Järjestöopas [KESKEN]

Tapahtumat ovat opiskelijajärjestön julkisivu: se mitä suurin osa jäsenistä ja varsinkin ulkopuoliset näkevät järjestöstä. Siksi jokainen järjestö toivoo tapahtumiinsa osallistujia asettamiensa tavoitteiden mukaan. Kaikkien tilaisuuksien ei tarvitse olla massatapahtumia, mutta liika yleisö on hyvin harvinainen haitta järjestöjen tapahtumissa, oli kyseessä sitten runoilta, kirpputori tai vuosijuhlat.

Yleisö ei tule tapahtumaan itsestään. Tapahtumaa on siis markkinoitava, eli aktiivisesti vietävä mahdollisten osallistujien tietoisuuteen. Tapahtumamarkkinoinnissa keskeistä on markkinointiponnistuksien oikea mitoitus tapahtuman suhteen: jos kyseessä on tapahtuma, jolta odotetaan paljon tuottoja tai suurta yleisöä ja valmisteluun on panostettu, on myös markkinointia tehtävä hartiavoimin. Jos taas tapahtumaan ei muutenkaan juuri panosteta tai se on suunnattu vain pienelle joukolle, ei markkinoinnissakaan kannata käyttää kovin suurta volyymia. Tapahtumat myös syövät näkyvyyttä toisiltaan, joten joskus vähemmän on enemmän.

Tapahtumaviestinnän perusteet

• Keskeisintä on hyvin suunniteltu ja toteutettu tapahtuma.
• Viestinnän tulee linkittyä yhteen
  • Yhtenäinen visuaalinen ilme
  • Ei ristiriitaisuuksia
  • Sivut ja profiilit, joista tietoa löytyy, ovat linkitettyinä toinen toisiinsa
• Viestintäsuunnitelma helpottaa viestinnän kokonaisuutta.
  • Tiedossa milloin, mitä, missä ja kuka julkaisee.
  • Visuaalinen ilme helpompi pitää yhtenäisenä.
• Tapahtumasta kannattaa kertoa ainakin perustiedot englanniksi sekä mielellään myös ruotsiksi.

Tapahtuman tarina

• Tapahtuman tarina helpottaa markkinointia.
• Pohdi ainakin:
  • Ketkä tapahtumaan osallistuvat
  • Miksi kannattaa osallistua
  • Millaista tapahtumassa on
  • Mitä siellä tehdään
• Vastausten pohjalta voit luoda yleisöä innostavan tarinan ja hyödyntää sitä eri kanavissa