HYYn tuet järjestöille
4. Projektituki
HYY myöntää projektitukea piirissään toimiville järjestöille sekä jäsentensä ryhmittymille. Projektituella mahdollistetaan suurempien ja laadukkaampien hankkeiden toteuttaminen, joihin niitä toteuttavilla tahoilla ei muuten olisi varaa. Projektituki myönnetään tiettyyn käyttötarkoitukseen ja se peritään pois mikäli taho, jolle se on myönnetty, ei pysty osoittamaan, että rahat on käytetty kyseiseen projektiin.
Hakeminen
Tuen hakemisen alkamisesta ilmoitetaan järjestötiedotteessa ja muilla järjestöviestinnän kanavilla.
Projektitukihakemus tehdään vapaamuotoisena, siinä täytyy kuitenkin tulla esille seuraavat asiat:
- Projektin nimi
- Järjestävä taho (järjestö/jokin muu)
- Haettu summa
- Vastuuhenkilön yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti
- Järjestävän tahon tilinumero
Itse projektista on tuotava esille seuraavat asiat:
- Projektin idea: mitä ollaan tekemässä
- Tavoite: mitä projektilla pyritään saamaan aikaiseksi
- Syy: miksi projekti halutaan toteuttaa
- Ajankohta: milloin projekti aiotaan toteuttaa / kestääkö projekti päivän/viikon/muu
- Vastuujako: kuka vastaa mistäkin osa-alueesta.
- Kohde: kenelle projekti on suunnattu
- Mahdollinen yhteistyö eli tehdäänkö projekti yhteistyössä jonkun tahon kanssa
Hakemuksessa tulee esitellä myös projektin talousarvio, eli kuvaus menoista ja tuloista.
Hakemukset toimitetaan siten kuin hakuilmoituksessa ohjeistetaan. Useimmiten hakemukset toimitetaan joko osoitteeseen jarjesto@hyy.fi, talousjohtokunnan puheenjohtalle sähköpostitse tai palvelutoimistoon paperiversiona.
Yleensä tukea jaetaan keväisin.
Myöntäminen
Tuen myöntämisestä päättää HYYn hallituksen talousjohtokunta. Tukea myönnetään toteutettavien projektien laadukkuuden perusteella. Usein päätöstä tehtäessä otetaan myös huomioon, kuinka hyvin projektit edistävät ylioppilaskunnan arvoja ja tavoitteita. Talousjohtokunta voi lisäksi päättää, että projektituissa voidaan jonain vuonna suosia jotain tiettyä teemaa. Mikäli näin päätetään, ilmoitetaan mahdollisesta teemasta tai painopisteistä hakuilmoituksessa.
Tuen myöntämisen ehdoissa määritellään usein aikahaarukka, jonka aikana projektin tulee tapahtua. Projektin toteuduttua tulee HYYlle toimittaa raportti tapahtuman toteutuneista kustannuksista ja tapahtuman kulusta erityisesti suhteessa tukihakemuksessa esitettyihin tavoitteisiin. Raportin lähettämiselle annetaan tavallisesti jonkinlainen takaraja, joka usein on seuraavan vuoden helmikuun loppu. On kuitenkin helpointa lähettää raportti mahdollisimman ripeästi projektin toteutumisen jälkeen.