Anvisningar för hur man hanterar trakasserisituationer

1. Anvisningar för den som råkat ut för trakasserier

1. Säg till åt den som uppför sig osakligt att hens beteende är störande. Tala om att du inte godkänner personens beteende och be personen sluta. Om du inte själv kan eller vågar närma dig den som trakasserar dig kan du till exempel be att din kompis eller att en föreningsaktiv säger till om saken. Det kan vara så att den som trakasserar inte förstår att hen uppför sig på ett sårande sätt.
2. Om du vill kan du avlägsna dig från situationen. Du har ingen skyldighet att fortsätta diskussionen med den som trakasserar dig. Bli ändå inte ensam med din erfarenhet! Du kan till exempel ta kontakt med en föreningsaktiv eller trakasseriombudet, då du känner att du är redo för det.
3. Om trakasserierna fortsätter ska du skriva upp vad som har hänt och när det hände, vem som var på plats och vad man har sagt till varandra. Spara också eventuella e-postmeddelanden och andra meddelanden. Det här underlättar då ärendet senare ska behandlas.
4. Berätta att det förekommit störande beteende:
• Om en annan studerande trakasserar i en undervisningssituation tar du kontakt med den ansvariga läraren för kursen eller med någon annan i personalen.
• Om en anställd gör sig skyldig till trakasserier tar du kontakt med universitetets trakasseriombud.
• Om det förekommer trakasserier i samband med studentföreningens verksamhet tar du i första hand kontakt med de aktiva inom föreningen eller vid behov med HUS trakasseriombud.
• Om det förekommer trakasserier inom HUS eller i motsvarande situationer tar du kontakt med HUS trakasseriombud.
• Ta alltid kontakt med polisen om du misstänker brott. Om du inte är säker på om det är fråga om ett brott kan du ta kontakt med Brottsofferjouren.
5. Kom ihåg att ta hand om ditt eget välmående. Om du behöver prata med någon kan du också ta kontakt med t.ex. SHVS eller någon annan som erbjuder samtalshjälp. Du kan söka hjälp där du själv känner dig bekvämast.

2. Anvisningar för den som anklagas för att ha trakasserat någon

1. Om du får höra att du beter dig osakligt ska du genast sluta med det icke-önskade beteendet. Respektera andra personers erfarenheter och gränser, även om du själv tycker att ditt beteende har varit sakligt.
2. Försök att också förstå den andra partens synvinkel och vad det är i ditt beteende som man har upplevt som störande. Be om ursäkt.
3. Bidra på ett konstruktivt sätt om situationen kräver att ni reder upp frågan mera i detalj. Det är bra att reda ut situationen så fort som möjligt, så att det icke-önskade beteendet inte fortsätter och man undviker flera problem.
4. Du har rätt att uttala dig i ärendet och att presentera din egen syn på det som hänt. Det är möjligt att den andra parten upplever att ditt beteende har varit trakasserande, fast det i verkligheten inte har varit det. Det är viktigt att man reder ut situationen i en objektiv och neutral miljö där inte det att man blir anklagad för något automatiskt leder till att man anses vara skyldig.
5. Kom ihåg att trakasserier enligt lagen definieras som diskriminering. Om ditt beteende uppfyller kriterierna för trakasserier kan du bli straffrättsligt ansvarig för det du gjort eller skyldig att betala skadestånd till den som blivit trakasserad.
6. Kom ihåg att ta hand om ditt eget välmående. Om du behöver prata med någon kan du också ta kontakt med t.ex. SHVS eller någon annan som erbjuder samtalshjälp. Du kan söka hjälp där du själv känner dig bekvämast.

3. Hantering av trakasserisituationer i föreningen

Mobbning och trakasserier är ett problem som gäller hela föreningen och samfundet. De förutfattade meningar och maktstrukturer som finns i vårt samhälle existerar också i föreningarnas verksamhet. Individen är inte ansvarig för den diskriminering eller de trakasserier som hen möter. Trots att det inte är fråga om mobbning eller trakasserier i alla konfliktsituationer kan de konflikter som förekommer mellan medlemmar ändå inverka negativt på verksamheten i föreningen. Då föreningen har principer och en verksamhetsplan för hur man hanterar trakasserier är det lättare för de föreningsaktiva att hantera de situationer som uppstår. Samtidigt blir föreningsverksamheten bättre och mera inkluderande. Till nästa beskriver vi de åtgärder och processer som föreningarna kan använda vid planeringen av verksamheten.

3.1. Vem hanterar trakasserisituationer

För det första väljer föreningen vem eller vilka som har ansvaret för att behandla meddelanden om trakasserier och reda ut de fall av trakasserier som förekommit. I många föreningar som verkar inom HUS är det antingen den likabehandlingsansvariga eller trakasseriombudet som sköter dessa situationer. Det kan vara oklart vad den likabehandlingsansvariga och trakasseriombudet ansvarar för, men meningen är att personerna ska fokusera på lite olika slags frågor. Den likabehandlingsansvariga ser till att likabehandling förverkligas på bred front inom föreningen. Dessutom kan det också ingå i uppdraget att reda ut trakasserisituationer. Trakasseriombudets huvudsakliga uppgift är däremot att fokusera på att reda ut trakasserisituationer. Ombudet ger råd och stöd till studenter som råkat ut för trakasserier, diskriminering, mobbning eller annat osakligt bemötande.

Det är också bra om man inom föreningen på förhand funderar på vem som behandlar eventuella anmälningar om trakasserier som den som utreder fallet eller en styrelsemedlem har gjort sig skyldig till. Styrelsens ordförande kan då till exempel vara den person som ansvarar för att frågan reds ut.

Principer för verksamheten

Oberoende om föreningen har en likabehandlingsansvarig eller ett trakasseriombud så måste det finnas klara riktlinjer och anvisningar för hur man behandlar dylika fall. De som tar kontakt med föreningen i dessa frågor ska också få information om vilka principer man har. Nedan finns principerna för HUS trakasseriombud som exempel:

• Situationen reds ut genom diskussioner:
• Trakasseriombudet strävar efter att stödja den som upplevt trakasserier genom att diskutera med personen och eventuellt gå vidare för att reda ut händelsen om den som upplevt trakasserierna önskar att ärendet klaras upp. Det är mycket viktigt att man visar förståelse för den som tar kontakt. Trots att det i en situation kanske inte varit fråga om trakasserier kan upplevelsen ändå vara tung för personen som varit involverad.
• Om man reder ut situationen kan trakasseriombudet ta kontakt med den andra parten och hjälpa till och facilitera diskussionen mellan parterna.
• Trakasseriombudet lyssnar på båda parter och strävar efter att stödja parterna så att dessa hittar en lösning. Trakasseriombudet löser ändå inte problemet för parternas del.
• Trakasseriombudet är neutralt:
• Trakasseriombudet är en neutral part i en konflikt, och ställer sig inte på någondera partens sida. Det är viktigt att vara empatisk mot den som upplevt trakasserierna, men man får ändå inte döma motparten, utan man ska också lyssna till motpartens åsikt.
• Trakasseriombudet har tystnadsplikt:
• Utgångspunkten är att trakasseriombudet inte berättar något för utomstående om vem som tagit kontakt, gjort anmälan och hur situationen har lösts. Trakasseriombudet sparar inte heller skriftligt material. Om det krävs extern konsultering eller om det finns behov att koppla in andra personer i fallet för att man ska kunna reda ut ärendet ska trakasseriombudet berätta detta för parterna och be om deras lov att involvera andra i frågan.
• Trakasseriombudet delar inte ut straff:
• Den som reder ut trakasserisituationer fungerar inte som domare och letar inte heller efter den skyldiga. Trakasseriombudet är inte en auktoritet som beslutar om det skett trakasserier eller inte. Om den som beskylls för trakasserier till exempel har brutit mot föreningens regler eller principer för tryggare rum och man vill ge den som gjort detta ett straff är det föreningens styrelse som fattar beslut i frågan. Vid misstanke om brott ber man att den som utsatts genast vänder sig till polisen eller Brottsofferjouren.
• Det går inte alltid att hitta en lösning:
• Upplevelserna av trakasserier är aldrig identiska och det finns inte lämpliga regler för alla situationer. Ibland går det inte att komma fram till en lösning som den som kontaktat trakasseriombudet är nöjd med. Det här betyder inte att trakasseriombudet har misslyckats i sitt uppdrag. Det kan hända att den som upplevt trakasserier börjar må bättre redan då man diskuterat saken.
• Det lönar sig inte att försöka lösa alla situationer med föreningen som utgångspunkt. Om två personer råkat i gräl med varandra på grund av orsaker som inte har med föreningens verksamhet att göra ska man uppmana dem att reda ut ärendet sinsemellan och att bemöta varandra sakligt då de deltar i föreningens verksamhet.
• Man behöver inte vara ensam i svåra situationer:
• Trakasseriombudet kan vid behov be att parterna tar kontakt med andra instanser som erbjuder hjälp och att till exempel konsultera universitetets eller studentkårens trakasseriombud. Det är viktigt att trakasseriombudet också tar hand om sitt eget välmående och sin ork.

3.2. Att bemöta den som upplevt trakasserier

1. Om du ser eller hör trakasserande eller osakligt beteende ska du avbryta situationen. Du kan till exempel gå med i diskussionen och ifrågasätta det osakliga pratet. Det viktigaste är i alla fall att avbryta situationen. Det kräver mycket mod att ingripa i en trakasserisituation i den stund då situationen pågår.
• Det är inte alltid helt klart om det är fråga om trakasserier eller mobbning. Om du är osäker kan du delta i diskussionen och fråga om allt är bra.
2. Stöd och lyssna på den som upplevt trakasserierna. Fråga hurdan hjälp den som råkat ut för trakasserierna behöver och hur hen önskar att du agerar i situationen.
• Det lönar sig att föra personen lite till sidan så att ni kan diskutera i lugn och ro.
• Ibland vill personen inte genast börja reda ut situationen och det rekommenderas inte heller att man reder ut det som hänt om parterna till exempel är väldigt upprörda eller påverkade av rusmedel. Se till att den som blivit utsatt för trakasserier inte lämnas ensam. Kom överens om när ni talar om saken på nytt.
3. Då du vet hur den som upplevt trakasserierna vill att saken ska hanteras ska du försöka följa personens önskemål.
4. Identifiera dina egna gränser. Konflikt- och trakasserisituationer är tunga också för personerna som är med och reder ut dem. Se till att du inte tar på dig för mycket ansvar utan be att personerna också tar kontakt med andra som erbjuder hjälp. Det är inte meningen att du ska behöva vara proffs inom hälsovården eller expert på att hantera krissituationer. Här kan du hitta exempel på de viktigaste kontaktuppgifterna i krissituationer.

3.3. Att bemöta den som anklagas för trakasserier

1. Ta personen åt sidan. Försök att själv vara så lugn som möjligt och undvik att visa någon som helst attityd även om du strax innan skulle ha hört att personen har gjort hemska saker. Om det inte är möjligt att föra en lugn diskussionen genast efter själva händelsen, till exempel på grund av att parterna är upprörda eller påverkade av rusmedel, är det viktigt att ta upp saken så fort som möjligt, till exempel nästa dag.
2. Personen förstår nödvändigtvis inte att hen har gjort något fel. Berätta för eller påminn personen om de principer som föreningen eller evenemanget följer.
3. Ge din respons på ett konstruktivt sätt. Då du granskar personens beteende och det inte entydigt eller objektivt sett är något fel på beteendet ska du inte anklaga eller beskylla personen för att ha gjort något. Förklara för personen hur hens beteende kan tolkas fel eller skadligt eller på vilket sätt beteendet har förorsakat obehag hos den andra parten. Fokusera på vad personen gjort och hur hen har betett sig, inte på hurdan personen är som människa. Poängtera att den andra partens subjektiva upplevelse är äkta även om hen inte har menat något illa.
4. Ge råd och stöd för hur personen i fortsättningen kan bete sig på ett bättre sätt. Till exempel kan du ge råd om hur personen ännu kan stanna kvar på evenemanget utan att de andra deltagarna känner obehag. Efter er diskussion är det viktigt att personen förstår vad det är i hens beteende som har lett till att beteendet har uppfattats som osakligt. Om personen förstår detta kan hen ändra sitt beteende. Efter er gemensamma diskussion kan du utgå från att personen vet hur hen inte ska bete sig.
5. Om personen fortsätter bete sig osakligt lönar det sig att avlägsna personen från evenemanget. Det är skäl att vara i kontakt med personen efteråt och diskutera det som hänt.

Den som anklagas för trakasserier ska bemötas på ett konstruktivt sätt och utan att hen genast anses skyldig, så att man undviker konflikter och istället, genom samarbete, försöker få båda parter att förstå det som hänt och hurdant beteende som är önskvärt i fortsättningen. Det är viktigt att man lär sig av sina misstag och att man får en möjlighet att ändra sitt beteendemönster, så att personen som anklagas för trakasserier inte automatiskt stämplas på grund av sitt beteende.

3.4. Anvisningar för hur man hanterar anmälningar om trakasserier

1. Ta det som hänt på allvar. Börja genast reda ut situationen.
2. Ta reda på vad som har hänt både av den som har upplevt trakasserierna och den som anklagas för trakasserierna. Låt parterna berätta om händelserna med egna ord och behandla båda parter likvärdigt och rättvist. Båda parter måste få berätta om sin egen syn på saken och uttala sig.
3. Fråga parterna hur de önskar att man reder ut ärendet. Ibland vill personerna bara berätta om de trakasserier de upplevt och få en bekräftelse på att deras upplevelse är sann. Ibland kan båda parter vara nöjda med att man ger respons till den andra parten.
• Ibland kan personernas önskemål vara orealistiska, till exempel att den andra parten ska uteslutas ur föreningen. Trakasseriombuden delar inte ut straff och bestämmer inte heller om andra sanktioner. Förklara öppet din roll och vad det betyder. Om personen ändå kräver att den andra personen ska få ett straff hänvisar du hen till styrelsen för vidare diskussioner.
4. Du kan ordna en gemensam diskussion om båda parterna önskar det. Du kan läsa mera om det här under punkten Diskussion mellan parterna.
5. Följ upp situationen. Se till att man håller fast vid de fortsatta åtgärder som man har kommit överens om. Du kan till exempel ta kontakt med båda parter efter en-två månader och fråga hur saker och ting har gått. Samtidigt kan du be att få respons på processen.
6. Ibland kan den ena parten eller båda parter vara missnöjda med hur saken har hanterats. Det kan finnas flera olika orsaker till missnöjet och det betyder inte nödvändigtvis att hanteringen av ärendet har misslyckats.
• Den respons som processen får kan vara saklig men ibland kan personer använda möjligheten att ge respons och ta kontakt med de föreningsaktiva på fel sätt, som ett slags vapen i konflikten. I dylika fall är det skäl att bestämt men vänligt ge ett svar i vilket framkommer att ärendet inte längre behandlas om situationen inte har fortgått eller ändrat. Efter det här meddelandet kan man lämna eventuella fortsatta meddelanden obesvarade.

3.5. Diskussion mellan parterna

En diskussion mellan parterna kan i bästa fall hjälpa till att lösa situationen och göra att parterna förstår varandra och varandras åsikter bättre. Diskussioner passar dock inte i alla fall då det skett trakasserier. Till exempel kräver en situation då mobbning pågått en lång tid att den som hanterar frågan är insatt och har relevant kunnande i dylika frågor. Föreningen kan inte heller behandla fall där det förekommer misstanke om brott.

3.6. Sanktioner

Om trakasserierna och det osakliga beteendet inte tar slut trots att man diskuterat saken är det möjligt att föreningen måste överväga sanktioner. Innan man överväger sanktioner ska man ändå diskutera med parterna och sträva efter att det icke-önskade beteendet upphör. Om det inte går att lösa problemet med att diskutera det lönar det sig att prova med att ge en muntlig eller skriftlig varning. Avsikten med varningen är att ge en person en sista möjlighet att förändra sitt beteende. Om en diskussion och en varning ändå inte är tillräckliga eller om man provat dessa och problemet trots allt kvarstår kan föreningen överväga att vidta kraftigare åtgärder.

Vi rekommenderar att man först förbjuder personen att under en viss tid delta i föreningens evenemang eller verksamhet. Alla måste få en möjlighet att lära sig och ändra sitt beteende och ibland kan ett portförbud på viss tid räcka för att personen ska förstå situationen. Om det osakliga beteendet fortsätter efter att portförbudet på viss tid upphört kan föreningen överväga att utesluta medlemmen ur föreningen.

Det är i första hand föreningens (eller nationens) stadgar som fastställer hur portförbud eller andra disciplinära åtgärder ska användas. Om stadgarna innehåller regler för hur beslut fattas i dylika ärenden är det mycket viktigt att man följer stadgarna, även om dessa skulle stå i strid mot vad som står i denna guide. Allmänt taget är det bra att en person vet hurdana sanktioner hens beteende kan leda till. Det är bra om det framkommer i föreningens stadgar eller i reglementet som fastställs i stadgarna hurdana sanktioner föreningen kan använda sig av. Detta är att rekommendera för att försäkra sig om rättsskyddet både för den som utsätts för sanktionen och den som ger sanktionen.

Här följer ett exempel på hur föreningen kan fatta beslut om portförbud:

1. Man beslutar vid vilket möte styrelsen behandlar ärendet. Man ber att alla parter lämnar in en skriftlig eller muntlig redogörelse före mötet. Då man ber om redogörelsen är det bra att nämna följande:
• Vi vill höra era åsikter om den situation som uppstått.
• Styrelsen behandlar ärendet på sitt möte xx.xx.xxxx (datum).
  
• Dessutom kan det vara bra att fastställa en tidsfrist inom vilken redogörelsen ska ges. Efter detta kan styrelsen anse att personen inte är villig att reda ut frågan. En rimlig tidsfrist är, beroende på situationen, vanligen ca 2 två veckor.
2. Styrelsen måste redan i förväg känna till vilka frågor man ska fatta beslut om, vad som ska protokollföras och varför man gör allt det här.
• Vem deltar i mötet?
• Är de som deltar jäviga?
• Om det finns någon som helst orsak att det förekommer jäv hos någon som deltar i beslutsfattandet är det skäl att fråga om detta direkt.
• Vad är målet med beslutet som fattas?
• Till exempel: ”Föreningen vill garantera en trygg verksamhetsomgivning för sina medlemmar och upplever att som en följd av X och Y är detta inte möjligt om inte medlem Z:s rättigheter att delta begränsas”.
• Vilket är beslutet?
• Vilka är motiveringarna för beslutet?
• När träder beslutet i kraft? Är beslutet fattat på viss tid eller är det i kraft tillsvidare?
• Träder beslutet i kraft omedelbart då protokollet är offentligt eller då beslutet meddelas till berörda parter? Eller på något annat sätt?
• Ytterligare lönar det sig att komma överens om hur beslutet ska meddelas till berörda parter.
3. Till slut meddelas beslutet till berörda parter (t.ex. genom ett telefonsamtal, ett möte där man träffar personerna, ett meddelande eller ett e-postmeddelande). Då man meddelar om beslutet är det mycket viktigt att man kortfattat redogör för motiveringarna till beslutet och att man vid behov erbjuder sig att ordna ett möte för att diskutera frågan närmare.
4. Eftersom styrelsens beslut är offentligt (eller information om beslutet kan i alla fall sprida sig offentligt, eftersom man måste informera berörda parter om det), kan det vara bra att skriva en bilaga som behandlar fallet, och som till exempel sekreteraren för mötet vid behov kan dela ut. I så fall nämner man i protokollet inte namnet på den person som får sanktionen, utan all information som kan identifiera berörda parter finns i bilagorna. På detta sätt kan protokollet vara offentligt och informera om alla aspekter av beslutet, men detaljer om fallet finns inte genast till påseende och det ökar trygghetskänslan för parterna. Det är också möjligt att besluta att hela protokollet är konfidentiellt.