Viestintä

1. Viestintä

Jokaisen yhdistyksen on tärkeää pohtia sitä, kuinka jäsenet ja yhteistyötahot voivat saada tietoa tulevista tapahtumista ja muista ajankohtaisista asioista. Tätä varten yhdistyksen viestintäkanavat on hyvä listata yhdistyksen kotisivuilla.

Mahdollisia viestintäkanavia on lukuisia ja kaikkien ylläpitämiseen ei kenenkään aika riitä. Siksi ennen kuin kaikille alustoille luo tilin, kannattaa pohtia seuraavia asioita:

• Tavoitetaanko sillä jäseniä, jotka eivät seuraa muita alustoja?
• Paljonko tilin ylläpitäminen vaatii aikaa, jotta yhdistyksen viestit näkyvät jäsenille?
• Onko resursseja tuottaa sellaista sisältöä, jota alustalla käytetään?
  

Lisäksi ajoittain kannattaa pohtia jo olemassa olevien alustojen hyödyllisyyttä ja niiden käyttötarkoitusta.

Sähköposti

• Mahdollisuus tavoittaa kaikki jäsenet, myös heidät, jotka eivät käytä sosiaalista mediaa.
• Viestit hukkuvat valtavaan tietotulvaan.
• Avoin lista mahdollistaa ns. spämmin, jolloin kiinnostus seurata listaa laskee.
• Hyviä käytäntöjä:
  • Tarjota uusille jäsenille mahdollisuus liittyä sähköpostilistalle helposti.
  • Lähettää viikko- tai kuukausikirjettä, jossa on kootusti yhdistyksen tulevat tapahtumat ja muut ajankohtaiset asiat. Tämä vähentää listalle tulevaa viestitulvaa huomattavasti.
  • Varmistaa, että sähköpostilistaa käytetään vain tarkoituksenmukaisesti eikä sitä kautta lähetetä jäsenistölle muita viestejä kuten ulkopuolisten mainosviestejä, joita järjestö ei ole hyväksynyt lähetettäväksi.

Yliopiston tilat ja opiskelijajärjestön tilat  

• Mainostaminen niissä tiloissa, joissa jäsenet kulkevat, on perinteinen mutta yhä toimiva tapa!
• Mahdollisuus tavoittaa heitä, jotka käyttävät vähän tai eivät lainkaan sosiaalista mediaa.
• Toimii etenkin isompien tapahtumien mainostamisessa.
• Hyvät käytänteet:
  • Siisti ja selkeä mainos on tärkeä, jotta katse kiinnittyy siihen ja herää mielenkiinto lukea.
  • Kerro selvästi, miten tapahtumasta saa lisää tietoa. Esim lyhyt linkki ja qr-koodi nettisivuille.

Viestinnän tueksi

• Viestintä kannattaa aina suunnitella etukäteen.
• Sosiaalisen median viestintä vaatii yhä enemmän visuaalisuutta. Hyviä maksuttomia kuvapankkeja ovat esimerkiksi: Unsplash, Pexels, Kuvia Suomesta ja Pixabay.
• Yhdistys voi myös koostaa itse kuvapankkia, jota hyödyntää viestinnässään. Kuvissa esiintyviltä henkilöiltä tulee kysyä lupa kuvan käyttöön.
• Canvan avulla on mahdollista tuottaa maksuttomasti sosiaalisen median julkaisuja oikeassa koossa.
• Someajan viisauden mukaan viestintä epäonnistuu aina paitsi vahingossa. Älä siis luovuta, vaikka joskus tuntuu menevän metsään!

1.1. Sosiaalinen media

Facebook-sivu

• Nykyisin yhä harvempi opiskelija käyttää Facebookia säännöllisesti.
• Seuraajien ja tykkääjien kerryttäminen uusille sivuille hidasta.
• Tarjoaa toistaiseksi parhaimman alustan tapahtumien julkaisuille.
  • Mahdollisuus kutsua jäseniä tapahtumiin.
• Sivun julkaisuja voi seurata myös ne, joilla ei ole Facebook-tiliä
• Julkaisujen täytyy olla riittävän säännöllisiä, jotta algoritmi näyttää sisältöä jäsenille.
• Hyviä käytäntöjä:
  • Mahdollisuus viestiä esimerkiksi alumneille.
  • Kuvat ja videot lisäävät sitoutumista julkaisuihin.

Facebook-ryhmä

• Kohtaa samoja haasteita kuin Facebook-sivu.
• Tavoittaa helpommin ryhmään kuuluvia jäseniä, ei niin paljoa algoritmin armoilla.
• Mahdollistaa myös jäsenten välistä vuorovaikutusta.
• Suljettuja ryhmiä voi lukea vain, jos on tili ja on hyväksytty ryhmään.
• Hyviä käytäntöjä:
  • Facebook-sivun julkaisuja voi jakaa ryhmään, jolloin jäsenet varmemmin näkevät ne.

Instagram

• Instagram on yksi suosituimmista sosiaalisen median kanavista.
• Kuvavirta on tällä hetkellä hyvin kuratoitu, joten kannattaa panostaa julkaistavien kuvien ulkoasuun sekä tiiviiseen ilmaisuun teksteissä.
• Mahdollista viestiä hyvin erilaisista aiheista, mutta julkaisuja ei voi tehdä ilman kuvia.
• Storyt mahdollistaa 24 h näkyvillä pysyvän kuvavirran, joka tavoittaa tilin seuraajat todennäköisimmin.
• Instagram-sivu on nähtävissä myös heille, joilla ei ole tiliä.

Whatsapp

• Whatsapp tarjoaa mahdollisuuden perustaa keskusteluryhmän tai vastaanottajalistan. Ohjeet löydät esimerkiksi täältä.
• Keskusteluryhmässä kaikki näkevät toisensa ja voivat lähettää yhteiseen keskusteluun viestejä.
  • Toimii hyvin esim. hallituksen sisäisessä keskustelussa.
• Vastaanottajalistalla vastaanottajat eivät näe toisiaan vain ainoastaan listan luojan nimen ja numeron.
  • Mahdollisuus käyttää esimerkiksi jäsenille tiedottamiseen.
  • Vastaukset tulevat vain listan ylläpitäjälle.
• Koska Whatsapp toimii puhelinnumeron kautta, on hyvä pohtia, tulisiko yhdistyksellä olla esimerkiksi erillinen numero vastaanottajalistaa varten, muussa tapauksessa jäsenten puhelinnumerot ovat virkailijan omassa puhelimessa ja mahdollisuus väärinkäytöksille kasvaa.

Telegram

• Telegram on kuin Whatsapp, mutta mahdollistaa keskusteluun liittymisen ilman, että puhelinnumero tulee kaikkien tietoon.
  • Keskusteluryhmään on mahdollista liittyä linkin kautta.
• Ryhmäkeskusteluissa ylläpitäjä voi rajoittaa sitä, voivatko jäsenet lähettää viestejä, liittää jäseniä, tehdä äänestyksiä ja niin edelleen.
• On mahdollista tehdä sekä keskusteluja, jotka toimivat tiedotuskanavina ja vain tietyillä ihmisillä on mahdollista lähettää viestejä, sekä luoda keskusteluryhmiä, joissa jäsenet voivat keskustella yhdessä.
• Keskusteluita ei näe, ellei tee tiliä ja liity keskusteluun.
• Tutustu lisää täältä.

Discord

• Discord on alun perin luotu videopeliyhteisöille, mutta soveltuu myös järjestön viestintään.
• Mahdollista luoda eri kanavia tarpeen mukaan.
  • Esim yksi yhdistyksen tiedottamiselle ja yksi kahvipöytäkeskustelulle jäsenten kesken.
• Alusta mahdollistaa viestien lisäksi puhelut ja videopuhelut ryhmille.
• Toimii parhaiten jäsenten virtuaalisena hengailutilana.
• Vaatii rekisteröitymisen.
• Tutustu lisää täältä.

Muut alustat

• Mainittujen alustojen lisäksi etenkin sosiaalisessa mediassa kehittyy uusia sovelluksia säännöllisesti.
  • Niiden kohdalla on hyvä miettiä mitä lisäarvoa alusta tuo yhdistykselle ja paljonko sen ylläpito vie aikaa.
  • Esimerkiksi nyt (kevät 2022) Suomessa trendaava Tiktok on puhtaasti algoritmiin perustuvan syötteen takia vaikea paikka viestiä jäsenille esim. tulevista tapahtumista. Sitä voi kuitenkin käyttää mahdollisesti muuhun viestintään.
• Erilaisia viestintätapoja kannattaa kokeilla, mutta keskittää viestintä vain pariin pääkanavaan, jotta jäsenten on helppoa seurata viestintää.