Sihteeri

2. Pöytäkirjan laatiminen

Pöytäkirjan laatimisesta ja sisällöstä vastaa puheenjohtaja, vaikka käytännön työn tekeekin sihteeri. Jos näillä kahdella tulee erimielisyyksiä siitä, mitä pöytäkirjassa lukee, ratkaisee puheenjohtajan kanta. Pöytäkirjan laatiminen on yksi sihteerin suurimmista vastuista.

Pöytäkirjalla ei ole tarkkaan säänneltyä muotoa. Kolme tavallisinta pöytäkirjatyyppiä ovat:

Päätöspöytäkirja: Päätöspöytäkirja, johon merkitään vain kokouksessa tehdyt päätökset. Tämä minimalistinen tapa on hyvä, jos tehdään paljon teknisluonteisia päätöksiä, eikä kokouksessa keskustella paljoa.

Selostuspöytäkirja: Selostuspöytäkirja sisältää päätösten lisäksi käydyt äänestykset (aina mahdolliset eriävät mielipiteet) sekä käydyn keskustelun oleellisimmat osat lyhyesti. Tämä on useimmille järjestöille toimivin tapa pitää pöytäkirjaa.

Keskustelupöytäkirja: Keskustelupöytäkirjaan lisätään edellä mainittujen asioiden lisäksi kaikki pidetyt puheenvuorot. Eduskunnassa pidetään keskustelupöytäkirjaa - tämä tapa onkin järkevä silloin kun halutaan tallettaa historialle kaikki asiaan liittyvät mielipiteet. Tapa on lähes poikkeuksetta liian raskas opiskelijajärjestöille eikä sitä suositella.

Mitä pöytäkirjan tulisi vähintään sisältää:

järjestön nimi
maininta siitä, onko kyseessä yhdistyksen vai hallituksen kokous
kokouksen numero
kokouksen aika ja paikka
kokouksen osallistujat ja toimihenkilöt
kokouksen alkamis- ja päättymisaika, maininta kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi toteamisesta

tehdyt päätökset ja mahdolliset eriävät mielipiteet
kokouksen puheenjohtajan allekirjoitus (usein on tapana lisätä myös sihteerin allekirjoitus)
mahdollisten pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset
jokaisella sivulla sivunumero, jotta puuttuvat sivut voi huomata

Liitteenä tulisi tallentaa kaikki paperit, jotka kokouksessa on hyväksytty.

Pöytäkirjan vahvistaminen

Pöytäkirja on virallinen paperi vasta kun se on tarkastettu
Tarkastuksessa vahvistetaan, että pöytäkirja vastaa sisällöltään käytyä kokousta
Vahvistaminen voidaan tehdä seuraavassa kokouksessa tai valitsemalla kokouksessa nimetyt pöytäkirjantarkastajat

Pöytäkirjaote

Ulkopuolinen taho tarvitsee vain osan pöytäkirjaa nähtäväkseen
Esim. pankkia kiinnostaa vain kohta, jossa käy ilmi yhdistyksen tiliä koskevat kohdat
Pöytäkirjaote tehdään tarkistetusta pöytäkirjasta ja siitä löytyy vain ulkopuoliselle taholle tärkeä tieto
Ohjeet löydät täältä.