Taloudenhoitaja

3. Kirjanpito

Kirjanpito tarkoittaa, että järjestön rahaliikenne dokumentoidaan ja se on usein taloudenhoitajan vastuulla. Kirjanpitoa edellyttää ja ohjaa kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus sekä niin sanottu hyvä kirjanpitotapa, joka on joukko eri viranomaispäätöksissä vahvistettuja vakiintuneita käytäntöjä. Kirjanpidon tarkoitus on tehdä järjestön rahankäytöstä selkeää, dokumentoitua ja kontrolloitua, jotta raha ei vain katoa.

Käytännössä kirjanpitäminen tarkoittaa vuoden alussa kirjanpidon tilien avauksen tekemistä, menojen ja tulojen kirjaamista, kuittien ja muiden tositteiden keräämistä kaikesta rahaliikenteestä sekä tilinpäätöksen laadintaa vuoden lopussa. Mikään tässä ei ole pienehkössä yhdistyksessä kovin vaikeaa, mutta vaatii erityistä tarkkuutta. Rekisteröidyt yhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia toiminnastaan, mutta myös muille yhteisöille kirjanpito on erittäin suositeltavaa ja edellytys HYYn avustuksien myöntämiselle.


Kirjanpito tehdään tilikaudeksi kerrallaan  
  1. Talousarvio laaditaan ennen tilikauden alkua.
  2. Kirjanpitotilien tilinavaus tehdään tilinpäätöksestä löytyvän taseen perusteella.
  3. Liiketapahtumien, kuten kassaanmaksujen, kassastamaksujen ja rahoitustapahtumien, kirjaus pitkin vuotta.
  4. Tilinpäätös laaditaan tilikauden päätyttyä.
Kirjanpito tehdään aina yhdeksi tilikaudeksi kerrallaan, ja tämän kirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätös. Yhdistyksen tilikausi on kaksitoista kuukautta, ja se ajoittuu usein yksiin hallituksen toimikauden kanssa. Tilikauden päättyessä hallitus esittää tilinpäätöksen, jossa esitetään menneen vuoden toteumat tuloista ja menoista. Ilman kunnollista kirjanpitoa tilinpäätöksen laatiminen on mahdotonta.

Tilit
  • Kirjanpito perustuu tileihin.
    • Huom! Kirjanpidon tili ei tarkoita samaa kuin pankkitili.
  • Tileillä tarkoitetaan otsikoita, joiden mukaan tulot ja menot on jaoteltu.
    • Esim. Esiintymispalkkiot, toimistokulut, yleisavustukset.
  • Vähintään kaikille tuloslaskelman kohdille.
  • Muodostavat järjestön tilikartan.
    • Lista kaikissa käytössä olevista tileistä.
    • Tarvittaessa voi lisätä uusia.
    • Passiivisia voi pudottaa pois, jos niillä ei tilinpäätöksessä ei näy tapahtumia ja niitä ei poisteta kesken vuoden.

Kahdenkertainen kirjanpito
  • Jokainen kirjanpitoon merkitty summa kulkee kahden tilin kautta: debet ja kredit.
    • Debet = puoli, johon rahaa tulee.
    • Kredit = puoli, josta raha lähtee.
  • Jokainen kirjanpitoon merkittävä summa kirjataan aina molemmille tileille.
    • Esimerkiksi rahan lisäys kassaan, kuten lipputulojen tilitys, tehdään aina kassatilin debet-puolelle, ja rahojen kredit puolelle.
    • Kirjanpidossa näkee, mistä rahaa on tullut ja mihin se on käytetty.
  • Debetin ja kreditin yhteenlasketun summan tulee olla sama.
    • Mahdollisuus helposti tarkastaa virheet, jos summat eivät täsmää.

Tilien jaottelu
  • Menotilit: menot kirjataan menotilien debet puolelle.
    • Esim. "Järjestölehden kulut" -tilin debet-puolelle kirjataan painokulut. Kahdenkertaisen kirjaamisen periaatteen mukaisesti sama kulu kirjataan myös pankkitilin kredit-puolelle.
  • Tulotilit: tulot kirjataan tulotilien kredit puolelle.
    • Esim. "Järjestölehden tulot" -tilin kredit-puolelle kirjataan tilausmaksutulot. Tulot kirjataan myös pankkitilin debet-puolelle.
  • Rahoitustilit:
    • Rahoitusomaisuuden tilit: rahojen ja saamisten lisäykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien debet-puolelle, rahojen ja saamisten vähennykset kirjataan rahoitusomaisuuden tilien kredit-puolelle.
    • Pääomatilit: oman pääoman ja velkojen lisäykset kirjataan pääomatilien kredit-puolelle. Oman pääoman ja velkojen vähennykset kirjataan pääomatilien debet-puolelle.
Tositteet
  • Todentavat kirjanpidon merkinnät.
    • Mahdollista toiminnantarkastuksen yhteydessä varmistaa, mihin rahaa on käytetty.
  • Tositteita ovat esimerkiksi ostoista saadut kuitit.
  • Numeroidaan tilitapahtumien mukaan juoksevalla numeroinnilla.

 
Huom! Jos yhdistys käyttää Tilitin-ohjelmaa, huomaa että tositteeseen tarvitaan varsinainen kuitti tai muu todiste, vaikka liiketapahtuman kirjausta kutsutaan ohjelmassa tositteeksi.