Tapahtumaturvallisuuskäsikirja

Mikäli tapahtumassa on sattunut jotain vakavaa (esim. huumaustapaus, muu rikos, tulipalo jne.) saattavat tiedotusvälineet kiinnostua asiasta.

1. Ota mahdollisimman pian yhteyttä HYYhyn, esimerkiksi pääsihteriin tai järjestöasiantuntijaan. HYYn asiantuntijat auttavat arvioimaan tilanteen ja vaaditut toimenpiteet.

2. Ilmoita tapahtuneesta myös tapahtumatilan vuokranneelle taholle (jos se on muu kuin HYY), tiedekunnalle/yliopistolle ja mahdolliselle omalle tiedekuntajärjestölle.

3. Valitkaa yksi henkilö, joka vastaa kaikkiin median tiedusteluihin (esim. hallituksen puheenjohtaja). Loput ohjaavat kaikki tiedustelut tälle henkilölle.

• Kun median edustaja soittaa, sinun ei tarvitse vastata yhteydenottoon tai kysymyksiin välittömästi. Voit pyytää median edustajaa palaamaan hetken päästä uudestaan tai pyytää kysymykset sähköpostitse, jotta voit kerätä ajatuksiasi. Voit myös kieltäytyä kommentoimasta, mutta usein on parempi kommentoida edes se, että tilannetta selvitetään.
• Mikäli tilanteessa on uhri/uhreja, tulee heidän henkilöllisyyksiään suojella.
• Kerro vain varmistettuja faktoja - älä spekuloi, salaile tai tee itse tarpeettomia tulkintoja tilanteesta.

4. Laadi tiedote tapahtuneesta. HYYn asiantuntijat auttavat tiedotteen laatimisessa. Tiedotteen kielen tulee olla selkeää ja yksinkertaista. Siitä tulee välittyä ainakin seuraavat tiedot:

• Mitä, missä ja milloin jotakin on tapahtunut? Kerrotaan vain varmoja faktoja, ei spekuloida tai salailla.
• Miten tilanne ratkaistiin?
• Miten pyritään toimimaan jatkossa, jotta vastaavaa ei tapahtuisi?
• Ei paljasteta kenenkään henkilötietoja tai syyllistetä mahdollista uhria.
• Pahoitellaan tapahtunutta, otetaan vastuu niiltä osin kuin mahdollista.
• Keneltä saa lisätietoja?