Handbok för evenemangssäkerhet

Vi skapar grunden för ett tryggt evenemang redan i planeringsskedet. Genom förebyggande åtgärder kan vi förutse problem och då arrangörerna är förberedda känner de sig säkra på hur de ska agera i olika situationer. I HUS föreningsguide finns allmänna anvisningar då det gäller att planera evenemang. Guiden och anvisningarna är tills vidare på finska.

Beakta i alla fall följande saker:

1. På ett evenemang följs principerna för tryggare rum och principerna för evenemangssäkerhet.

Då det finns gemensamma spelregler för evenemang är det mycket lättare att ingripa i osakligt beteende. Syftet med principerna är att skapa tillvägagångssätt som gör det möjligt för var och en att främja en likvärdigare och tryggare atmosfär på ett evenemang.

Principerna kan vara olika beroende på evenemanget: det kan till exempel vara nödvändigt att skapa andra principer för ett distansevenemang än för live-evenemang. Det finns olika modeller för detta till exempel i HUS principer för tryggare rum och formulera principerna så att de passar er egen förening eller tillställning.

 

2. Det finns minst två evenemangssäkerhetspersoner på ett evenemang.

Olika föreningar har olika benämningar för dessa evenemangssäkerhetspersoner, till exempel talar man om likabehandlingsövervakare eller stödperson - sist och slutligen är det ändå fråga om samma sak. En säkerhetsperson vid ett evenemang är en person som deltagarna kan tala med om problemsituationer som har uppstått under tillställningen. Evenemangets säkerhetsperson hjälper så gott hen kan i situationen.

Evenemangets säkerhetsperson är inte polis, läkare, psykolog eller en supermänniska. Hen är inte heller den enda som vidtar åtgärder i en problemsituation. Såväl styrelsemedlemmarna som evenemangets arrangörer ska alla känna till hur man går till väga i olika situationer och vara beredda att reagera vid behov. Saker som man berättar för evenemangets säkerhetsperson är konfidentiella och det är bra att alla deltagare är medvetna om detta. En deltagare måste kunna lita på att om hen råkar ut för trakasserier och man ingriper i en dylik situation sprids detta inte vidare inom föreningen.

Evenemangssäkerhetspersonen ska:

• synas tydligt med något lätt igenkännligt tecken (t.ex. ett band, reflexväst, pins)
• kunna fungera under hela sitt skift (är fullständigt nykter)
• vara möjligast neutral i alla situationer
• känna till evenemangssäkerhet (till exempel med hjälp av denna handbok) och platsen där evenemanget hålls
• vara en person som det är lätt att närma sig

3. Tydlig information om principerna för evenemangssäkerhet och säkerhetspersonerna.

Genom att på förhand informera om säkerheten vid evenemanget säkerställer vi att alla deltagare kan förbinda sig vid de gemensamma principerna och vet vem de ska vända sig till i problemsituationer. Det är bra att informera deltagarna om säkerhetsfrågor kring ett evenemang till exempel i samband med bekräftelsemeddelandet som skickas per e-post. Det är också skäl att skriva ut anvisningarna och hänga upp dem på väggarna på platsen för evenemanget eller i WC-utrymmena. Dessutom lönar det sig att i början av tillställningen nämna principerna och presentera dem som är ansvariga för säkerheten vid tillställningen.

 

4. Arrangörerna har bekantat sig med lokalen där evenemanget ordnas.

Om det är möjligt lönar det sig att gå och kolla lokalen redan innan dagen då evenemanget hålls. På detta sätt är det möjligt att förebygga problemsituationer och risker som kan finnas i lokalen. Om det är möjligt borde det också finnas ett utrymme i lokalen som kan fungera som en lugn plats. I nästan alla problemsituationer är det viktigt att det finns tillgång till ett tyst utrymme - oberoende om det gäller att bemöta en upprörd person, en person som är mycket påverkad av rusmedel eller för att reda ut en problemsituation som redan har uppstått.

5. Det ska finnas en plan för vem som kommer in till evenemanget, dvs. passerkontrollen ska vara planerad.

Passerkontrollen till evenemanget ska ordnas så att arrangörerna vet hur många personer som finns i lokalen. Om det inte är öppet inträde till ett evenemang ska arrangörerna veta vem som är på plats. I byggnader, där det också finns andra utrymmen, är det viktigt att man inte släpper in sådana personer i byggnaden som inte är på väg till evenemanget. Om obehöriga personer försöker komma in i byggnaden eller lokalen där evenemanget hålls lönar det sig att med låg tröskel kontakta säkerhetsservicen i byggnaden och / eller polisen.

 

6. Evenemangsarrangörerna är beredda på problemsituationer och vet hur de ska agera.

De som är ansvariga för säkerheten vid evenemanget och arrangörerna ska vara beredda på att kalla på hjälp. Det är bra att spara viktiga telefonnummer i sin telefon redan på förhand, som till exempel telefonnumret till väktaren i lokalen där evenemanget ordnas. HUS lokaler har egna väktare som man kan kalla till platsen om det uppstår problem. Evenemangssäkerhetspersonerna ska också se till att de vet var nödutgångarna och utrustningen för en första släckningsinsats är.

7. Man kan alltid ringa nödnumret.

Det är viktigt att alla, både arrangörer och deltagare, kommer ihåg att man alltid kan och ska ringa 112 om det känns så. Nödcentralen ger råd då det gäller situationen och bedömer om det till exempel behöver skickas en ambulans till platsen.