Järjestöopas [KESKEN]

Yhdistyksen toimintaa määräävät yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt ja yhdistyksen omat päätökset. Yhdistys ei siis voi poiketa omista säännöistään. 

Yhdistyksen sääntöjä voidaan kuitenkin tarvittaessa muuttaa. Yhdistykset muuttuvat ajan ja jäsentensä myötä ja välillä voi käydä niin, etteivät säännöt enää vastaa yhdistyksen nykyisiä tarpeita. Yhdistyksellä on vapaus muuttaa sääntöjään parhaaksi katsomallaan tavalla, kunhan muutokset läpäisevät Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tarkastuksen. Sääntöjen muuttaminen on monivaiheinen projekti, joka parhaimmassakin tapauksessa kestää kuukausia. Huonosti hoidettuna projektiin voi kulua jopa vuosia, joten sääntömuutos kannattaa tehdä huolella heti alusta asti. 

Yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta voi yhdistyslain mukaan päättää vain yhdistyksen kokous. Yhdistyksen säännöt saattavat lisäksi määrätä tarkemmin sääntöjen muuttamisesta, esimerkiksi vaatia, että muutokset on hyväksyttävä kahdessa perättäisessä yhdistyksen kokouksessa jollakin tietyllä äänienemmistöllä. Sääntömuutoksesta voidaan päättää sääntömääräisissä kokouksissa tai järjestää muutosta varten ylimääräinen yhdistyksen kokous. Ehdotettavasta muutoksesta on mainittava kokouskutsussa. Muutokset astuvat voimaan vasta silloin, kun muutos on hyväksytty Patentti- ja rekisterihallituksessa ja merkitty yhdistysrekisteriin. Yhdistys ei siis voi alkaa noudattaa uusia sääntöjään heti hyväksynnän tehneen yhdistyksen kokouksen jälkeen. 

Vaikka sääntömuutoksesta päättää varsinaisesti yhdistyksen kokous, voi valmistelutyön muutostyön takana tehdä hallitus, asiaa varten perustettu työryhmä tai vaikkapa asiaan perehtynyt yhdistyksen jäsen. Olennaista on tarkastella sääntöjä ja niiden toimivuutta kokonaisuutena. Prosessin maksullisuuden ja pitkällisyyden vuoksi kannattaa tehdä yhdellä kertaa kaikki ajankohtaiset muutokset, jottei samaa rupeamaa tarvitse käydä läpi uudelleen vuoden tai kahden päästä. 

Sääntöpykäliin voi katsoa mallia muiden yhdistysten säännöistä tai PRH:n mallidokumenteista. Myös yhdistysrekisteri neuvoo sääntömuutosasioissa. 

PRH voi haluttaessa ennakkotarkastaa valmistellun sääntömuutoksen. Sääntöjen ennakkotarkastus on maksullista, mutta saattaa olla järkevää erityisesti siinä tilanteessa, jos sääntöjä rukataan uusiksi rankalla kädellä. Ennakkotarkastuksella vältytään mahdollisilta korjauspyynnöiltä ja ennakkotarkastettuja sääntöjä yhdistys voi alkaa noudattaa sisäisessä toiminnassaan heti, mikäli yhdistyksen kokous on hyväksynyt säännöt ennakkotarkastetussa muodossaan. 

Sääntömuutos ilmoitetaan sähköisesti PRH:n verkkosivuilla tai paperilomakkeella. Muutosilmoitus on maksullinen. Muutosilmoituksen saatuaan yhdistysrekisteri tarkastaa, että sääntömuutokset ovat lainmukaiset ja etteivät ne sisällä ristiriitaisuuksia. Mikäli säännöissä havaitaan puutteita, virheitä tai lainvastaisuuksia, palautuvat säännöt yhdistykselle korjauspyynnön kera. Uusittuja sääntöjä ei siis hyväksytä, ennen kuin korjauspyynnöt on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa ja vahvistettu yhdistysrekisteriin. Kun muutos on merkitty rekisteriin, siitä tulee yhdistykselle ilmoitus kirjeitse.