiketapahtumien kirjaukset kahdenkertaisena, liiketapahtumien juokseva numerointi eli tositenumerot, selata tilitapahtumia yläreunan nuolinäppäimillä, tarkastella tilikarttaa ja lisätä sekä poistaa tilejä tai ottaa tulosteita. Tilittimen paras puoli onkin juuri tulosteet: siitä saa ulos niin tilikartan (aktiiviset tai kaikki tilit), tiliotteet (yksittäisen tilin tapahtumat), pääkirjan otteen eli luettelon kuluvan tilikauden kirjatuista liiketapahtumista, tilinpäätökseen tarvittavat tuloslaskelman ja taseen tai vaikka tilien saldot. Näiden tulosteiden avulla ajantasaista taloustilannetta on helppo esitellä esimerkiksi hallituksen kokouksessa, kun kirjanpito on pidetty ajan tasalla.