Yhdistystoiminnan perusteet

Site: HYY moodle
Course: Järjestöopas [KESKEN]
Book: Yhdistystoiminnan perusteet
Printed by: Guest user
Date: Wednesday, 7 December 2022, 6:47 PM

1. Yhdistyksistä yleisesti ja yhdistysdemokratia

Yhdistyksistä yleisesti

Yhdistys on tietyn asian ympärille perustettu ihmisten yhteenliittymä. Kaikki HYYn piirissä toimivat järjestöt osakuntia ja joitakin tiedekuntajärjestöjä lukuun ottamatta ovat lain silmissä yhdistyksiä, vaikka ylioppilaskunnan piirissä käytetäänkin sanaa järjestö. Edellä mainitut poikkeustapaukset ovat yhdistystoimintaa vanhempia organisaatioita, ja niiden toimintaa ohjavat yhdistyslain sijaan erillislait ja asetukset.

Riippumatta siitä, onko yhdistys rekisteröity, yhdistys ei voi tehdä aivan mitä tahansa. Yhdistyksen toimintaa määrittelevät:

  1. Yhdistyslaki ja muu lainsäädäntö

  2. Yhdistyksen säännöt

  3. Yhdistyksen omat päätökset

Yhdistyslaki on tärkein yhdistysten toimintaa säätelevä osa Suomen lainsäädäntöä. Yhdistyslaki sisältää useita erilaisia minimivaatimuksia, mutta toisaalta monissa kohdissa voidaan havaita lisäys "ellei yhdistyksen säännöissä ole toisin määrätty", jolloin yhdistyksen sääntöjä tulkitaan ensisijaisina. Yhdistyslaki määrää muun muassa hallituksen minimikoosta, pöytäkirjanpidosta ja yhdistyksen jäsenten oikeuksista.

Kun laki ei määrää jostakin asiasta, tutkitaan yhdistyksen omia sääntöjä. Rekisteröidyn yhdistyksen säännöt ovat Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tarkastamat, jolloin on varmistettu, etteivät ne ole ristiriidassa Suomen lainsäädännön kanssa. Yhdistys ei voi poiketa omista säännöistään. Yhdistyksesi voimassaolevien sääntöjen hyväksymispäivämäärän voit tarkistaa PRH:n yhdistysrekisteristä.

Yhdistyksen sääntöjä voidaan toki tarvittaessa muuttaa. Yhdistykset muuttuvat ajan ja jäsentensä myötä ja välillä voi käydä niin, etteivät säännöt enää vastaa yhdistyksen nykyisiä tarpeita.

Edellä esiteltyjen sitovien säädösten lisäksi yhdistystoiminnassa on joukko vakiintuneita ja hyväksi havaittuja toimintatapoja, joista aikaa myöten on tullut osa suomalaisten yhdistysten yhteistä toimintakulttuuria. Tällaisia yleisiä käytäntöjä ovat esimerkiksi hallituksen toimintaa koskevat muodolliset vaatimukset sekä pöytäkirjan vakiintuneet sisältö- ja muotokriteerit.

Yhdistysdemokratia

Kaikista yhdistyksen asioista päättävät viime kädessä yhdistyksen jäsenet demokraattisesti yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen kokous on siis yhdistyksen ylin päättävä elin. Yhdistyksen kokous kutsutaan koolle sääntöjen mukaisesti yleensä ainakin kaksi kertaa vuodessa: sääntömääräiseen kevätkokoukseen ja sääntömääräiseen syyskokoukseen. Yhdistyksen säännöissä määrätään myös siitä, mitä asioita käsitellään vuosittain kevät- ja syyskokouksissa.

Hallituksen kokous on puolestaan yhdistyksen kokouksessa valitun toimielimen – siis hallituksen – kokous. Hallituksella ei ole valtaa päättää keskenään keskeisistä asioista, sen tärkein tehtävä on toimeenpanna yhdistyksen kokouksen päätöksiä. Hallitus ei siis voi esimerkiksi päättää muuttaa vuoden toimintaa ohjaavia dokumentteja kesken vuoden tai muuttaa omaa kokoonpanoaan ilman yhdistyksen kokouksen siunausta.

1.1. [KESKEN] Etäosallistuminen yhdistyksen kokouksissa

[Osio on vielä kesken ja sen vuoksi tynkä]

Yhdistyksen säännöissä voidaan määritellä, että yhdistyksen kokouksiin voi osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta, eli tuttavallisemmin etänä.

Tämä sääntökirjaus mahdollistaa periaatteessa sen, ettei jäsenen tarvitse olla fyysisesti paikalla itse kokouksessa, vaan voi osallistua muutoin. Esimerkkejä etäosallistumisen mahdollistavista säännöistä löydät PRH:n sivulta.

On kuitenkin huomioitava, että tämä sääntökirjaus vaatii yhdistykseltä myös lisätoimenpiteitä. Sääntömuutoksen prosessista voit lukea järjestömoodlesta sitä käsittelevästä osiosta (linkki päivitetään).

2. Uuden yhdistyksen perustaminen

Yhdistyksen eli tietyn asian ympärille keskittyvän ihmisten yhteenliittymä voi perustaa vähintään kolme vähintään 15-vuotiasta henkilöä, jotka ovat perustettavan yhdistyksen sääntöjen mukaan järjestön äänioikeutettuja jäseniä (YhdL 7 §).

Yhdistyksen perustamista varten kutsutaan koolle perustamiskokous. Perustamiskokouksessa päätetään yhdistykselle nimi, hyväksytään yhdistyksen säännöt ja sovitaan yhdistyksen jäseneksi liittymisestä. Yhdistyksen perustavat henkilöt allekirjoittavat perustamiskirjan, johon kirjataan edellä mainitut asiat. Perustamiskirjan mallin löydät täältä.

Mikäli näin päätetään, voidaan yhdistys myös rekisteröidä. Erityisesti tällöin kannattaa vilkaista PRH:n verkkosivuilla olevia sääntömalleja. PRH tarjoaa vapaaseen käyttöön myös malleja aatteellisen yhdistyksen tarkoitukseksi ja toimintamuodoiksi, jotka siis on määriteltävä yhdistyksen säännöissä.

Tarkempia ohjeita uuden yhdistyksen perustamiseen on saatavilla PRH:n verkkosivuilta.

Uudet yhdistykset eivät automaattisesti kuulu HYYn järjestötukien ja -palveluiden piiriin. Järjestöjen on erikseen haettava HYYn piiriin. HYYn piiriin voivat hakea myös pidempään toimineet yhdistykset.



2.1. Yhdistyksen rekisteröiminen

Yhdistys voi olla rekisteröity (ry) tai toimia rekisteröimättömänä. Yhdistyksen rekisteröiminen tarkoittaa maksullisen ilmoituksen tekemistä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin. Kumpikin toimintamalli soveltuu erilaiseen käyttöön eikä järjestön tarvitse olla rekisteröity toimiakseen HYYn piirissä.

Rekisteröidyn yhdistyksen toiminta on enemmän säänneltyä kuin rekisteröimättömän ja se vaatii organisoidumpaa hallintoa. Rekisteröityminen tuo kuitenkin mukanaan oikeuksia, selkeyttä ja oikeusturvaa toimintaa pyörittäville henkilöille. Rekisteröimätön yhdistys ei voi muun muassa avata itselleen pankkitiliä tai liittyä toisen järjestön jäseneksi. Kaikki mahdolliset sitoumukset ja sopimukset tehdään jonkun yhdistyksen jäsenen nimissä yksityishenkilöinä ja lisäksi jäsenet vastaavat henkilökohtaisesti kaikista yhdistyksen toimista, joista ovat olleet päättämässä tai joihin ovat osallistuneet. Tapahtumanjärjestäjät ovat siis esimerkiksi vastuussa tapahtumansa mahdollisesti aiheuttaman tappion korvaamisesta.

Kunkin järjestön kannattaa itse miettiä, onko toiminta sen laatuista, että rekisteröimisestä on hyötyä. Nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että järjestön rekisteröityminen kannattaa, mikäli toiminta on tarkoitettu pysyväksi ja pitkäaikaiseksi, ihmiset vaihtuvat usein ja toiminnassa liikkuu ainakin jonkin verran rahaa. Yhdistyslain 10 luku käsittelee rekisteröimättömiä yhdistyksiä. 

Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivuilta löytyvät myös ohjeet yhdistyksen rekisteröimiseen.

Yhdistysten perustietoja voi selata maksutta PRH:n yhdistysrekisteristä.



3. Sääntömuutos

Yhdistyksen toimintaa määräävät yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt ja yhdistyksen omat päätökset. Yhdistys ei siis voi poiketa omista säännöistään. 

Yhdistyksen sääntöjä voidaan kuitenkin tarvittaessa muuttaa. Yhdistykset muuttuvat ajan ja jäsentensä myötä ja välillä voi käydä niin, etteivät säännöt enää vastaa yhdistyksen nykyisiä tarpeita. Yhdistyksellä on vapaus muuttaa sääntöjään parhaaksi katsomallaan tavalla, kunhan muutokset läpäisevät Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) tarkastuksen. Sääntöjen muuttaminen on monivaiheinen projekti, joka parhaimmassakin tapauksessa kestää kuukausia. Huonosti hoidettuna projektiin voi kulua jopa vuosia, joten sääntömuutos kannattaa tehdä huolella heti alusta asti. 

Yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta voi yhdistyslain mukaan päättää vain yhdistyksen kokous. Yhdistyksen säännöt saattavat lisäksi määrätä tarkemmin sääntöjen muuttamisesta, esimerkiksi vaatia, että muutokset on hyväksyttävä kahdessa perättäisessä yhdistyksen kokouksessa jollakin tietyllä äänienemmistöllä. Sääntömuutoksesta voidaan päättää sääntömääräisissä kokouksissa tai järjestää muutosta varten ylimääräinen yhdistyksen kokous. Ehdotettavasta muutoksesta on mainittava kokouskutsussa. Muutokset astuvat voimaan vasta silloin, kun muutos on hyväksytty Patentti- ja rekisterihallituksessa ja merkitty yhdistysrekisteriin. Yhdistys ei siis voi alkaa noudattaa uusia sääntöjään heti hyväksynnän tehneen yhdistyksen kokouksen jälkeen. 

Vaikka sääntömuutoksesta päättää varsinaisesti yhdistyksen kokous, voi valmistelutyön muutostyön takana tehdä hallitus, asiaa varten perustettu työryhmä tai vaikkapa asiaan perehtynyt yhdistyksen jäsen. Olennaista on tarkastella sääntöjä ja niiden toimivuutta kokonaisuutena. Prosessin maksullisuuden ja pitkällisyyden vuoksi kannattaa tehdä yhdellä kertaa kaikki ajankohtaiset muutokset, jottei samaa rupeamaa tarvitse käydä läpi uudelleen vuoden tai kahden päästä. 

Sääntöpykäliin voi katsoa mallia muiden yhdistysten säännöistä tai PRH:n mallidokumenteista. Myös yhdistysrekisteri neuvoo sääntömuutosasioissa. 

PRH voi haluttaessa ennakkotarkastaa valmistellun sääntömuutoksen. Sääntöjen ennakkotarkastus on maksullista, mutta saattaa olla järkevää erityisesti siinä tilanteessa, jos sääntöjä rukataan uusiksi rankalla kädellä. Ennakkotarkastuksella vältytään mahdollisilta korjauspyynnöiltä ja ennakkotarkastettuja sääntöjä yhdistys voi alkaa noudattaa sisäisessä toiminnassaan heti, mikäli yhdistyksen kokous on hyväksynyt säännöt ennakkotarkastetussa muodossaan. 

Sääntömuutos ilmoitetaan sähköisesti PRH:n verkkosivuilla tai paperilomakkeella. Muutosilmoitus on maksullinen. Muutosilmoituksen saatuaan yhdistysrekisteri tarkastaa, että sääntömuutokset ovat lainmukaiset ja etteivät ne sisällä ristiriitaisuuksia. Mikäli säännöissä havaitaan puutteita, virheitä tai lainvastaisuuksia, palautuvat säännöt yhdistykselle korjauspyynnön kera. Uusittuja sääntöjä ei siis hyväksytä, ennen kuin korjauspyynnöt on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa ja vahvistettu yhdistysrekisteriin. Kun muutos on merkitty rekisteriin, siitä tulee yhdistykselle ilmoitus kirjeitse.