Järjestötoiminnan arkistointi
Miksi arkistoida
Järjestötoiminnasta syntyy monenlaista tietoa. Talteen otettuna tämä tieto toimii myöhemmin todisteena yhdistyksen kokousten ja hallituksen päätöksistä ja toiminnasta. Muun muassa tästä syystä pöytäkirjat on syytä säilyttää pysyvästi. Huolellisesti arkistoidut asiakirjat ovat arvokas tietovaranto, josta voi olla apua järjestölle itselleen esimerkiksi toiminnan jatkuvuuden ja kehittämisen sekä oman historian tuntemisen kannalta.
Järjestöllä ei ole muistia, joten toimijoiden vaihtuessa onkin erityisen tärkeää huolehtia arkistoinnista. Huolellisesti arkistoiduista asiakirjoista voidaan vuosikymmeniäkin myöhemmin selvittää, milloin yhdistys on perustettu, keitä on ollut sen hallituksessa ja millaista toimintaa on järjestetty. Huolellisesti säilytetty ja hoidettu arkisto on usein kertomassa järjestöstä vielä senkin jälkeen, kun järjestöä ei enää ole olemassa. Arkistoilla onkin tärkeä merkitys yhteisen kulttuuriperinnön säilyttämisessä. Arkistossa tieto on tarkoitus pitää järjestyksessä ja löydettävässä muodossa nykytoimijoille ja tuleville polville. Arkistosta voi saada vastauksia erilaisiin kysymyksiin kauan senkin jälkeen, kun keskustelut ovat unohtuneet ja verkkosivujen linkit vanhentuneet.
Mitä arkistoida
HYYn arkisto
HYYn arkistosta löytyvät muun muassa toiminta-avustushakemukset, joista voi saada tietoa järjestösi aiemmasta toiminnasta. Kannattaakin siis olla yhteydessä, jos järjestö on tekemässä historiikkia ja esimeriksi vanhojen toimintakertomusten puuttuessa järjestön omasta arkistosta. Osalla järjestöistä on myös oma arkistonsa talletettuna HYYn arkistossa. Uusia talletuksia otetaan mahdollisuuksien mukaan vastaan. Talletettavien arkistojen on oltava järjestettyjä. HYYn arkisto ei järjestä talletuksia järjestöjen puolesta, mutta järjestelytyöhön saa apua ja ohjeita sekä tarvikkeita. Usein talletusprosessi on helpointa aloittaa katsomalla yhdessä läpi järjestön arkiston nykytila.
Mistä apua
Kaikissa järjestön arkistointiin liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä HYYn arkistoon. Voit myös olla yhteydessä kysyäksesi, millaista tietoa järjestöstäsi saattaisi löytyä HYYn arkiston kokoelmista.
Lisälukemista
Avoimet Creative Commons -tekijänoikeuslisenssit.
Tietoa valokuvien tekijänoikeuksista Kuvaston sivulta.
Kansallisarkiston arkistowiki.
Kansallisarkiston verkko-oppaat.