Tiivistetyt ohjeet tapahtuman järjestämiseen

Site: HYY moodle
Course: Yhdenvertaisuus järjestötoiminnassa
Book: Tiivistetyt ohjeet tapahtuman järjestämiseen
Printed by: Guest user
Date: Sunday, 23 January 2022, 11:28 AM

1. Yleiset ohjeet


  • Kaikkien tapahtuman järjestäjien kanssa on hyvä käydä yhteiset pelisäännöt läpi ennen tapahtumaa.
  • Tapahtumassa noudatetaan (soveltuvin osin) järjestön turvallisemman tilan periaatteita, jotka on hyvä pitää selkeästi esillä tapahtumapaikalla. Jos ei ole varsinaisia, tapahtumaa varten voi luoda kevyemmät. 

  • Viestintä turvallisuuteen liittyen: Tiedota osallistujia häirinnän ja kiusaamisen nollatoleranssista, turvallisemman tilan periaatteista ja turvallisuushenkilöistä (numerot ja kuvat esillä). 

  • Kaikilla tapahtuman järjestäjillä tulisi olla tallennettuna puhelimessa vartijoiden tai muiden relevanttien turvallisuushenkilöiden puhelinnumerot. 

  • Aina on ok soittaa 112 tai vartija. 

  • Muista ihmisistä pidetään huolta ja heitä autetaan. Aina on ok kysyä "onko kaikki hyvin” tai tarkistaa epäilyttävältä näyttävä tilanne hienovaraisesti. 

  • Tapahtumissa tulisi aina olla tarjolla vettä. 

  • Todella humalaisille ihmisille ei tule tarjota lisää alkoholia. Heidän kotiin pääsystään on hyvä huolehtia esimerkiksi tarjoutumalla tilaamaan henkilölle taksi.  

  • Tapahtumassa olisi suotavaa olla rauhallinen tila, jossa osallistujat voivat ottaa rauhassa ja hoitaa omia asioitaan. 

  • Jos joku käyttäytyy muita häiritsevästi tai uhkaavasti, hänet voi poistaa tapahtumapaikalta. Jos henkilö ei suostu itse lähtemään, ota yhteyttä vartijaan tai poliisiin. Häiriön aiheuttajaan olisi hyvä olla yhteydessä tapahtuman jälkeisenä päivänä. 

  • Jos epäillään tai voidaan todentaa, että tapahtumassa on sattunut jotain (esim. tulipalo, sairauskohtaus tai huumausepäily), tärkeintä on huolehtia osallistujien turvallisuudesta, minkä vuoksi tapahtuman voi keskeyttää. 

  • Kulunvalvonta: Osallistujien opiskelijakortit on hyvä tarkistaa, ja pitää osallistujista kirjaa. Osallistujalistaa sekä osallistujien tietoja tulee käsitellä luottamuksellisesti eikä niitä saa julkaista. Tietoja pitää käsitellä EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. 

 

Valitse tapahtuman turvallisuudesta vastaavat henkilöt:

  • Tapahtumissa olisi hyvä olla erikseen osoitettu turvallisuushenkilö, joka on varautunut ongelmatilanteisiin ja toimii tukihenkilönä osallistujille. Hänen tulee olla toimintakykyinen (mieluusti täysin selvänä). 

  • Henkilön tulisi olla: selvästi osoitettu (esim. nauhalla), perehtynyt oleellisiin materiaaleihin ja tapahtumapaikkaan, tavoitettavissa ja helposti lähestyttävissä, välittävä ja mahdollisimman neutraali ongelmatilanteissa. 

  • Tapahtumaturvallisuushenkilöiden numerot tulisi olla helposti saavutettavissa esimerkiksi tapahtumapaikalla seinällä ja sosiaalisen median kanavissa osallistujille relevanteilla kielillä. 

  • Tutustu osallistujiin ja luo avointa ja keskustelevaa ilmapiiriä. 

  • Seuraa tapahtuman ilmapiiriä ja puutu ajoissa, jos vaaratilanne näyttää kehittyvän. 

  • Turvallisuushenkilö ei ole poliisi, ensihoitaja tai pelastuslaitoshenkilö, eikä hän ole yksin vastuussa ongelmatilanteista. 

  • Jos jotain sattuu, se ei ole sinun vikasi. Kun teet parhaasi, niin se riittää.

2. Yhdenvertainen kohtelu ja osallistavuus

  • Teeman valinta: Sisältyykö teemaan riskejä, tulisiko osallistujia ohjeistaa pukeutumista varten? Esimerkiksi kenenkään etninen tausta ei sovi asuksi. 

  • Ei ylläpidetä tai vahvisteta stereotypioita eri koulutusohjelmista, pääaineista, tiedekunnista tai niiden opiskelijoista. 

  • Tapahtumat pyritään suunnittelemaan niin, että osallistujien ei tarvitse miettiä, kenen kanssa he voivat osallistua aktiviteetteihin. 

  • Otetaan huomioon osallistujien taloudellinen tilanne: Kokonaan ilmaiset tai edulliset tapahtumat mahdollistavat ihmisten osallistumisen paremmin kuin kalliit tapahtumat, jotka eriarvoistavat jäseniä. 

  • Pyritään järjestämään tapahtumat aina esteettömissä tiloissa. 

  • Tapahtumien ilmoittautumislomakkeessa on hyvä olla kohta, jossa osallistuja voi ilmoittaa tarvitsemistaan erityisjärjestelyistä, kuten pyörätuolista, sairaudesta tai erityisruokavaliosta. 

  • Monipuolinen tapahtumatarjonta antaa jokaisellmahdollisuuden löytää jotain kiinnostavaa tekemistä.  

  • Tapahtumissa ei painosteta osallistujia juomaan alkoholia. 

  • Tapahtumista tiedottaminen on selkeää. Tapahtumakutsusta käy selvästi ilmi, mistä on kyse, milloin ja missä tapahtuma järjestetään ja mitä tapahtumassa tehdään sekä kenelle tapahtuma on tarkoitettu. 

  • Kaikissa tapahtumajärjestelyissä otetaan huomioon sukupuolen moninaisuus ja jokaisen oikeus määritellä̈ itse sukupuolensa. 

  • Esimerkiksi pukukoodin tulee sallia osallistujille mahdollisuus ilmaista sukupuoli-identiteettiään haluamallaan tavalla. 

  • Pienen sisäpiirin vitsailua vältetään sekä tapahtumaviestinnässä että itse tapahtumassa.