HUS föreningsbidrag

1. Allmänt om bidrag och tjänster

Syftet med HUS föreningsbidrag är att stöda studentkårsmedlemmarnas aktivitet och skapa så bra ramar som möjligt för föreningarna att utveckla  och  koncentrera sig på sin verksamhet. Utöver lokaler stöder HUS sina föreningars verksamhet med mångsidiga tjänster och ekonomiskt bidrag.

Föreningarna kan ansöka om följande bidrag:

• Verksamhetsbidrag
• Stöd till föreningstidningar
• Projektbidrag
• Möbleringsstöd
• Stöd för innovativa inlärningsformer

Föreningarna kan även använda studentkårens utrustningstjänster.

2. Verksamhetsbidrag

HUS delar ut bidrag till föreningarna i sin krets för att möjliggöra verksamhet. Verksamhetsbidraget beviljas till de föreningar som verkar inom HUS och som uppfyller kriterierna för beviljandet av bidrag. Ekonomidirektionen ansvarar för fördelningen av verksamhetsbidrag. Bidraget ansöks årligen i februari  via Tahlo-systemet. Noggrannare tidsgränser meddelas på epostlistan hyy-jarjestot och på HUS webbplats men en fungerande minnesregel är ansökning under februari.

Bruksanvisningen för Tahlo kan läsas i underkapitlet  Bruksanvisning för Tahlo.

Det är möjligt att betalas förskott på verksamhetsbidraget före det slutliga bidragsbeslutet. Förskottet beviljas till föreningar som beviljats bidrag föregående år och som lämnat in verksamhetsplanen och budgeten för  pågående år och föregående års verksamhetsberättelse. Förskottet dras av från det slutliga beloppet som styrelsen beviljar och återstoden betalas till föreningen genast när  alla begärda bilagor lämnats in  till studentkåren.

Beslutet om  fördelningen av verksamhetsbidrag  fattas av HUS ekonomidirektionen.  Ekonomidirektionen beslutar årligen om principerna och kriterierna för fördelningen av verksamhetsbidrag.

Ekonomidirektionens giltiga beslut beträffande verksamhetsbidraget finns på HUS webbplats.

Följande dokument behövs som bilagor till verksamhetsbidragsansökan:

• Budget för  pågående år/period
• Verksamhetsplan för pågående år/period
• Föregående års/periods resultaträkning
• Föregående års/periods balansräkning
• Föregående års/periods boksluts- eller verksamhetsgranskningsberättelse med underteckningar
• Föregående års/periods verksamhetsberättelse
• Föregående års/periods verksamhetskalender

Övriga bilagor kan bifogas till ansökan under punkten ”övriga bilagor”, till exempel  föreningens likabehandlings- och miljöplan o dyl. Om de övriga bilagorna är många till antalet ska de dock laddas som en enda PDF-fil.

Före tidsfristen för verksamhetsbidragsansökan ska åtminstone preliminära dokumentversioner på alla nödvändiga bilagor lämnas in så att verksamheten överhuvudtaget kan bedömas av ekonomidirektionen. Efter  tidsfristen kan inte lovas att  bilagorna hinner bedömas när föreningen poängsätts.

Beträffande verksamhetsgranskningsberättelsen kan även en preliminär version vara en omöjlighet så om den kan man  kort skriva varför den inte kunnat lämnas in, till exempel ”verksamhetsgranskningen har inte hunnits utföras, slutliga bilagor lämnas in senast den dd.mm”.

Verksamhetsbidragsansökans slutliga bilagor kan kompletteras fram till slutet av september. Verksamhetsbidragets slutsumma betalas ändå inte till föreningen om den inte lämnat in de slutliga versionerna på alla nödvändiga dokument. Beträffande verksamhetsgranskningsberättelsen krävs även underteckningar.

2.1. Bruksanvisning för Tahlo

TAHLO dvs. ansökningsblanketten för verksamhetsbidrag öppnas i början av året och stängs en bestämd dag som meddelas i föreningsbulletinen, oftast i månadsskiftet februari-mars. Under blankettens öppettid kan föreningarna uppdatera sina kontaktuppgifter och lämna in ansökningsbilagorna för verksamhetsbidraget. TAHLO ska ovillkorligen fyllas i  för att få HUS verksamhetsbidrag.

Logga in i TAHLO på adressen tahlo.hyy.fi med föreningens användarnamn. Om föreningens användarnamn eller lösenord tappas bort kan du be om ett nytt av HUS föreningssakkunniga.

Sidspecifika anvisningar om hur TAHLO ska användas har samlats nedan. Om anvisningarna inte ger svar på din fråga kan du ta kontakt med föreningssakkunniga eller ekonomidirektionsordförande eller föreningsansvariga i HUS styrelse.

Basuppgifter

Fyll i de tomma punkterna och kontrollera att redan befintliga uppgifter i systemet är  korrekta. Föregående års uppgifter syns automatiskt på den här sidan.

• Användarnamn: Namn som din förening använder om sig. till exempel Akateeminen Tuubaseura
• Officiellt namn: Föreningens namn som registrerats i föreningsregistret. till exempel Helsingin Yliopiston Akateeminen Tuubaseura ry.
• Förkortning: (Eventuell) förkortning på föreningens namn. till exempel Tuubaseura
• Postadress: Föreningens postadress. Om föreningen har ett postfack  till exempel i  Nya studenthuset eller på institutionen, ange postfackets adress. Om föreningens post mottas av en styrelsemedlem till exempel ordförande, anges ordförandens hemadress som adress.
• Ordf./styrelselistans adress: Adress dit HUS till exempel skickar  alla föreningsbulletiner. Här lönar det sig att använda en stadigvarande adress (till exempel styrelsens stadigvarande epostlista som föreningen kan byta mottagare till) med vilken så många aktiva som möjligt nås  för att underlätta informationsutbyte. Om föreningens styrelse har en egen postlista, fyll i adressen här. Observera att det nya lösenordet som ersätter ett borttappat skickas till denna adress.
• Telefon: Ordförandes eller någon annan kontaktansvarig persons telefonnummer.
• Bankförbindelse: Konto som det beviljade verksamhetsbidraget betalas till. Fyll i bankkontonumret i IBAN-form.
• Föreningen registrerad: Har föreningen införts eller kommer att införas i Patent- och registerstyrelsens föreningsregister? Du kan kontrollera registreringsdatumet  på PRH:s Föreningsnätet.
• Registreringsdatum: Datumet när föreningen infördes i PRH:s föreningsregister. Lämna ofylld om föreningen inte har införts.
• Grundandedatum: Datum då föreningen grundades. Om föreningen inte är en registrerad förening, fyll i föreningens grundandedatum.
• Är föreningen underställd en annan förening? Är föreningen underställd en takorganisation? Ämnesföreningen kan vara underställd fakultetsföreningen eller hobbyföreningen möjligtvis ha en nationell eller internationell takorganisation.
• Underföreningar: Om föreningen verkar som takorganisation för andra föreningar, fyll i underföreningarnas namn här.
• Föreningens styrelse: Fyll i information om styrelsemedlemmarna här. En befattning/ett ansvarsområde per rad, ett namn per rad. Observera att ordförande, kassör och sekreterare är obligatoriska fält. Ansvariga samlas på HUS meddelandelistor till exempel studieansvariga på studieansvarigas epostlista. Klicka för att få fler rader.

Årsinformation

• Med denna ansökan anhåller/anhåller inte vår förening om HUS verksamhetsbidrag för år 20xx. Kryssa för i rutan om föreningen ansöker om HUS verksamhetsbidrag för det kommande året.
• Föreningens medlemsantal 31.12.20xx: Kontrollera i föreningsregistret hur många medlemmar föreningen hade i slutet av ifrågavarande år. Det är alltid fråga om föregående år.
• Av vilka  HUS medlemmar: Hur många av ovannämnda är HUS-medlemmar.
• Uträkning av medlemsantal: Rullgardinsmenyn ger tre alternativ: ”Medlemsförteckning”, ”Betalat medlemsavgift” och ”Övrig”. Välj  det alternativ som det tidigare inmatade medlemsantalet baserar sig på.
• Övrig motivering, vad: Om du svarade ”Övrig” på föregående fråga, redogör här för hur medlemsantalet har uträknats.
• Antal medlemmar som betalat medlemsavgiften 20xx: Hur många föreningsmedlemmar betalade medlemsavgiften ifrågavarande år. Det är alltid fråga om föregående år.
• Medlemsavgiftbelopp: Hur stor var föreningens medlemsavgift år 20xx. Det är alltid fråga om  föregående år.

Bedöm utifrån föreningens verksamhetsberättelse hur många medlemstillställningar (fester, ekskursioner, föreläsningar, klubbkvällar osv) ni hade år 20xx: Meddela här, enligt deltagarantal, hur många och hur stora evenemang som föreningen ordnade för medlemmarna föregående år. Om föreningen till exempel har deltagit på festivaler, räknas evenemanget enligt antalet deltagande föreningsmedlemmar, inte evenemangets totala deltagarantal.

Kalendertext

Om du vill kan du mata in en föreningsbeskrivning som trycks i HUS studentkalender. Texten fås med i kalendern endast genom att fylla i blanketten. Det finns endast en version av Studentkalendern där finska, svenska och engelska används parallellt. Du kan alltså använda de språk du vill i föreningens kalendertext. Textens längd är maximalt 400 tecken. HUS förbehåller sig rätten att redigera och förkorta texter.

Lokaler

Om din förening har en egen föreningslokal, klicka på rubriken ”lägg till rad” och kontrollera lokalinformationen under punkten ”Redigera information”. Information om lokalen skrivs in på sidan som öppnas: Välj ett lämpligt alternativ i rullgardinsmenyn under rubriken Lokalägare. I övriga fält ifylls begärd information.

Tidningar

Om föreningen ger ut en tidning, välj tidningens namn i listan och kontrollera tidningsinformationen på sidan som öppnas. Observera att föregående års uppgifter uppkommer automatiskt. Om föreningen vill grunda en ny tidning, klicka ”lägg till tidning”. Nödvändig information skrivs in på sidan som öppnas. Efterfrågade uppgifter används för att fördela HUS stöd till föreningstidningar.

Bilagor

På den här sidan laddas alla bilagor för verksamhetsbidragsansökan. Alla bilagor ska vara i PDF-format. Vid bilagorna som laddats i systemet står antingen ”Bilagefilen har mottagits” och tidsstämpel eller ”Bilagan har mottagits” och tidsstämpel och under detta ”Bifogad fil godkänts” med tidsstämpel. Det förstnämnda betyder att bilagan inte har bekräftats som en slutlig version (bilagorna kan lämnas in som preliminära i TAHLO) eller att bilagorna  av någon orsak inte har kunnat öppnats el. dyl.

Modelldokumenten för bilagorna kan kontrolleras på sidan ”Modelldokument för bidrag”.

Föreningsstöd

Den här sidan fylls i av HUS ekonomidirektion. Ekonomidirektionen fyller i bidragssumman som föreningen beviljats i verksamhetsbidragsfördelningen och individuella beviljandegrunder som baserar sig på ansökningsbilagorna.

3. Stöd till föreningstidningar

HUS beviljar stöd till sina föreningars tryckta tidningar. I sin nuvarande form har stödet till föreningstidningarna fördelats sedan år 2006. Ursprungligen var stödet till för att användas för tidningstryckkostnaderna varför stödet inte beviljades för nättidningar, men nuförtiden beviljas stödet även för nättidningar. Mer information om stödet till föreningstidningar finns på HUS webbplats.

Ansökning

Tidningsstödet ansöks i samband med verksamhetsbidraget i Tahlo-systemet, på mellanbladet ”Tidningar”. Tidningsstödet ansöks samtidigt som verksamhetsbidrag, alltså senast i slutet av februari.

Beviljande

Tidningsstödets storlek bestäms utifrån stödgrunderna. Du kan sätta dig in i tidningsstödsmodellen på HUS webbplats. Villkoret för stödet är att tidningen som får stöd skickas till HUS centralbyrå. På så sätt försäkrar vi oss om att tidningen ges ut på riktigt. Dessutom ska det nämnas  i tidningen att tidningen får HUS stöd till föreningstidningar.

Nättidningslänkar som  skickats per epost till adressen jarjesto@hyy.fi (eller direkt till föreningssakkunniga) anses skickade till byrån.

4. Projektbidrag

HUS beviljar projektbidrag till föreningar inom studentkåren och till grupper av medlemmar. Med projektbidraget möjliggörs större och högklassigare projekt som genomförandeaktörerna annars inte skulle ha råd med. Projektbidrag beviljas för ett visst användningsändamål och återkrävs om aktören som beviljats bidraget inte kan påvisa att pengarna använts för projektet i fråga.

Ansökning

Ansökningstidens början meddelas i föreningsbulletinen och övriga föreningsinformationskanaler.

Projektbidragsansökan görs fritt formulerat och ur den bör ändå följande saker framgå:

• Projektets namn
• Organiserande aktör (förening/annan)
• Hur mycket ansökas
• Kontaktuppgifter till den ansvariga personen: namn, telefonnummer, e-postadress
• Aktörens kontonummer

Ansökan ska innehålla följande uppgifter som själva projektet:

• Projektidé: vad kommer att göras
• Mål: vad eftersträvas att få till stånd med projektet
• Orsak: varför vill man genomföra projektet
• Tidpunkt: när kommer projektet att genomföras/tar projektet en dag/en vecka/annat
• Ansvarsfördelning: vem ansvarar för vilket delområde
• Målgrupp: till vem riktar sig projektet
• Eventuellt samarbete, alltså utförs projektet i samarbete med någon aktör

Ansökan ska också innehålla en projektbudget, dvs. en beskrivning av intäkter och utgifter

Ansökningarna skickas så som  anvisas i utlysningen. Oftast skickas ansökningarna  antingen till adressen jarjesto@hyy.fi,   per epost till ekonomidirektionsordförande eller i pappersform till servicebyrån.

I allmänhet fördelas stödet på våren.

Beviljande

HUS styrelses ekonomidirektion beslutar om beviljandet av bidrag. Bidraget beviljas på basis av  projektkvaliteten. Vid beslutsfattandet tas även i beaktande hur bra projekten befrämjar studentkårens värderingar och mål. Dessutom kan ekonomidirektionen bestämma att ett visst år gynnas ett visst tema för projektbidragen. Om så beslutas, meddelas eventuella teman eller prioriteringar i utlysningen.

5. Möbleringsstöd

HUS fördelar pengar till sina  föreningar för möbelanskaffningar. Syftet med stödet är att hjälpa och uppmuntra föreningarna att utveckla och göra föreningslokalen bekvämare. Möbleringsstödet är till för föreningar som verkar i HUS lokaler.

Stödandelen är totalt ungefär 3000 euro per år. Stödet kan ansökas året om men stödet har eftersträvats att fördelas så att ungefär hälften beviljas på våren och hälften på hösten. Varje ansökning behandlas ändå  fall för fall. Föreningssakkunniga ansvarar för fördelningen av stödet.

Ur stödansökan ska följande framgå: ansökande förening, stödobjekt, budget och objektets betydelse. Den undertecknade ansökan skickas antingen till föreningssakkunniga per post eller som epostbilaga till adressen jarjesto@hyy.fi.

Läs mer om möbleringsstödet på HUS webbplats.

6. Stöd för innovativa inlärningsformer

HUS beviljar årligen stöd för studenternas projekt i form av stöd för innovativa inlärningsformer.  Stödets syfte är att uppmuntra studenterna att utveckla studier och studieformer självständigt. Stödet beviljas för studieprojekt som  organiseras av studenterna såsom  olika kurser eller nya studiemetoder. Stödet kan ansökas av såväl enskilda studenter som föreningar, och en naturlig utvecklare kan till exempel vara studieansvariga på ämnesföreningen. Stödets ansöks i allmänhet på våren.

Noggrannare information och ansökningsanvisningar publiceras i allmänhet på våren på HUS webbplats och  i olika bulletiner. Ekonomidirektionen ansvarar för fördelningen av stödet men beredningen sköts av utbildningspolitiska sektorn, så eventuella tilläggsfrågor lönar sig att riktas till dem. Kontaktuppgifterna finns vanligtvis i utlysningen.