Toiminnan jatkuvuus
Järjestön toiminta hahmottuu usein vuoden mittaisina jaksoina, joita voivat olla tilikausi, kalenterivuosi tai aika, jona yksi hallitus vastaa järjestön toiminnan pyörittämisestä. Jaksojen vaihtuessa järjestön toiminta usein hiljenee hetkeksi uusien toimijoiden totutellessa uusiin rooleihinsa. Kuinka varmistaa järjestön toiminnan jatkuvuus, hyvien käytäntöjen siirtyminen ja oman seuraajan jouheva startti uudessa luottamustehtävässään?
Hallituksen vaihtuminen on järjestölle mahdollisuuden lisäksi myös haaste. Uudet toimijat tuovat mukanaan uusia, raikkaita ideoita ja innokkaita aktiiveja jatkamaan vanhojen luottamushenkilöiden työnsarkaa. Tämä potentiaali kannattaakin pyrkiä käyttämään parhaalla mahdollisella tavalla järjestön hyväksi. Mitä helpommaksi järjestön toiminnan ja tapojen oppiminen tehdään, sitä paremmin toimijat viihtyvät tehtävissään ja energiaa pystytään käyttämään enemmän uuden ideointiin.
Tärkeintä on tiedostaa, että uusille toimijoille kaikki tai edes useimmat asiat eivät ole itsestään selviä. Toimittuaan järjestössä itse pitkään unohtaa helposti, että esimerkiksi useiden vuosien aikana itse omaksutut lyhenteet, nimet ja käsitteet eivät todellakaan aukene uusille ihmisille ilman selityksiä. Hyödyllinen nyrkkisääntö on uutta oppiessa miettiä aina, kuinka välittää saman tiedon seuraajalleen.
Keinoja tiedon siirtämiseen
Ei ole järkevää, että jokainen sukupolvi joutuu opettelemaan kaiken kantapään kautta kuten edeltäjänsäkin. Seuraavassa esitellään joitakin keinoja järjestön osaamisen säilymisen ja uusien toimijoiden mukaan ottamisen helpottamiseksi. Kaikki tavat eivät välttämättä sovi kaikille järjestöille, eikä oheisia ohjeita tarvitse lukea kirjaimellisesti. Jokainen järjestö löytää halutessaan oman järkevän tapansa varmistaa, että tietotaito siirtyy eteenpäin joka kerta, kun toimijat vaihtuvat.