Järjestöopas [KESKEN]

Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä vastaamalla kokousten virallisesta puolesta, pitämällä kokonaiskuvaa ja kehityssuuntaa silmällä sekä huolehtimalla hallituksen työskentelyn sujuvuudesta. Puheenjohtajaa avustaa monissa järjestöissä varapuheenjohtaja. 

Muodollisesti puheenjohtajalla ei ole enempää valtaa kuin muillakaan hallituksen jäsenillä, vaan hän ainoastaan johtaa puhetta ja toimii nimenkirjoittajana virallisissa papereissa. Käytännössä puheenjohtaja on kuitenkin merkittävin henkilö yhdistyksessä, ja sillä ilman puheenjohtajaa asiat eivät usein etene. Puheenjohtajan tehtäväkenttä on laaja, ja hyväksi puheenjohtajaksi kasvaminen vaatii kokeilemista ja virheistä oppimista.  

Olennaista on ymmärtää, että puheenjohtaja pikemminkin kätilöi hyvää yhdistystoimintaa toimintaa kuin toimii yhdistyksen diktaattorina. Hallitus voi tehdä päätöksiä, joista puheenjohtaja on eri mieltä, eikä tämä ole henkilökohtainen tappio puheenjohtajalle vaan normaali osa yhdistysdemokratiaa.

Hallitusten kokousten valmistelu ja niihin valmistautuminen varmistavat sen, että kokoukset itsessään etenevät sujuvasti ja niissä voidaan tehdä päätöksiä. Kokouksiin valmistautumisesta löydät lisää tietoa Hyvän kokouksen palikoista ja Kokouksen puheenjohtamisesta. On hyvä muistaa, että valmistelu ei ole yksin puheenjohtajan vastuulla vaan hän voi ja usein myös kannattaa delegoida esityslistan ja päätösasioiden valmistelua, kunhan puheenjohtaja valmistaa että ne on tehty sääntöjen vaatimassa aikataulussa.

2. Kokouksen puheenjohtaminen

Hallituksen puheenjohtajan työ on näkyvintä silloin, kun hän johtaa puhetta kokouksissa. Vaikka puheenjohtajalla ei periaatteessa ole enempää valtaa kuin muilla hallituksen tai yhdistyksen kokouksen jäsenillä, hänen tehtävänsä jakaa puheenvuoroja, ohjata kokouksen kulkua ja esimerkiksi päättää äänestysjärjestyksestä ovat huomattavia vallan käytön paikkoja. Kokouksen puheenjohtamisesta voi lukea lisää täältä.

3. Yhdistyksen tunteminen

Puheenjohtajan on tunnettava yhdistyksensä. Hänen on pakko tuntea yhdistyksen säännöt, sillä ne määräävät kaikkea toimintaa, ja ainakin jossain määrin yhdistyslakia. Myös toimintasuunnitelman ja talousarvion tunteminen on tärkeää, eikä ole pahitteeksi, jos puheenjohtajalla on käsitys yhdistyksen lähihistoriasta ja menneistä vaikuttajahahmoista. 

Puheenjohtajan tehtävänä on tarkastella toiminnan kokonaisuutta. Puheenjohtaja huolehtii, että kaikki asiat ja mielipiteet tulevat huomioiduksi tasapuolisesti, vuoden mittaan tehty toiminta toteuttaa yhdistyksen tarkoitusta ja on kokonaisuudessaan mielekästä ja että jokainen hallituksen jäsen hoitaa oman tehtävänsä. Koska kokonaiskuvan huolehtiminen on puheenjohtajan tehtävä, yksityiskohdista huolehtiminen on muiden hallituksen jäsenten tehtävä. Puheenjohtajan tulisi siis kyetä tarkastelemaan hallituksen ja yhdistyksen toimintaa ikään kuin ulkoapäin voidakseen arvioida, tehdäänkö oikeita asioita oikealla tavalla.  

Kokonaiskuvaa voi pyrkiä hahmottamaan seuraavilla kysymyksillä: Onko tehty päätös pantu toimeen? Onko samasta asiasta olemassa aiempia päätöksiä? Mitkä asiat ovat nyt ajankohtaisia ja tärkeitä sekä mihin tulisi käyttää resursseja? Mikä on projektien, toimintasuunnitelman ja talousarvion toteutuksen tilanne? 

Yhdistyksen tuntemiseen liittyy myös yhdistystoiminnan kehittäminen. Hallituksen jäsenet ovat usein kiinni omissa vastuissaan, jolloin toiminnan kehittäminen on ennen kaikkea puheenjohtajan vastuulla. 

4. Valmistautuminen ja ennakointi

Puheenjohtajan on mietittävä asioita vähintään puolen vuoden aikajänteellä. Muille hallituksen jäsenille riittää, että he tietävät, mitä heidän pitää tehdä ennen seuraavaa kokousta. Puheenjohtajalle ennakointi on välttämätöntä, jotta hän voi arvioida, milloin asiat tuodaan hallituksen päätettäviksi ja milloin ne toteutetaan. Ennakointi on myös ajan tasalla pysyttelyä, ja puheenjohtaja voikin kysyä suoraan hallituksen jäseniltä, mitä heidän tontilleen kuuluu ja mikä on ajankohtaista. Puheenjohtajan on myös vuoden alussa tuotava hallituksen pohdittavaksi, mitä vuoden aikana halutaan tehdä, ja vuoden lopussa, mitä seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan kirjataan. Myös seuraavan kokouksen valmistelu on puheenjohtajan vastuulla, ja hänen pitääkin olla parhaiten valmistautunut henkilö kokouksessa ja tuntea käsiteltävät asiat vähintään pintapuolisesti jo ennakkoon.

5. Hallituksen työnjako ja tehtävien delegointi

Liian moni järjestö on kaatunut siihen, että puheenjohtaja on pitänyt kaikki langat omissa käsissään loppuun asti. Tehokas ja aikaansaava hallitus onkin sellainen, jossa puheenjohtaja voi luottaa siihen, että kun tehtävä delegoidaan hallituksen jäsenelle, se toteutuu ilman että puheenjohtajan tarvitsee mikromanageroida koko prosessin ajan. Tämä vaatii hyvää kommunikointia ja luottamusta hallituksen jäsenten välillä.

Vastuun antaminen muille hallituksen jäsenille myös motivoi ja sitouttaa heitä toimimaan hallituksessa, ja siksi vastuuta kannattaa antaa jopa enemmän kuin tuntuu turvalliselta. Puheenjohtajan kenties vaikein tehtävä onkin saada vapaaehtoisista esiin heidän suurin potentiaalinsa. Pienessä yhdistyksessä jotkut järjestämistehtävät jäävät väistämättä myös puheenjohtajan vastuulle, mutta tärkeää on ymmärtää, että puheenjohtaja ei vastaa joka asiasta. 

Tärkeää on myös varmistaa, että hallituksen jäsenten kesken tehtävät jakautuvat tasaisesti ja yhteishenki pysyy hyvänä. Jos hallitustyöskentelyssä ilmenee esimerkiksi ilmapiiriongelmia, puheenjohtajan kannattaa ottaa asian selvittäminen vastuulleen ja pyytää tarvittaessa ulkopuolista apua.

6. Edustaminen ulospäin

Yhdistyksille tulee säännöllisesti tilanteita, kun toiminnalle tarvitaan kasvot. Olipa kyseessä ystävyysjärjestön vuosijuhlat, kommenttien antaminen median edustajalle tai dokumenttien allekirjoittaminen, pääasiallinen vastuu näistä tulee puheenjohtajalle. Puheenjohtajan lisäksi muu hallitus voi osallistua erilaisiin edustustilanteisiin etenkin, jos kyseessä on yhdistyksen edustaminen esimerkiksi yhteistyötahojen suuntaan.

7. Varapuheenjohtajan tehtävät

Laki ei edellytä yhdistyksiltä varapuheenjohtajan nimeämistä, mutta käytännössä tällainen puheenjohtajan vakiosijainen on monissa järjestöissä jo säännöissä mainittuna. Varapuheenjohtajalla ei ole toimeensa liittyen mitään varsinaista tehtävää, vaan hän hoitaa kaikkia puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa tavalla tai toisella estyneenä. Jotta varapuheenjohtaja pärjäisi puheenjohtajan sijaisena, pitää hänen olla suhteellisen perehtynyt yhdistyksen asioihin, ja niinpä varapuheenjohtaja on merkittävä voimavara ja tuki koko hallitukselle ja erityisesti puheenjohtajalle.

Varapuheenjohtajan olemassaolo voidaan hyödyntää monin tavoin, mutta yleisin ratkaisu on, että hän on eräänlainen puheenjohtajan avustaja. Toisaalta varapuheenjohtajan tehtäväksi voidaan antaa myös yhdistyksen edustaminen yksin tai yhdessä puheenjohtajan kanssa ja siten puheenjohtajan taakan keventäminen. Monilla varapuheenjohtajilla on myös jokin erillinen vastuualue tai projekti, joka voi liittyä vaikkapa toiminnan kehittämiseen, käytäntöjen uudistamiseen tai muuhun hallinnolliseen. Yksi mahdollisuus on pitää varapuheenjohtaja eräänlaisena reservinä, joka voidaan ottaa tilapäiseksi avuksi projekteihin, joissa tarvitaan enemmän työvoimaa.  

Oli varapuheenjohtajan toimenkuva mikä tahansa, hänellä on kuitenkin merkittävä rooli puheenjohtajan henkisenä tukena. Puheenjohtaja ei voi delegoida vastuutaan kokonaisuuden hallinnasta muille, mutta varapuheenjohtaja voi olla sopiva avautumiskumppani silloin, kun vastuu ahdistaa. Tätä kautta myös varapuheenjohtajalla on antaa omia ideoitaan ja panostaan yhdistyksen kehittämiseen.