Toimintaohjeet häirintätilanteisiin

1. Ohjeet häirinnän kohteeksi joutuneelle

1. Huomauta asiattomasti käyttäytyvälle hänen häiritsevästä käytöksestään. Kerro, ettet hyväksy hänen käytöstään ja pyydä häntä lopettamaan. Jos et itse pysty tai uskalla lähestyä häiritsijää, pyydä esimerkiksi ystävääsi tai järjestötoimijaa huomauttamaan asiasta. Kyse saattaa olla siitä, että häiritsijä ei itse ymmärrä toimivansa loukkaavasti.
2. Halutessasi voit poistua tilanteesta. Sinulla ei ole velvollisuutta jatkaa keskustelua häiritsijän kanssa. Älä kuitenkaan jää yksin kokemuksesi kanssa! Voit olla esimerkiksi yhteydessä järjestötoimijaan tai häirintäyhdyshenkilöön, kun olet siihen valmis.
3. Jos häirintä jatkuu, kirjaa ylös mitä on tapahtunut, milloin on tilanne oli, keitä on ollut paikalla ja mitä on sanottu. Säästä myös mahdolliset sähköpostit ja viestit. Tämä helpottaa asian käsittelyä myöhemmin.
4. Kerro häiritsevästä käytöksestä eteenpäin:
• Jos toinen opiskelija käyttäytyy häiritsevästi opetustilanteessa, ole yhteydessä kurssin vastuuopettajaan tai muuhun yliopiston henkilökunnan jäseneen.
• Jos henkilökunnan jäsen käyttäytyy häiritsevästi, ota yhteyttä yliopiston häirintäyhdyshenkilöihin.
• Jos häirintää tapahtuu opiskelijajärjestössä, ota yhteys ensisijaisesti järjestön toimijoihin tai tarvittaessa HYYn häirintäyhdyshenkilöihin.
• Jos häirintää tapahtuu HYYn piirissä tai vastaavassa tilanteessa, voit ottaa yhteyden HYYn häirintäyhdyshenkilöihin.
5. Jos epäilet rikosta, ota aina yhteys poliisiin. Jos et ole varma siitä, liittyykö tapahtuneeseen rikos, ole yhteydessä Rikosuhripäivystykseen.
6. Muista huolehtia omasta hyvinvoinnistasi. Jos haluat keskusteluapua, voit ottaa yhteyttä myös esimerkiksi YTHS:n palveluihin tai muuhun avuntarjoajaan. Apua voi hakea siltä taholta, jonka itse kokee luontevaksi.

2. Ohjeet häirinnästä syytetylle

1. Jos saat kuulla, että käyttäydyt epäasiallisesti, lopeta epätoivottu käytös. Vaikka omasta mielestäsi käytöksesi olisi ollut asiallista, kunnioita toisen kokemusta ja rajoja.
2. Pyri ymmärtämään toisen osapuolen näkökulmaa ja sitä, mikä käytöksessäsi koettiin häiritsevänä. Pyydä anteeksi.
3. Jos tilannetta selvitetään tarkemmin, ole rakentava. Tilanne on hyvä selvittää mahdollisimman pian, jotta epätoivottu käytös saadaan päättymään ja vältytään muilta ongelmilta.
4. Sinulla on oikeus tulla kuulluksi ja esittää oma näkemyksesi tilanteesta. On mahdollista, että toinen kokee käytöksesi häirintänä, vaikkei se sitä tosiasiallisesti ole. Tilanne tulee selvittää objektiivisessa ja neutraalissa ilmapiirissä, jossa pelkkä syytös ei tee automaattisesti syylliseksi.
5. Muista, että laissa määritelty häirintä on syrjintää. Jos käytöksesi täyttää häirinnän tunnusmerkit, voit joutua rikosoikeudelliseen vastuuseen teostasi tai maksamaan vahingonkorvausta häiritylle.
6. Muista huolehtia omasta hyvinvoinnistasi. Jos haluat keskusteluapua, voit ottaa yhteyttä myös esimerkiksi YTHS:n palveluihin tai muuhun avuntarjoajaan. Apua voi hakea siltä taholta, jonka itse kokee luontevaksi.

3. Häirintätapausten käsittely järjestössä

3.1. Häirintätilanteiden käsittelijä

Ensimmäiseksi järjestö valitsee kuka tai ketkä käsittelevät häirintäilmoituksia ja selvittävät ilmenneet tapaukset. Useissa HYYn piirissä toimivissa järjestöissä tilanteet käsittelee joko yhdenvertaisuusvastaava tai häirintäyhdyshenkilö. Yhdenvertaisuusvastaavan ja häirintäyhdyshenkilön raja voi olla häilyvä, mutta virkojen on tarkoitus olla erilaisia. Yhdenvertaisuusvastaava huolehtii laajasti yhdenvertaisuuden edistämisestä järjestössä, minkä lisäksi virkaan voi kuulua myös häirintätilanteiden selvittämistä. Häirintäyhdyshenkilön pääasiallisena tehtävänä taasen on keskittyä hoitamaan häirintätilanteita. Hän antaa neuvoja ja tukea häirintää, syrjintää, kiusaamista tai muuta epäasiallista kohtelua kohdanneille opiskelijoille.

Lisäksi järjestössä olisi hyvä miettiä etukäteen, kuka käsittelee mahdollisia ilmoituksia häirintätilanteiden selvittäjästä tai hallituksen jäsenestä. Esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja voi tällöin ottaa asian selvittämisen vastuulleen.

Toiminnan periaatteet

Olipa järjestössä sitten yhdenvertaisuusvastaava tai häirintäyhdyshenkilö, täytyy tehtävälle luoda selkeät puitteet ja ohjeet toiminnalle. Laadituista periaatteista kerrotaan myös yhteydenottajille. Tässä esimerkkinä HYYn häirintäyhdyshenkilöiden toimintaperiaatteet.

• Tilannetta selvitetään keskustelemalla:
• Häirintäyhdyshenkilö pyrkii keskustelemalla tukemaan häirintää kokenutta ja yhteydenottajan tahdosta mahdollisesti selvittämään tapahtunutta tilannetta. Yhteydenottajalle on keskeistä osoittaa ymmärrystä. Vaikka tilanne ei olisikaan ollut häirintää, on kokemus voinut olla henkilölle raskas.
• Jos tilannetta selvitetään, häirintäyhdyshenkilö voi olla yhteydessä toiseen osapuoleen ja auttaa keskustelun fasilitoinnissa osapuolten välillä.
• Häirintäyhdyshenkilö kuuntelee kumpaakin osapuolta ja pyrkii tukemaan heitä ratkaisun löytämisessä, mutta ei ratkaise tilanne heidän puolestaan.
• Häirintäyhdyshenkilö on puolueeton:
• Häirintäyhdyshenkilö on neutraali osapuoli konfliktissa, eikä asetu kummankaan puolelle. Vaikka on tärkeää osoittaa empatiaa häirintää kohdanneelle, ei vastapuolta tule tuomita, vaan myös kuulla hänen näkökulmansa.
• Häirintäyhdyshenkilö toimii luottamuksellisesti.
• Yhteydenotoista, ilmoituksista ja niiden selvittämisestä ei lähtökohtaisesti kerrota ulkopuolisille, eikä mitään ei säilytetä kirjallisesti. Jos asian selvittäminen vaatii ulkopuolisten konsultointia tai muiden henkilöiden tuomista mukaan, tästä tulee kertoa asianomaisille ja pyytää heiltä lupa.
• Häirintäyhdyshenkilö ei jaa rangaistuksia:
• Häirintätilanteiden selvittäjä ei toimi tuomarina tai etsi syyllisiä. Häirintäyhdyshenkilö ei ole auktoriteetti, joka päättää, onko häirintää tapahtunut vai ei. Jos häirinnästä syytetty on esimerkiksi rikkonut järjestön sääntöjä tai turvallisemman tilan periaatteita siten, että rikkomuksesta halutaan antaa sanktio, sen asettaa järjestön hallitus. Rikosepäilyissä ohjataan heti kääntymään poliisin tai Rikosuhripäivystyksen puoleen.
• Aina tilanteita ei saada ratkaistua:
• Häirintäkokemukset eivät ole koskaan samanlaisia, eikä kaikkiin tilanteisiin sopivia sääntöjä ole. Joskus tilanteisiin ei saada yhteydenottajaa tyydyttävää ratkaisua. Tämä ei tarkoita sitä, että häirintäyhdyshenkilö olisi epäonnistunut tehtävässään. Häirintää kokeneen hyvinvointia voi parantaa jo pelkällä keskustelulla.
• Kaikkia tilanteita ei kannatakaan yrittää ratkaista järjestön puolesta. Jos kaksi henkilöä ovat riitautuneet keskenään järjestön toimintaan liittymättömistä syistä, heitä tulee kannustaa selvittämään omat välinsä ja käyttäytymään järjestön toiminnassa asiallisesti toisiaan kohtaan.
• Vaikeissa tilanteissa ei tarvitse jäädä yksin:
• Häirintäyhdyshenkilö voi tarvittaessa ohjata osapuolet muiden avuntarjoajien pariin ja konsultoida esimerkiksi yliopiston tai ylioppilaskunnan häirintäyhdyshenkilöitä. Häirintäyhdyshenkilön on tärkeää huolehtia myös omasta hyvinvoinnistaan ja jaksamisestaan.

Vähemmistöjen kohtaama häirintä

Joskus järjestötoimijat kohtaavat tilanteita, joissa tapahtuu esimerkiksi rasistista tai seksuaalista häirintää. Häirintää kokenut voi olla tottunut kohtaamaansa käytökseen ja kokea, ettei häirinnästä ilmoittaminen muuta mitään. Hän ei välttämättä myöskään koe häirinnästä ilmoittamisen olevan turvallista, jos on mahdollisuus sille, että hänen kokemustaan vähätellään tai ei uskota. Näin voi tapahtua esimerkiksi tilanteissa, joissa selvittäjä ei kuulu vähemmistöryhmään, eikä siten tiedä millaista on kokea esimerkiksi rasistista häirintää.

Tilanteen selvittäjän on oltava hyvin sensitiivinen ja tietoinen omista etuoikeuksistaan. Häirintäyhdyshenkilö ei välttämättä itse tiedä, millaista häirintää esimerkiksi naiset tai vähemmistöt kohtaavat. Häirinnästä ilmoittaneen kokemusta ei tule kyseenalaistaa, vähätellä tai selitellä. Häntä pitää tukea, ja on pyrittävä toimimaan hänen tahtonsa mukaan jatkotoimenpiteissä.

Vähemmistön jäsenelle häirintätilanteet voivat olla erityisen kuormittavia vähemmistöstressin vuoksi. Vähemmistöstressillä tarkoitetaan henkistä kuormitusta, joka syntyy syrjinnästä tai sen pelosta. Empaattisella kohtaamisella ja häirintätilanteen asiallisella käsittelyllä voidaan tukea häirintää kohdanneen hyvinvointia.

Kuuntelemisen taito

Häirintätilanteiden selvittäjä tarvitsee vuorovaikutustaitoja ja kykyä kuunnella. Yhteydenottajat täytyy kohdata empaattisesti ja läsnäolevasti. Kuunteleminen on taito, jota voi kehittää. Tässä vinkkejä aktiiviseen kuunteluun:

• Huomioi sanavalinnat ja eleet. Kuuntele toista aktiivisesti ja osoita se esimerkiksi lyhyillä ilmaisuilla ja katsomalla silmiin.
• Ole empaattinen, kiitä ja kannusta toista oman näkökulmansa kertomisesta.
• Älä keskeytä, vaan keskity kuuntelemaan toista henkilöä.
• Älä epäile tai tuomitse. Vaikkei tilanne sinusta olisi ollut häirintää tai asiatonta käytöstä, kunnioita toisen kokemusta. Älä vähättele tai kyseenalaista hänen kokemustaan.
• Hyväksy toisen tunteet ja valinnat. Luota ihmisten omaan kykyyn arvioida tilannetta.
• Siedä hiljaisuutta äläkä kiirehdi täyttämään sitä. Anna toisen henkilön miettiä ja vastata rauhassa.
• Kysy tarvittaessa tarkentavia kysymyksiä ja varmista, että olet ymmärtänyt kuulemaasi oikein.

Lue lisää: Näin opit paremmaksi kuuntelijaksi sekä Minä keskustelijana ja kuuntelijana

3.2. Häirintää kokeneen kohtaaminen

1. Jos näet tai kuulet häirintää tai asiatonta käytöstä, keskeytä tilanne. Voit esimerkiksi mennä väliin, liittyä keskusteluun tai kyseenalaistaa asiattoman puheen. Tärkeintä on kuitenkin keskeyttää tilanne. Vaatii todellista rohkeutta puuttua häirintään sillä hetkellä, kun se ilmenee.
• Aina ei ole täysin selvää, onko kyse häirinnästä tai kiusaamisesta. Jos olet epävarma, mene mukaan keskusteluun ja kysy, onko kaikki hyvin.
2. Tue ja kuuntele häirintää kohdannutta. Kysy millaista apua häirinnän kohde tarvitsee ja miten hän haluaisi toimittavan tilanteessa.
• Kannattaa viedä henkilö hieman syrjään, jotta voitte keskustella rauhassa.
• Joskus henkilö ei halua alkaa selvittämään tilannetta heti tai selvittely ei ole suositeltavaa, esimerkiksi kiihtymyksen tai päihtymyksen takia. Huolehdi, että häirintää kohdannut ei jää yksin. Sovi, milloin palaatte asiaan.
3. Kun tiedät, miten häirintää kohdannut haluaa toimittavan, pyri noudattamaan hänen toiveitaan.
4. Tunne omat rajasi. Ristiriita- ja häirintätilanteet ovat kuormittavia myös niitä selvittäville henkilöille. Huolehdi, ettet ota liikaa vastuuta, vaan myös ohjaat ihmisiä muiden avuntarjoajien luokse. Sinun tarkoituksesi ei ole ryhtyä terveydenhuollon tai kriisitilanteiden ammattilaiseksi. Esimerkiksi täältä löydät yleisimpiä yhteystietoja kriisitilanteisiin.

3.3. Häirinnästä syytetyn kohtaaminen

1. Vie henkilö syrjempään. Pysy itse mahdollisimman rauhallisena ja vältä minkäänlaisen asenteen välittymistä, vaikka olisit juuri kuullut henkilön tehneen kamalia asioita. Jos itse tilanteen jälkeen ei ole mahdollista käydä rauhallista keskustelua, esimerkiksi kiihtymyksen ja päihtymyksen takia, muista palata asiaan mahdollisimman pian, esimerkiksi seuraavana päivänä.
2. Henkilö ei välttämättä tajua tehneensä mitään väärin. Kerro hänelle tai muistuta häntä järjestössä tai tapahtumassa noudatettavista periaatteista.
3. Anna palautetta rakentavasti. Mikäli käytös ei ole yksiselitteisesti tai objektiivisesti tarkasteltuna väärin, älä syytä tai väitä henkilön tehneen jotakin. Selitä miten henkilön toiminta on tulkittavissa vääräksi tai vahingolliseksi tai miten se on aiheuttanut toiselle henkilölle ahdistusta. Keskity henkilön tekoihin ja käytökseen, älä häneen henkilönä. Korosta sitä, että toisen osapuolen subjektiivinen kokemus on aito vaikka hän ei olisi tarkoittanutkaan mitään pahaa.
4. Tarjoa neuvoja ja tukea siihen, miten henkilö voi käyttäytyä jatkossa paremmin. Esimerkiksi voit tarjota neuvoja siihen, miten henkilö voisi vielä olla tapahtumassa aiheuttamatta muille ahdistusta. On tärkeää, että keskustelunne jälkeen henkilö ymmärtää mikä hänen käytöksessään on johtanut kokemukseen epäasiallisesta käyttäytymisestä. Ymmärtämisen kautta henkilö voi muuttaa käytöstään. Yhteisen keskustelun jälkeen voit olettaa, että henkilö tietää miten hänen ei tule käyttäytyä.
5. Jos henkilö jatkaa asiatonta käytöstään, hänet kannattaa poistaa tapahtumasta. Henkilöön kannattaa olla jälkikäteen yhteydessä ja keskustella tapahtuneesta.

Häirinnästä syytetty täytyy kohdata rakentavasti ja syyttelemättä siten, että konfliktin sijaan luodaan yhteistyön kautta molemminpuolinen ymmärrys tapahtuneesta sekä toivottavasta käytöksestä jatkoa varten. Omista virheistä oppimisen ja tapojen muuttamisen mahdollistaminen on tärkeää, ettei häirinnästä syytettyä automaattisesti leimata hänen käytöksensä takia.

3.4. Toimintaohjeet häirintäilmoitusten käsittelyyn

1. Ota tilanne vakavasti. Älä viivyttele tilanteen selvittämisen aloittamisessa.
2. Selvitä, mitä on tapahtunut sekä häirintää kohdanneelta että häirinnästä syytetyltä. Anna heidän kertoa tapahtuneesta omin sanoin ja kohtele kumpaakin tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Kummankin tulee saada kertoa oma näkökulmansa ja tulla kuulluksi.
3. Kysy osapuolilta, miten he haluaisivat edetä tilanteen selvittämisen kanssa. Joskus henkilöt haluavat vain kertoa kohtaamastaan häirinnästä ja saada varmistuksen, että heidän kokemuksensa on totta. Toisinaan myös pelkkä palautteen antaminen toiselle voi tyydyttää kumpaakin osapuolta.
• Joskus henkilöiden toiveet voivat olla epärealistisia, esimerkiksi toisen erottaminen järjestöstä. Häirintäyhdyshenkilöt eivät anna rangaistuksia tai päätä sanktioista. Kerro avoimesti roolistasi ja sen tarkoituksesta. Jos henkilö silti vaatii rangaistusta toiselle osapuolelle, ohjaa hänet keskustelemaan hallituksen kanssa.
4. Jos osapuolet niin toivovat, järjestä yhteinen keskustelu. Voit lukea lisää tästä kohdassa Keskustelutilaisuus osapuolten kesken.
5. Seuraa tilannetta. Huolehdi, että sovituista yhteisistä jatkotoimenpiteistä pidetään kiinni. Voit esimerkiksi olla yhteydessä osapuoliin kuukauden tai parin kuluttua ja kysyä, miten asiat ovat sujuneet. Voit samalla myös kysyä palautetta prosessista.
6. Joskus toinen osapuoli tai molemmat osapuolet ovat tyytymättömiä asian käsittelyyn. Tyytymättömyys voi johtua lukuisista syistä, eikä se tarkoita käsittelyn epäonnistuneen.
• Palaute prosessista voi olla asiallista, mutta joskus henkilöt voivat käyttää jatkuvaa palautteenantoa ja järjestötoimijoiden kontaktointia aseena. Tällöin yhteydenottoon kannattaa vastata tiukasti, mutta ystävällisesti ja kertoa, ettei asiaa käsitellä enempää ellei tilanne ole jatkunut tai muuttunut. Tämän jälkeen yhteydenottoihin voi jättää vastaamatta.

3.5. Keskustelutilaisuus osapuolten kesken

Keskustelutilaisuus osapuolten kesken voi parhaimmillaan auttaa tilanteen ratkaisussa ja lisätä osapuolten ymmärrystä toistensa näkökulmista. Tilaisuus ei kuitenkaan sovi kaikkiin häirintätilanteisiin. Esimerkiksi pitkäaikainen kiusaaminen vaatii vahvaa osaamista tilanteen käsittelyyn. Järjestö ei myöskään voi lähteä selvittämään rikosepäilyjä.

Apuna voit käyttää tätä runkoa:

1. Valmistaudu keskusteluun:
• Huolehdi, että tapaaminen on rauhallisessa paikassa ja että asian käsittelyyn on varattu tarpeeksi aikaa.
• Varmista, että osapuolet tietävät keskustelun yhteiset säännöt jo etukäteen ja ovat valmiita sitoutumaan niihin.
• Tilaisuus on luottamuksellinen. Siitä ei keskustella ulkopuolisten kanssa.
• Tavoitteena on auttaa osapuolia ymmärtämään toisiaan paremmin ja tukea heitä ratkaisujen löytämisessä. Tapaamisessa ei ole tarkoitus jatkaa konfliktia.
• Sovittelija ei anna valmiita ratkaisuja tai rankaise kumpaakaan osapuolta. Hän toimii keskustelussa puolueettomana fasilitoijana.
• Osallistuminen on vapaaehtoista ja tilaisuus voidaan keskeyttää, jos niin halutaan.
• Sovittelija jakaa puheenvuorot. Toista osapuolta ei keskeytetä. Keskustelun tulee olla asiallista.
• Tarvittaessa kumpikin osapuoli voi ottaa mukaan yhden tukihenkilön. Tukihenkilön rooli on kuitenkin tärkeä määritellä selkeästi. He voivat olla läsnä, mutta he eivät saa osallistua keskusteluun tai kommentoida keskustelua.  
2. Kun keskustelutilaisuus alkaa, kertaa vielä tilaisuuden tarkoitus ja yhteiset säännöt.
3. Käy läpi seuraavat teemat:
• Mitä on tapahtunut?
• Miltä se sinusta tuntui? Mitä ajattelit tapahtuneesta?
• Keihin kaikkiin tapahtunut on vaikuttanut ja miten?
• Millainen olisi hyvä ratkaisu tilanteeseen?
4. Pyri ohjaamaan keskustelua eteenpäin, jos se tuntuu jumittavan paikallaan. Esitä avoimia kysymyksiä, joihin ei voi vastata vain kyllä tai ei.
5. Pidä huolta, että kumpikin osapuoli saa puhua yhtä paljon.
6. Lopuksi voidaan sopia yhteisestä ratkaisusta, joka sisältää konkreettisia lupauksia tilanteen muuttamiseksi.
7. Sovi myös seurannasta osapuolten kanssa, esimerkiksi lupaamalla tiedustella kummaltakin parin kuukauden sisällä, miten asiat ovat sujuneet ja onko ratkaisussa pysytty.

3.6. Sanktiot

Jos häirintä tai epäasiallinen käytös ei keskusteluista huolimatta lopu, voi järjestössä tulla ajankohtaiseksi pohtia sanktioita. Ennen sanktioiden pohtimista tulisi kuitenkin keskustella osapuolien kanssa ja pyrkiä saamaan epätoivottu käytös loppumaan. Jos ongelma ei ratkea keskustelemalla, kannattaa kokeilla suullista tai kirjallista varoitusta. Varoituksen tarkoitus on antaa viimeinen mahdollisuus muuttaa käytöstä. Jos keskustelu ja varoitus eivät riitä tai jos niitä on jo kokeiltu ja ongelma silti toistuu, voi järjestö harkita kovempia keinoja.

Ensimmäiseksi on suositeltavaa antaa vain määräaikainen kielto osallistua järjestön tapahtumiin tai toimintaan. Ihmisille tulee antaa mahdollisuus oppia ja muuttaa käytöstään, ja joskus määräaikainen porttikielto voi toimia herätyksenä. Jos määräaikaisuuden loputtua epäasiallinen käytös jatkuu, voi järjestö harkita jäsenen erottamista.

Porttikiellon antamisesta tai muista kurinpidollisista toimista määrätään aina ensisijaisesti yhdistyksen (tai osakunnan) säännöissä. Jos säännöissä on maininta tällaisten asioiden päättämisestä, on sääntöjen noudattaminen ehdottoman tärkeää, vaikka ne olisivat ristiriidassa tämän oppaan kanssa. Yleisesti ottaen henkilön olisi hyvä tietää, millaisia sanktioita hänen toiminnastaan voi seurata. Yhdistyksen säännöissä tai säännöissä määrätyssä ohjesäännössä olisi hyvä kertoa, millaisia sanktioita yhdistyksellä on käytössä. Tämä on sekä sanktioitavan että sanktioivan osapuolen oikeusturvan kannalta suositeltavaa.

Tässä esimerkki siitä, miten päätös porttikiellosta voidaan tehdä järjestössä:

1. Päätetään missä hallituksen kokouksessa käsitellään asiaa. Ennen kokousta pyydetään joko kirjallinen tai suullinen selvitys kaikilta osapuolilta. Pyynnössä on hyvä mainita nämä:
• Haluamme kuulla teitä esille tulleeseen tilanteeseen liittyen.
• Hallitus käsittelee asiaa kokouksessaan xx.xx.xxxx (päivämäärä).
• Lisäksi voi olla hyvä pyytää selvitykseen jokin määräaika, jonka jälkeen hallitus voi katsoa, että henkilö ei ole halukas selvittämään asiaa. Yleensä kohtuulliseksi katsottu määräaika on tilanteesta riippuen noin kaksi viikkoa.
2. Hallituksen pitää ymmärtää jo etukäteen mistä asioista päätetään, mistä kannattaa pitää kirjaa ja miksi tämä kaikki tehdään.
• Ketkä ovat läsnä kokouksessa?
• Onko läsnä olevilla esteellisyyksiä?Jos on yhtään epäilyjä kenenkään päätöksen osallistujan esteellisyydestä, siitä kannattaa kysyä suoraan.
• Mitä päätöksellä tavoitellaan?
• Esim. “Yhdistys haluaa takaa turvallisen toimintaympäristön jäsenilleen, ja kokee, että syistä X ja Y tämä ei ole mahdollista ilman jäsenen Z osallistumisoikeuden rajoittamista”.
• Mikä on päätös?
• Mitkä ovat päätöksen perustelut?
• Milloin päätös astuu voimaan? Onko päätös määräaikainen vai toistaiseksi voimassaoleva?
• Astuuko päätös voimaan heti, kun pöytäkirja julkaistaan vai kun päätös tuodaan asianosaiselle tiedoksi? Vai jollain muulla tavalla?
• Lisäksi kannattaa sopia, miten päätös tuodaan asianosaisille tiedoksi.
3. Lopuksi päätös tuodaan osapuolille tiedoksi (esim. soittamalla, kasvotusten, viestillä tai sähköpostilla). Päätöstä annettaessa on erittäin tärkeää selittää lyhyesti perustelut päätökselle, ja tarvittaessa tarjoutua esimerkiksi juttelemaan asiasta lisää vielä kasvotusten.
4. Koska hallituksen päätös on julkinen (tai ainakin se voi helposti levitä julkisesti, koska se on annettava tiedoksi asianosaisille), voi olla hyvä kirjoittaa tilanteen osalta pöytäkirjaan liite, jonka saa pyydettäessä esimerkiksi kokouksen sihteeriltä. Tällöin sanktioitavan henkilön nimeä ei mainita pöytäkirjassa, vaan kaikki henkilöivä tieto on liitteissä. Näin pöytäkirja säilyy julkisena ja se kertoo totuudenmukaisesti päätöksestä, mutta yksityiskohdat eivät ole heti jaettavissa, mikä lisää koettua turvaa. On myös mahdollista julistaa pöytäkirja kokonaan luottamukselliseksi.