Likabehandling i föreningsverksamheten

Om trakasserierna och det osakliga beteendet inte tar slut trots att man diskuterat saken är det möjligt att föreningen måste överväga sanktioner. Innan man överväger sanktioner ska man ändå diskutera med parterna och sträva efter att det icke-önskade beteendet upphör. Om det inte går att lösa problemet med att diskutera det lönar det sig att prova med att ge en muntlig eller skriftlig varning. Avsikten med varningen är att ge en person en sista möjlighet att förändra sitt beteende. Om en diskussion och en varning ändå inte är tillräckliga eller om man provat dessa och problemet trots allt kvarstår kan föreningen överväga att vidta kraftigare åtgärder.

Vi rekommenderar att man först förbjuder personen att under en viss tid delta i föreningens evenemang eller verksamhet. Alla måste få en möjlighet att lära sig och ändra sitt beteende och ibland kan ett portförbud på viss tid räcka för att personen ska förstå situationen. Om det osakliga beteendet fortsätter efter att portförbudet på viss tid upphört kan föreningen överväga att utesluta medlemmen ur föreningen.

Det är i första hand föreningens (eller nationens) stadgar som fastställer hur portförbud eller andra disciplinära åtgärder ska användas. Om stadgarna innehåller regler för hur beslut fattas i dylika ärenden är det mycket viktigt att man följer stadgarna, även om dessa skulle stå i strid mot vad som står i denna guide. Allmänt taget är det bra att en person vet hurdana sanktioner hens beteende kan leda till. Det är bra om det framkommer i föreningens stadgar eller i reglementet som fastställs i stadgarna hurdana sanktioner föreningen kan använda sig av. Detta är att rekommendera för att försäkra sig om rättsskyddet både för den som utsätts för sanktionen och den som ger sanktionen.

Här följer ett exempel på hur föreningen kan fatta beslut om portförbud:

1. Man beslutar vid vilket möte styrelsen behandlar ärendet. Man ber att alla parter lämnar in en skriftlig eller muntlig redogörelse före mötet. Då man ber om redogörelsen är det bra att nämna följande:
• Vi vill höra era åsikter om den situation som uppstått.
• Styrelsen behandlar ärendet på sitt möte xx.xx.xxxx (datum).
  
• Dessutom kan det vara bra att fastställa en tidsfrist inom vilken redogörelsen ska ges. Efter detta kan styrelsen anse att personen inte är villig att reda ut frågan. En rimlig tidsfrist är, beroende på situationen, vanligen ca 2 två veckor.
2. Styrelsen måste redan i förväg känna till vilka frågor man ska fatta beslut om, vad som ska protokollföras och varför man gör allt det här.
• Vem deltar i mötet?
• Är de som deltar jäviga?
• Om det finns någon som helst orsak att det förekommer jäv hos någon som deltar i beslutsfattandet är det skäl att fråga om detta direkt.
• Vad är målet med beslutet som fattas?
• Till exempel: ”Föreningen vill garantera en trygg verksamhetsomgivning för sina medlemmar och upplever att som en följd av X och Y är detta inte möjligt om inte medlem Z:s rättigheter att delta begränsas”.
• Vilket är beslutet?
• Vilka är motiveringarna för beslutet?
• När träder beslutet i kraft? Är beslutet fattat på viss tid eller är det i kraft tillsvidare?
• Träder beslutet i kraft omedelbart då protokollet är offentligt eller då beslutet meddelas till berörda parter? Eller på något annat sätt?
• Ytterligare lönar det sig att komma överens om hur beslutet ska meddelas till berörda parter.
3. Till slut meddelas beslutet till berörda parter (t.ex. genom ett telefonsamtal, ett möte där man träffar personerna, ett meddelande eller ett e-postmeddelande). Då man meddelar om beslutet är det mycket viktigt att man kortfattat redogör för motiveringarna till beslutet och att man vid behov erbjuder sig att ordna ett möte för att diskutera frågan närmare.
4. Eftersom styrelsens beslut är offentligt (eller information om beslutet kan i alla fall sprida sig offentligt, eftersom man måste informera berörda parter om det), kan det vara bra att skriva en bilaga som behandlar fallet, och som till exempel sekreteraren för mötet vid behov kan dela ut. I så fall nämner man i protokollet inte namnet på den person som får sanktionen, utan all information som kan identifiera berörda parter finns i bilagorna. På detta sätt kan protokollet vara offentligt och informera om alla aspekter av beslutet, men detaljer om fallet finns inte genast till påseende och det ökar trygghetskänslan för parterna. Det är också möjligt att besluta att hela protokollet är konfidentiellt.