HYYn tuet järjestöille

1. Tuista ja palveluista yleisesti

HYYn järjestöpalveluiden tarkoituksena on tukea ylioppilaskunnan jäsenten aktiivisuutta ja luoda järjestöille mahdollisimman hyvät puitteet keskittyä toimintaansa ja sen kehittämiseen. Tilojen lisäksi HYY tukee piirissään toimivien järjestöjen toimintaa tarjoamalla monipuolisia palveluita sekä suoraa taloudellista tukea.

Järjestöt voivat hakea seuraavia avustuksia:

• Toiminta-avustus
• Järjestölehtituki
• Projektituki
• Kalustetuki
• Innovatiivisten oppimismuotojen tuki

Järjestöt voivat käyttää myös ylioppilaskunnan laitepalveluita.

2. Toiminta-avustus

HYY jakaa piirissään toimiville järjestöille tukea toiminnan mahdollistamiseksi. Toiminta-avustusta myönnetään HYYn piirissä toimiville järjestöille, jotka täyttävät tuen myöntämisen kriteerit. Toiminta-avustuksen jaosta vastaa talousjohtokunta. Tukea haetaan vuosittain helmikuun aikana Tahlo-järjestelmän kautta. Tarkoista aikarajoista tiedotetaan hyy-jarjestot-sähköpostilistalla sekä HYYn verkkosivuilla, mutta helmikuun aikana hakeminen on käytännössä aina toimiva muistisääntö.

Tahlon käyttöohje on luettavissa alaluvussa Tahlon käyttöohje.

Toiminta-avustuksesta on mahdollista saada ennakkoa ennen lopullista tukipäätöstä. Ennakkoa myönnetään järjestöille, joille on myönnetty avustusta edellisenä vuonna ja jotka ovat toimittaneet kuluvan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin sekä edellisvuoden toimintakertomuksen. Hallituksen myöntämästä lopullisesta summasta vähennetään maksetun ennakon määrä ja loppuosa maksetaan järjestölle kun se on toimittanut kaikki vaaditut liitteet ylioppilaskuntaan.

Päätöksen toiminta-avustuksen jakamisesta tekee HYYn talousjohtokunta. Talousjohtokunta päättää vuosittain toiminta-avustuksen jakamisen periaatteista ja kriteereistä.

Voimassa olevat talousjohtokunnan päätökset toiminta-avustukseen liittyen sijaitsevat HYYn verkkosivuilla.

Toiminta-avustushakemuksessa tarvitaan liitteiksi seuraavat järjestön asiakirjat:

• Talousarvio kuluvalle vuodelle / kaudelle
• Toimintasuunnitelma kuluvalle vuodelle / kaudelle
• Tuloslaskelma edelliseltä vuodelta / kaudelta
• Tase edelliseltä vuodelta / kaudelta
• Tilin- tai toiminnantarkastuskertomus edelliseltä vuodelta / kaudelta, allekirjoituksineen
• Toimintakertomus edelliseltä vuodelta / kaudelta
• Toimintakalenteri edelliseltä vuodelta / kaudelta

Hakemukseen voi liittää lisäksi muita liitteitä kohtaan ”muut liitteet”. Nämä voivat olla esimerkiksi järjestön yhdenvertaisuus- tai ympäristösuunnitelma tms. Mikäli muita liitteitä on useampia, tulee ne kuitenkin ladata yhtenä PDF-tiedostona.

Toiminta-avustuksen haun määräaikaan mennessä kaikista vaadittavista dokumenteista on toimitettava vähintään alustavat versiot, jotta ylipäänsä talousjohtokunta voi toimintaa arvioida. Määräajan jälkeen ei voida luvata, että liitettä ehditään arvioida järjestöä pisteyttäessä.

Toiminnantarkastuskertomuksen kohdalla alustavakin versio voi olla mahdottomuus, joten sen kohdalle voi laittaa alustavasti lyhyen selityksen siitä, miksei sitä ole voitu toimittaa, esim. ”toiminnantarkastusta ei ole vielä ehditty tekemään, lopulliset liitteet toimitetaan pp.kk. mennessä”.

Toiminta-avustushakemuksen lopullisia liitteitä voi täydentää syyskuun loppuun saakka. Toiminta-avustuksen loppusummaa ei kuitenkaan makseta järjestölle, mikäli se ei ole toimittanut lopullisia versioita kaikista vaadituista dokumenteista. Toiminnantarkastuskertomuksen osalta tähän vaaditaan myös allekirjoitukset.

2.1. Tahlon käyttöohje

TAHLO, tai Tahlo, on lyhenne sanoista 'toiminta-avustuksen hakulomake'. TAHLO avataan alkuvuodesta ja suljetaan järjestötiedotteessa erikseen määrättävänä päivänä, yleensä helmi-maaliskuun vaihteessa. Lomakkeen aukioloaikana järjestöt voivat päivittää yhteystietonsa ja jättää järjestelmään toiminta-avustuksen hakuliitteensä. TAHLOn täyttäminen on ehdotonta HYYn toiminta-avustuksen saamiseksi.

TAHLOon kirjaudutaan järjestökohtaisilla tunnuksilla osoitteessa tahlo.hyy.fi. Jos järjestön tunnus tai salasana häviää, HYYn järjestöasiantuntijalta voi tiedustella uutta salasanaa.

Alle on kerätty sivukohtaiset ohjeet siitä, kuinka TAHLO tulee täyttää. Mikäli nämä ohjeet eivät vastaa kysymykseesi, voit ottaa yhteyttä järjestöasiantuntijaan, HYYn hallituksen talousjohtokunnan puheenjohtajaan tai järjestövastaavaan.

3. Järjestölehtituki

HYY myöntää piirissään toimivien järjestöjen painetuille lehdille tukea. Järjestölehtitukea on jotakuinkin nykymuodossaan jaettu vuodesta 2006 lähtien. Alun perin tuki oli tarkoitettu käytettäväksi lehden painokustannuksiin, minkä vuoksi sitä ei myönnetty verkkolehdille, mutta nykyään verkkolehdillekin myönnetään tukea. Lisätietoja järjestölehtituesta HYYn nettisivuilla.

Hakeminen

Lehtitukea haetaan toiminta-avustushaun yhteydessä Tahlo-järjestelmässä, välilehdeltä 'Lehdet'. Lehtitukea haetaan samaan aikaan kuin toiminta-avustusta, eli helmikuun loppuun mennessä.

Myöntäminen

Lehtituen suuruus määräytyy tuen perusteiden pohjalta. Vuosittain päätettävään lehtitukimalliin voi perehtyä HYYn sivuilla. Tuen ehtona on, että tukea saavaa lehteä toimitetaan HYYn keskustoimistolle. Näin varmistutaan siitä, että lehti ilmestyy oikeasti. Lisäksi lehdessä tulee olla maininta, että lehti saa HYYn järjestölehtitukea.

Verkkojulkaisujen osalta sähköpostitse osoitteeseen jarjesto@hyy.fi (tai suoraan järjestöasiantuntijalle muutoin) lähetetty verkkolehden linkki katsotaan toimistolle lähetetyksi.

4. Projektituki

HYY myöntää projektitukea piirissään toimiville järjestöille sekä jäsentensä ryhmittymille. Projektituella mahdollistetaan suurempien ja laadukkaampien hankkeiden toteuttaminen, joihin niitä toteuttavilla tahoilla ei muuten olisi varaa. Projektituki myönnetään tiettyyn käyttötarkoitukseen ja se peritään pois mikäli taho, jolle se on myönnetty, ei pysty osoittamaan, että rahat on käytetty kyseiseen projektiin.

Hakeminen

Tuen hakemisen alkamisesta ilmoitetaan järjestötiedotteessa ja muilla järjestöviestinnän kanavilla.

Projektitukihakemus tehdään vapaamuotoisena, siinä täytyy kuitenkin tulla esille seuraavat asiat:

• Projektin nimi
• Järjestävä taho (järjestö/jokin muu)
• Haettu summa
• Vastuuhenkilön yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti
• Järjestävän tahon tilinumero

Itse projektista on tuotava esille seuraavat asiat:

• Projektin idea: mitä ollaan tekemässä
• Tavoite: mitä projektilla pyritään saamaan aikaiseksi
• Syy: miksi projekti halutaan toteuttaa
• Ajankohta: milloin projekti aiotaan toteuttaa / kestääkö projekti päivän/viikon/muu
• Vastuujako: kuka vastaa mistäkin osa-alueesta.
• Kohde: kenelle projekti on suunnattu
• Mahdollinen yhteistyö eli tehdäänkö projekti yhteistyössä jonkun tahon kanssa

Hakemuksessa tulee esitellä myös projektin talousarvio, eli kuvaus menoista ja tuloista.

Hakemukset toimitetaan siten kuin hakuilmoituksessa ohjeistetaan. Useimmiten hakemukset toimitetaan joko osoitteeseen jarjesto@hyy.fi, talousjohtokunnan puheenjohtalle sähköpostitse tai palvelutoimistoon paperiversiona.

Yleensä tukea jaetaan keväisin.

Myöntäminen
Tuen myöntämisestä päättää HYYn hallituksen talousjohtokunta. Tukea myönnetään toteutettavien projektien laadukkuuden perusteella. Usein päätöstä tehtäessä otetaan myös huomioon, kuinka hyvin projektit edistävät ylioppilaskunnan arvoja ja tavoitteita. Talousjohtokunta voi lisäksi päättää, että projektituissa voidaan jonain vuonna suosia jotain tiettyä teemaa. Mikäli näin päätetään, ilmoitetaan mahdollisesta teemasta tai painopisteistä hakuilmoituksessa.

Myöntämisen jälkeen
Tuen myöntämisen ehdoissa määritellään usein aikahaarukka, jonka aikana projektin tulee tapahtua. Projektin toteuduttua tulee HYYlle toimittaa raportti tapahtuman toteutuneista kustannuksista ja tapahtuman kulusta erityisesti suhteessa tukihakemuksessa esitettyihin tavoitteisiin. Raportin lähettämiselle annetaan tavallisesti jonkinlainen takaraja, joka usein on seuraavan vuoden helmikuun loppu. On kuitenkin helpointa lähettää raportti mahdollisimman ripeästi projektin toteutumisen jälkeen.

5. Kalustetuki

HYY jakaa piirissään toimiville järjestöille rahaa kalustehankintoihin. Tuen tarkoitus on auttaa ja kannustaa järjestöjä kehittämään ja mukavoittamaan käytössään olevia järjestötiloja. Kalustetuki on tarkoitettu HYYn tiloissa toimiville järjestöille.

Tuen suuruus on vuosittain yhteensä noin 3000 euroa. Tukea voi hakea ympäri vuoden, mutta tuki on pyritty jakamaan niin, että noin puolet summasta myönnetään keväällä ja puolet syksyllä. Jokainen hakemus käsitellään kuitenkin tapauskohtaisesti. Tuen jakamisesta vastaa järjestöasiantuntija

Tukihakemuksesta on käytävä ilmi seuraavat seikat: hakeva järjestö, tuen kohde, budjetti ja kohteen merkitys. Allekirjoitettu hakemus tulee lähettää joko järjestöasiantuntijalle postitse tai sähköpostin liitteenä osoitteeseen jarjesto@hyy.fi.

Lisää tietoa kalustetuesta löydät HYYn nettisivuilta.

6. Innovatiivisten oppimismuotojen tuki

HYY myöntää vuosittain opiskelijoiden projekteihin innovatiivisten oppimismuotojen tukea. Tuen tarkoituksena on kannustaa opiskelijoita kehittämään oma-aloitteisesti opiskelua ja opiskelumuotoja. Tukea myönnetään opiskelijoiden organisoimille opiskeluprojekteille, joita voivat olla esimerkiksi erilaiset kurssit tai uudet opiskelutavat. Tukea voivat hakea niin yksittäiset opiskelijat kuin järjestötkin, ja luonteva kehittelijä voi olla esimerkiksi ainejärjestön opintovastaava. Tuki tulee haettavaksi vuosittain yleensä keväällä.

Tarkemmat tiedot ja ohjeet tuen hakemiseen julkaistaan yleensä keväällä HYYn verkkosivuilla ja erilaisissa tiedotteissa. Tuen jakamisesta vastaa muodollisesti talousjohtokunta, mutta valmistelusta vastaa koulutuspoliittinen sektori, joten mahdolliset lisätietokyselyt kannattaakin osoittaa heille. Yhteystiedot löytyvät useimmiten hakuilmoituksesta.