Taloudenhoitaja

1. Hallituksen vastuu ja taloudenhoitajan tehtävät

Hallitus on yhdessä vastuussa yhdistyksen taloudesta. Talouden juoksevia asioita on siksi usein valittu hoitamaan yksi hallituksen jäsen. Taloudenhoitaja tai muu talousvastaava hoitaa järjestön talousasioita, tärkeimpänä kirjanpitoa, rahaliikennettä, hallituksen pitämistä ajan tasalla taloustilanteesta sekä talouden seurantaa.  

Yhdistyksen säännöt määräävät toisinaan paljon siitä, millaisia taloudellisia toimia hallituksella on valtuus toteuttaa, ja siksi taloudenhoitajan on oltava hyvin perehtynyt sääntöihin. Yhdistyksellä ei käytännössä ole toimintaa ilman taloutta, joten taloudenhoitaja on hyvin vastuullisessa mahdollistajan asemassa.

Yhdistyksen talous tulee lain mukaan hoitaa hyvin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että rahaa saa käyttää vain toimintasuunnitelmassa määrättyihin tarkoituksiin talousarvion mukaisissa puitteissa, sekä muihin välttämättömiin tai yllättäviin tarkoituksiin. Rekisteröity yhdistys voi avata tilin yhdistyksen nimissä, mikä helpottaa taloudenpitoa olennaisesti. Yhdistys voi myöntää kenelle tahansa tilinkäyttöoikeuden hallituksen kokouksen tekemällä päätöksellä.

Seuraavaksi käydään hallituksen ja taloudenhoitajan vastuita talouteen liittyen. Muihin osioihin pääset sivussa olevasta sisällysluettelosta.

Hallituksen vastuu ja taloudenhoitajan merkitys

Hallituksen yhteinen vastuu

• Yhdistyksen taloudesta vastaa hallitus, ei vain taloudenhoitaja.
• Taloudenhoitajan tulee pitää muu hallitus ajan tasalla yhdistyksen tilin saldosta, talousarvion toteutumisesta jne. 
• Kun hallitus tietää mitä tapahtuu, ongelmista ei voida syyttää vain taloudenhoitajaa.
• Talousluvut hyvä käydä läpi hallituksen kesken kuukausittain tai neljännesvuosittain.

Taloudenhoitajan merkitys yhdistyksessä: 

• On usein ainoa, joka seuraa yhdistyksen taloudellista tilannetta
• Tietää, onko päätettyjen asioiden toteuttamiseen oikeasti varaa
• Valvoo, että rahoja käytetään tarkoituksen mukaisesti
  • Tositteiden pyytäminen menoista
  • Varmistaa, että hallitus on hyväksynyt menot etu- tai jälkikäteen
• Mahdollista vedota talousarvioon, jos rahaa aiotaan käyttää yhdistykselle sopimattomalla tavalla

2. Rahaliikenne

Taloudenhoitaja maksaa yleensä yhdistyksen laskut, vie myyntituotot pankkiin, säilyttää yhdistyksen käteiskassaa ja kerää tositteet. Käytännön rahaliikenne vaatii silti yhdistyksen osalta enemmän kuin henkilökohtaisen talouden hallinta. Seuraavassa esityksessä esitellään sitä, miten yhdistyksen rahaliikenne käytännössä tapahtuu.

Pankkitili

• Rekisteröityneellä yhdistyksellä voi ja kannattaa olla oma pankkitili.
  • Palveluntarjoajien hintoja ja palveluita kannattaa vertailla.
• Tilinkäyttöoikeudet myönnetään vuosittain hallituksen kokouksessa.
  • Oikeudet on myönnetty usein esim. taloudenhoitajalle ja puheenjohtajalle.
  • Pankki vaatii tarkastetun ja allekirjoitetun pöytäkirjan tai pöytäkirjaotteen tilinkäyttöoikeuksien myöntämisestä.
  • Pöytäkirjassa on oltava oikeutetun koko nimi ja henkilöllisyystunnus.

Menojen hyväksyminen

• Menot on hyväksyttävä hallituksen kokouksessa, vaikka taloudenhoitaja huolehtii maksamisesta.
  • Hallitus on vastuussa taloudenpidosta yhdistyksen kokoukselle.
  • Vahingonkorvausvastuu koskee koko hallitusta.
• Hallitus voi myös delegoida pienet hankinnat taloudenhoitajan vastuulle.
  • Usein annetaan esim. valtuutus hyväksyä menot tiettyyn euromäärään asti.
• Jos meno on pieni tai ennakoimaton mutta välttämätön, hyväksyminen voidaan tehdä jälkikäteen.
• Vuokrasta, keskusliittojen jäsenmaksuista ym. ei tarvitse joka maksun kohdalla erillistä päätöstä, sillä niihin kuluihin yhdistys on sitoutunut aiemmin.
  

Tositteet

• Jokaisesta menosta on oltava tosite, usein käytännössä ostokuitti, josta on selvittävä seuraavat asiat:
  • Mihin rahaa on käytetty
  • Paljonko rahaa on käytetty
  • Kenelle maksettiin
  • Milloin maksettiin
• Osoittaa, että hallituksen hyväksymä meno todella tapahtui.
• Liitetään kirjanpitoon.

Tositteet liitetään kirjanpitoon siten, että tositteeseen merkitään juokseva numerointi, joka vastaa kirjanpidon pääkirjassa olevaa liiketapahtuman numerointia. Jos esimerkiksi kirjanpito-ohjelma Tilittimellä merkitään liiketapahtuma, kuten käteisosto kirjanpitoon, joutuu samalla antamaan sille numeron. Tämä juokseva numero (1, 2, 3, 4...) kirjataan myös tositteeseen kynällä jonka merkintää ei voi pyyhkiä pois. Tositteet järjestetään sitten numerojärjestykseen tilikauden mappiin. Paperittomassa kirjanpidossa tositteet skannataan vakiotiedostomuodossa ja tiedostot nimetään numeroinnin mukaan ja kootaan yhteen tiedostokansioon. 

Verotus

• Yleishyödyllisen yhdistyksen toiminta on lähtökohtaisesti verovapaata.
  • Verohallinnon määritelmän yleishyödyllisestä yhdistyksestä löydät täältä.
• Jäsenmaksuista, osingoista, koroista, lahjoituksista ja avustusten kautta saatu tulo on verovapaata.
• Lisää tietoa Verohallinnon sivuilta.
• Epäselvissä tapauksissa on hyvä olla yhteydessä Verohallinnon yhteisöille suunnattuun puhelinpalveluun.

Tulovero

• Yleishyödyllisen yhdistyksen ei tarvitse maksaa tuloveroa muusta kuin elinkeinotoiminnasta.
• Elinkeinotoiminta tähtää taloudelliseen voittoon, sitä harjoittaa esim. yritykset.
• Yhdistyksen elinkeinotoiminnaksi ei lasketa:
  • Arpajais-, myyjäis-, kilpailu- tai huvituottoa, silloin kun tulo on tullut yhdistyksen tapahtumassa. Myöskään tapahtumista saatua myynti- tai tarjoilutuloa ei lasketa elinkeinotoiminnaksi.
  • Jäsenlehdistä ja muista yhdistyksen tarkoitusta edistävistä julkaisuista saatua tuloa.
  • Merkkien, korttien, viirin yms. myynnistä saatua tuloa.
  • Bingopelin pitämisestä saatua tuloa.
• Lisää tietoa aiheesta Verohallinnon sivuilla.

Arvonlisävero

• Yleishyödyllinen yhdistys on vapautettu arvonlisäverosta, jos se ostaa tuotteen tai palvelun, joka liittyy yleishyödylliseen toimintaan.
• Laajemmin arvonlisäverotuksesta yhdistyksiin löydät verottajan sivuilta.

3. Kirjanpito

Kirjanpito tarkoittaa, että järjestön rahaliikenne dokumentoidaan ja se on usein taloudenhoitajan vastuulla. Kirjanpitoa edellyttää ja ohjaa kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus sekä niin sanottu hyvä kirjanpitotapa, joka on joukko eri viranomaispäätöksissä vahvistettuja vakiintuneita käytäntöjä. Kirjanpidon tarkoitus on tehdä järjestön rahankäytöstä selkeää, dokumentoitua ja kontrolloitua, jotta raha ei vain katoa.

Käytännössä kirjanpitäminen tarkoittaa vuoden alussa kirjanpidon tilien avauksen tekemistä, menojen ja tulojen kirjaamista, kuittien ja muiden tositteiden keräämistä kaikesta rahaliikenteestä sekä tilinpäätöksen laadintaa vuoden lopussa. Mikään tässä ei ole pienehkössä yhdistyksessä kovin vaikeaa, mutta vaatii erityistä tarkkuutta. Rekisteröidyt yhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia toiminnastaan, mutta myös muille yhteisöille kirjanpito on erittäin suositeltavaa ja edellytys HYYn avustuksien myöntämiselle.

Kirjanpito tehdään tilikaudeksi kerrallaan  

1. Talousarvio laaditaan ennen tilikauden alkua.
2. Kirjanpitotilien tilinavaus tehdään tilinpäätöksestä löytyvän taseen perusteella.
3. Liiketapahtumien, kuten kassaanmaksujen, kassastamaksujen ja rahoitustapahtumien, kirjaus pitkin vuotta.
4. Tilinpäätös laaditaan tilikauden päätyttyä.

4. Maksu tai suoriteperustainen kirjanpito

Kirjanpito voidaan toteuttaa joko maksu- tai suoriteperustaisena, tämä on järjestön itse valittavissa.

• Suoriteperustaisessa kirjanpidossa tapahtuma merkitään kaksi kertaa, jos maksu tapahtuu eri aikaan kuin suorite eli esimerkiksi tavaran luovutus: Suoriteperustaisessa kirjanpidossa kirjanpitomerkintä tehdään aina, kun tavara tai palvelu luovutetaan, eli vaikkapa kun järjestölehdet tulevat painosta. Koska lasku tulee aina myöhemmin, suoriteperustaisessa kirjanpidossa, tapahtuma kirjataan ensin ostovelka-tilille kredit-puolelle sekä lehden kulujen debet puolelle. Kun lasku saapuu ja maksetaan, kirjataan summa ostovelkojen debet-puolelle ja pankkitilin kredit-puolelle. Näin siis pankkitililtä on lähtenyt rahaa ja lehden kuluihin "saapunut" rahaa, ja ostovelka-tili on toiminut vain välittäjänä, sillä siellä sama kirjaus on tehty sekä kredit- että debet-puolelle, eli tilit ovat tasan. Suoriteperustaisessa kirjanpidossa yksittäinen tapahtuma merkitään siis aina kaksi kertaa, jos maksu tapahtuu eri aikaan kuin suorite, kuten usein tapahtuu laskutettavien tilauksien kanssa. Suoriteperustaisessa kirjaamistavassa käytetään ostovelka- ja myyntisaatavatilejä.

• Maksuperusteisessa kirjanpidossa tapahtuma merkitään vain kun maksutapahtuma on tehty: Maksuperustaisessa kirjanpidossa tehdään merkintä vain kerran, silloin tietysti sekä debet- että kredit-puolelle. Merkintä tehdään, kun maksutapahtuma todella tapahtuu, vaikka suorite kuten lehden painaminen olisi tapahtunut aikaa sitten. Maksuperustainen kirjaamistapa on siis yksinkertaisempi, mutta edellyttää, että taloudenhoitaja muistaa, mitä ostovelkoja järjestöllä on maksettavana ja mitä myyntisaatavia odotetaan saapuvaksi.