Taloudenhoitaja

Site: HYY moodle
Course: Järjestöopas [KESKEN]
Book: Taloudenhoitaja
Printed by: Guest user
Date: Saturday, 13 July 2024, 9:30 PM

1. Hallituksen vastuu ja taloudenhoitajan tehtävät

Hallitus on yhdessä vastuussa yhdistyksen taloudesta. Talouden juoksevia asioita on siksi usein valittu hoitamaan yksi hallituksen jäsen. Taloudenhoitaja tai muu talousvastaava hoitaa järjestön talousasioita, tärkeimpänä kirjanpitoa, rahaliikennettä, hallituksen pitämistä ajan tasalla taloustilanteesta sekä talouden seurantaa.  

Yhdistyksen säännöt määräävät toisinaan paljon siitä, millaisia taloudellisia toimia hallituksella on valtuus toteuttaa, ja siksi taloudenhoitajan on oltava hyvin perehtynyt sääntöihin. Yhdistyksellä ei käytännössä ole toimintaa ilman taloutta, joten taloudenhoitaja on hyvin vastuullisessa mahdollistajan asemassa.

Yhdistyksen talous tulee lain mukaan hoitaa hyvin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että rahaa saa käyttää vain toimintasuunnitelmassa määrättyihin tarkoituksiin talousarvion mukaisissa puitteissa, sekä muihin välttämättömiin tai yllättäviin tarkoituksiin. Rekisteröity yhdistys voi avata tilin yhdistyksen nimissä, mikä helpottaa taloudenpitoa olennaisesti. Yhdistys voi myöntää kenelle tahansa tilinkäyttöoikeuden hallituksen kokouksen tekemällä päätöksellä.

Seuraavaksi käydään hallituksen ja taloudenhoitajan vastuita talouteen liittyen. Muihin osioihin pääset sivussa olevasta sisällysluettelosta.

Hallituksen vastuu ja taloudenhoitajan merkitys

Hallituksen yhteinen vastuu
  • Yhdistyksen taloudesta vastaa hallitus, ei vain taloudenhoitaja.
  • Taloudenhoitajan tulee pitää muu hallitus ajan tasalla yhdistyksen tilin saldosta, talousarvion toteutumisesta jne. 
  • Kun hallitus tietää mitä tapahtuu, ongelmista ei voida syyttää vain taloudenhoitajaa.
  • Talousluvut hyvä käydä läpi hallituksen kesken kuukausittain tai neljännesvuosittain.
Taloudenhoitajan merkitys yhdistyksessä: 
  • On usein ainoa, joka seuraa yhdistyksen taloudellista tilannetta
  • Tietää, onko päätettyjen asioiden toteuttamiseen oikeasti varaa
  • Valvoo, että rahoja käytetään tarkoituksen mukaisesti
    • Tositteiden pyytäminen menoista
    • Varmistaa, että hallitus on hyväksynyt menot etu- tai jälkikäteen
  • Mahdollista vedota talousarvioon, jos rahaa aiotaan käyttää yhdistykselle sopimattomalla tavalla

2. Rahaliikenne

Taloudenhoitaja maksaa yleensä yhdistyksen laskut, vie myyntituotot pankkiin, säilyttää yhdistyksen käteiskassaa ja kerää tositteet. Käytännön rahaliikenne vaatii silti yhdistyksen osalta enemmän kuin henkilökohtaisen talouden hallinta. Seuraavassa esityksessä esitellään sitä, miten yhdistyksen rahaliikenne käytännössä tapahtuu.


Pankkitili
  • Rekisteröityneellä yhdistyksellä voi ja kannattaa olla oma pankkitili.
    • Palveluntarjoajien hintoja ja palveluita kannattaa vertailla.
  • Tilinkäyttöoikeudet myönnetään vuosittain hallituksen kokouksessa.
    • Oikeudet on myönnetty usein esim. taloudenhoitajalle ja puheenjohtajalle.
    • Pankki vaatii tarkastetun ja allekirjoitetun pöytäkirjan tai pöytäkirjaotteen tilinkäyttöoikeuksien myöntämisestä.
    • Pöytäkirjassa on oltava oikeutetun koko nimi ja henkilöllisyystunnus.

Menojen hyväksyminen
  • Menot on hyväksyttävä hallituksen kokouksessa, vaikka taloudenhoitaja huolehtii maksamisesta.
    • Hallitus on vastuussa taloudenpidosta yhdistyksen kokoukselle.
    • Vahingonkorvausvastuu koskee koko hallitusta.
  • Hallitus voi myös delegoida pienet hankinnat taloudenhoitajan vastuulle.
    • Usein annetaan esim. valtuutus hyväksyä menot tiettyyn euromäärään asti.
  • Jos meno on pieni tai ennakoimaton mutta välttämätön, hyväksyminen voidaan tehdä jälkikäteen.
  • Vuokrasta, keskusliittojen jäsenmaksuista ym. ei tarvitse joka maksun kohdalla erillistä päätöstä, sillä niihin kuluihin yhdistys on sitoutunut aiemmin.

Tositteet
  • Jokaisesta menosta on oltava tosite, usein käytännössä ostokuitti, josta on selvittävä seuraavat asiat:
    • Mihin rahaa on käytetty
    • Paljonko rahaa on käytetty
    • Kenelle maksettiin
    • Milloin maksettiin
  • Osoittaa, että hallituksen hyväksymä meno todella tapahtui.
  • Liitetään kirjanpitoon.
Esimerkiksi yksi ja helpoin tapa on laatia järjestölle valmis kuluselvityspohja-A4, johon kuitti kiinnitetään. Usein maksu tapahtuu jonkun yhdistyksen jäsenen omasta pussista, ja tätä varten kuluselvityslomakkeessa on syytä olla kohdat myös kulun korvaamiselle, vähintään tilinumero johon summa voidaan maksaa takaisin. 

Tositteet liitetään kirjanpitoon siten, että tositteeseen merkitään juokseva numerointi, joka vastaa kirjanpidon pääkirjassa olevaa liiketapahtuman numerointia. Jos esimerkiksi kirjanpito-ohjelma Tilittimellä merkitään liiketapahtuma, kuten käteisosto kirjanpitoon, joutuu samalla antamaan sille numeron. Tämä juokseva numero (1, 2, 3, 4...) kirjataan myös tositteeseen kynällä jonka merkintää ei voi pyyhkiä pois. Tositteet järjestetään sitten numerojärjestykseen tilikauden mappiin. Paperittomassa kirjanpidossa tositteet skannataan vakiotiedostomuodossa ja tiedostot nimetään numeroinnin mukaan ja kootaan yhteen tiedostokansioon. 


Verotus

Tulovero
  • Yleishyödyllisen yhdistyksen ei tarvitse maksaa tuloveroa muusta kuin elinkeinotoiminnasta.
  • Elinkeinotoiminta tähtää taloudelliseen voittoon, sitä harjoittaa esim. yritykset.
  • Yhdistyksen elinkeinotoiminnaksi ei lasketa:
    • Arpajais-, myyjäis-, kilpailu- tai huvituottoa, silloin kun tulo on tullut yhdistyksen tapahtumassa. Myöskään tapahtumista saatua myynti- tai tarjoilutuloa ei lasketa elinkeinotoiminnaksi.
    • Jäsenlehdistä ja muista yhdistyksen tarkoitusta edistävistä julkaisuista saatua tuloa.
    • Merkkien, korttien, viirin yms. myynnistä saatua tuloa.
    • Bingopelin pitämisestä saatua tuloa.
  • Lisää tietoa aiheesta Verohallinnon sivuilla.

Arvonlisävero
  • Yleishyödyllinen yhdistys on vapautettu arvonlisäverosta, jos se ostaa tuotteen tai palvelun, joka liittyy yleishyödylliseen toimintaan.
  • Laajemmin arvonlisäverotuksesta yhdistyksiin löydät verottajan sivuilta.

3. Kirjanpito

Kirjanpito tarkoittaa, että järjestön rahaliikenne dokumentoidaan ja se on usein taloudenhoitajan vastuulla. Kirjanpitoa edellyttää ja ohjaa kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus sekä niin sanottu hyvä kirjanpitotapa, joka on joukko eri viranomaispäätöksissä vahvistettuja vakiintuneita käytäntöjä. Kirjanpidon tarkoitus on tehdä järjestön rahankäytöstä selkeää, dokumentoitua ja kontrolloitua, jotta raha ei vain katoa.

Käytännössä kirjanpitäminen tarkoittaa vuoden alussa kirjanpidon tilien avauksen tekemistä, menojen ja tulojen kirjaamista, kuittien ja muiden tositteiden keräämistä kaikesta rahaliikenteestä sekä tilinpäätöksen laadintaa vuoden lopussa. Mikään tässä ei ole pienehkössä yhdistyksessä kovin vaikeaa, mutta vaatii erityistä tarkkuutta. Rekisteröidyt yhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia toiminnastaan, mutta myös muille yhteisöille kirjanpito on erittäin suositeltavaa ja edellytys HYYn avustuksien myöntämiselle.


Kirjanpito tehdään tilikaudeksi kerrallaan  
  1. Talousarvio laaditaan ennen tilikauden alkua.
  2. Kirjanpitotilien tilinavaus tehdään tilinpäätöksestä löytyvän taseen perusteella.
  3. Liiketapahtumien, kuten kassaanmaksujen, kassastamaksujen ja rahoitustapahtumien, kirjaus pitkin vuotta.
  4. Tilinpäätös laaditaan tilikauden päätyttyä.
Kirjanpito tehdään aina yhdeksi tilikaudeksi kerrallaan, ja tämän kirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätös. Yhdistyksen tilikausi on kaksitoista kuukautta, ja se ajoittuu usein yksiin hallituksen toimikauden kanssa. Tilikauden päättyessä hallitus esittää tilinpäätöksen, jossa esitetään menneen vuoden toteumat tuloista ja menoista. Ilman kunnollista kirjanpitoa tilinpäätöksen laatiminen on mahdotonta.

Tilit
  • Kirjanpito perustuu tileihin.
    • Huom! Kirjanpidon tili ei tarkoita samaa kuin pankkitili.
  • Tileillä tarkoitetaan otsikoita, joiden mukaan tulot ja menot on jaoteltu.
    • Esim. Esiintymispalkkiot, toimistokulut, yleisavustukset.
  • Vähintään kaikille tuloslaskelman kohdille.
  • Muodostavat järjestön tilikartan.
    • Lista kaikissa käytössä olevista tileistä.
    • Tarvittaessa voi lisätä uusia.
    • Passiivisia voi pudottaa pois, jos niillä ei tilinpäätöksessä ei näy tapahtumia ja niitä ei poisteta kesken vuoden.

Kahdenkertainen kirjanpito
  • Jokainen kirjanpitoon merkitty summa kulkee kahden tilin kautta: debet ja kredit.
    • Debet = puoli, johon rahaa tulee.
    • Kredit = puoli, josta raha lähtee.
  • Jokainen kirjanpitoon merkittävä summa kirjataan aina molemmille tileille.
    • Esimerkiksi rahan lisäys kassaan, kuten lipputulojen tilitys, tehdään aina kassatilin debet-puolelle, ja rahojen kredit puolelle.
    • Kirjanpidossa näkee, mistä rahaa on tullut ja mihin se on käytetty.
  • Debetin ja kreditin yhteenlasketun summan tulee olla sama.
    • Mahdollisuus helposti tarkastaa virheet, jos summat eivät täsmää.

Tilien jaottelu
  • Menotilit: menot kirjataan menotilien debet puolelle.
    • Esim. "Järjestölehden kulut" -tilin debet-puolelle kirjataan painokulut. Kahdenkertaisen kirjaamisen periaatteen mukaisesti sama kulu kirjataan myös pankkitilin kredit-puolelle.
  • Tulotilit: tulot kirjataan tulotilien kredit puolelle.
    • Esim. "Järjestölehden tulot" -tilin kredit-puolelle kirjataan tilausmaksutulot. Tulot kirjataan myös pankkitilin debet-puolelle.
  • Rahoitustilit:
    • Rahoitusomaisuuden tilit: rahojen ja saamisten lisäykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien debet-puolelle, rahojen ja saamisten vähennykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien kredit-puolelle.
    • Pääomatilit: oman pääoman ja velkojen lisäykset kirjataan pääomatilien kredit-puolelle. Oman pääoman ja velkojen vähennykset kirjataan pääomatilien debet-puolelle.
Tositteet
  • Todentavat kirjanpidon merkinnät.
    • Mahdollista toiminnantarkastuksen yhteydessä varmistaa, mihin rahaa on käytetty.
  • Tositteita ovat esimerkiksi ostoista saadut kuitit.
  • Numeroidaan tilitapahtumien mukaan juoksevalla numeroinnilla.

 
Huom! Jos yhdistys käyttää Tilitin-ohjelmaa, huomaa että tositteeseen tarvitaan varsinainen kuitti tai muu todiste, vaikka liiketapahtuman kirjausta kutsutaan ohjelmassa tositteeksi. 

4. Maksu tai suoriteperustainen kirjanpito

Kirjanpito voidaan toteuttaa joko maksu- tai suoriteperustaisena, tämä on järjestön itse valittavissa.

  • Suoriteperustaisessa kirjanpidossa tapahtuma merkitään kaksi kertaa, jos maksu tapahtuu eri aikaan kuin suorite eli esimerkiksi tavaran luovutus: Suoriteperustaisessa kirjanpidossa kirjanpitomerkintä tehdään aina, kun tavara tai palvelu luovutetaan, eli vaikkapa kun järjestölehdet tulevat painosta. Koska lasku tulee aina myöhemmin, suoriteperustaisessa kirjanpidossa, tapahtuma kirjataan ensin ostovelka-tilille kredit-puolelle sekä lehden kulujen debet puolelle. Kun lasku saapuu ja maksetaan, kirjataan summa ostovelkojen debet-puolelle ja pankkitilin kredit-puolelle. Näin siis pankkitililtä on lähtenyt rahaa ja lehden kuluihin "saapunut" rahaa, ja ostovelka-tili on toiminut vain välittäjänä, sillä siellä sama kirjaus on tehty sekä kredit- että debet-puolelle, eli tilit ovat tasan. Suoriteperustaisessa kirjanpidossa yksittäinen tapahtuma merkitään siis aina kaksi kertaa, jos maksu tapahtuu eri aikaan kuin suorite, kuten usein tapahtuu laskutettavien tilauksien kanssa. Suoriteperustaisessa kirjaamistavassa käytetään ostovelka- ja myyntisaatavatilejä.
  • Maksuperusteisessa kirjanpidossa tapahtuma merkitään vain kun maksutapahtuma on tehty: Maksuperustaisessa kirjanpidossa tehdään merkintä vain kerran, silloin tietysti sekä debet- että kredit-puolelle. Merkintä tehdään, kun maksutapahtuma todella tapahtuu, vaikka suorite kuten lehden painaminen olisi tapahtunut aikaa sitten. Maksuperustainen kirjaamistapa on siis yksinkertaisempi, mutta edellyttää, että taloudenhoitaja muistaa, mitä ostovelkoja järjestöllä on maksettavana ja mitä myyntisaatavia odotetaan saapuvaksi.
Sopiva kirjanpitotapa riippuu usein järjestön rahaliikenteen määrästä.Pienemmissä järjestöissä maksuperustainen kirjaamistapa on helpompi vaihtoehto. Jos järjestöllä on kuitenkin paljon ostovelkoja ja myyntisaatavia, eli paljon rahaliikennettä, on helpompaa käyttää suoriteperustaista kirjaamistapaa, sillä saatavat ja velat saattaisivat muuten herkästi unohtua. Monesti valintaa ei tarvitse tehdä, sillä useimmiten suorite, kuten tavaran luovutus, tapahtuu samalla hetkellä kuin maksaminen, vaikkapa yhdistyksen käteiskassasta. Jos järjestö noudattaa suoriteperusteista kirjanpitoa, myös tilinpäätös on laadittava suoriteperustaisesti. Toisaalta myös maksuperusteisessa kirjanpidossa pitää kyetä tilinpäätöksessä osoittamaan, minkä verran velkoja ja saatavia järjestöllä on tilinpäätöshetkellä.

Ilmaisia kirjanpito-ohjelmistoja
  • Tilitin on suomenkielinen kirjanpito-ohjelmisto. Tilittimestä saa erilaisia tulosteita hyvin helposti. Esimerkiksi HYYn talouskoulutuksissa koulutetaan käyttämään Tilitintä.
  • Tappio on perinteikäs ja yksinkertainen suomenkielinen kirjanpito-ohjelmisto. Tappio ei ole kovin ketterä, mutta on helppokäyttöinen.
  • Kirjanpito voidaan myös hoitaa paperisen tilivihkon tai tuloslaskentaohjelman avulla, mutta ohjelmistot helpottavat työtä
Tilitin on ohjelmistona varsin yksinkertainen, ja sen avulla on helppo tehdä sekä liiketapahtumien kirjaukset kahdenkertaisena, liiketapahtumien juokseva numerointi eli tositenumerot, selata tilitapahtumia yläreunan nuolinäppäimillä, tarkastella tilikarttaa ja lisätä sekä poistaa tilejä tai ottaa tulosteita. Tilittimen paras puoli onkin juuri tulosteet: siitä saa ulos niin tilikartan (aktiiviset tai kaikki tilit), tiliotteet (yksittäisen tilin tapahtumat), pääkirjan otteen eli luettelon kuluvan tilikauden kirjatuista liiketapahtumista, tilinpäätökseen tarvittavat tuloslaskelman ja taseen tai vaikka tilien saldot. Näiden tulosteiden avulla ajantasaista taloustilannetta on helppo esitellä esimerkiksi hallituksen kokouksessa, kun kirjanpito on pidetty ajan tasalla.