Tapahtumat

6. Opintomatkat

Järjestöjen opintomatkat ja muut ulkomaanmatkat ovat hyvä tapa kansainvälistää toimintaa. Muiden maiden kulttuureihin tutustuminen ja mahdollisesti esimerkiksi vierailu kohteen yliopistossa luo perspektiiviä opiskelijan arkeen. Matkan järjestelyt vaativat kuitenkin aikaa ja huolellista suunnittelua sekä mahdollisesti jonkinlaista varainhankintaa, jos halutaan madaltaa osallistujien kustannuksia ja siinä samalla usein myös kynnystä lähteä reissuun.

Alla on muutamia ohjeita siihen, kuinka opintomatkan järjestäminen on hieman helpompaa.

Yhteys paikallisiin toimijoihin

Yksi hyvä keino helpottaa matkajärjestelyitä on ottaa kontakti matkakohteen yliopistoon ja opiskelijajärjestöön. Paikalliset voivat auttaa muun muassa toimimalla oppaina, kertomalla opiskelijaystävällisistä paikkoista ja toisaalta vaarallisista tai muuten vältettävistä paikoista. Lisäksi he pystyvät tutustuttamaan aitoon paikalliseen kulttuuriin ja kertomaan esimerkiksi maan opiskelijakulttuurista. On kuitenkin hyvä muistaa, että järjestäytymisen aste ei ole kaikkialla sama kuin Suomessa eikä kannatta asettaa vaatimuksia "isännille".

Yhteydenotossa kannattaa ottaa huomioon myös vastavuoroisuus eli kannattaa tarjota mahdollisuutta vastavuoroisesti toimia oppaana ja apuna, jos "isännillä" on haluja tulla joskus Suomeen. Parhaimmillaan järjetönne voi saada ystävyysjärjestön. Myös yliopistoihin voi ottaa yhteyttä, sillä monet asiat, joita Suomessa hoitaa ylioppilaskunta tai järjestöt, hoitaa muualla yliopisto. Yksi hyvä tapa saada kontakteja on vaihdossa olleet henkilöt, jotka tuntevat paikalliset tavat ja pystyvät kertomaan keneen voisi esimerkiksi ottaa yhteyttä.

Matkanjohtajien valinta

Matkalla kannattaa olla vastuulliset matkanjohtajat, jotka huolehtivat viime kädessä järjestelyistä. Toki työtä voi myös jakaa, mutta yksi tai muutaman päävastuullinen varmistavat sen, että kaikki tulee tehdyksi. Jos matkalle haluaa tieteellistä antia, niin kannattaa pyrkiä järjestämään se yhteistyössä oman oppiaineen tai tiedekunnan kanssa. Mukaan voi pyytää henkilökunnan jäsenen, joka vastaa tieteellisestä puolesta ja sopimuksen mukaan tällöin voi reissusta tehdä opintosuorituksen.

Aikataulun ja ohjelman suunnittelu

Aikatauluihin kannattaa varata riittävästi joustovaraa ja “ilmaa”. Suurella joukolla siirtymät ja erityisesti ruokailut vaativat aikaa, ja varsinkin kuumalla ilmalla riittävä määrä juoma- ja vessataukoja on tarpeen. Suuren porukan kuljettaminen onnistuu usein helpommin tilausbussilla kuin vuorobussilla tai junalla, mikä säästää myös aikaa. Tämä voi olla tosin hieman kalliimpaa, mutta hintojen vertailu etukäteen kannattaa.

Ennen matkaa on hyvä suunnitella kohtalaisen tarkka ohjelma valmiiksi. Tämä säätää kaikkien aikaa ja hermoja, ja matkailijoiden toiveita voidaan myös ottaa paremmin huomioon. Ohjelma on hyvä olla myös siksi, jotta matkasta saadaan mahdollisimman paljon irti. Silti on oltava valmiita spontaaneihin suunnitelmien muutoksiin. Kun ohjelma on suunniteltu, on mahdollista tarkistaa reitit, erilaiset lippujen hinnat ja tehdä välttämättömät varaukset hyvissä ajoin. Ohjelmaan kannattaa aikatauluttaa myös vapaa-aikaa.

Ohjelman suunnittelussa kannattaa hyödyntää myös osallistujien asiantuntemusta/kiinnostusta. Esimerkiksi jos matkasta saa opintopisteitä, voisi ne olla mahdollista hankkia pitämällä alustuksia paikallisesta kulttuurista. Näin osallistujat toimivat matkaoppaina ja ohjelmaan tulee monipuolisuutta. Jos matkalla pidetään alustuksia tai vastaavia, on ne hyvä kerätä osallistujilta etukäteen kirjallisessa muodossa. Näin matkailijat voivat jo etukäteen tutustua maahan ja toisaalta niistä voi muodostaa vaikkapa kirjasen, josta jää hyvä muisto.

Raha-asioiden hoitaminen

Hinnat kannattaa tarkistaa etukäteen ja pyrkiä myös selvittämään maksuvälineet. Esimerkiksi majoituksen maksujärjestelyistä on hyvä sopia etukäteen, jotta paikan päälle saavuttaessa ei tulisi yllätyksenä, että olisi maksettava tuhansia euroja saman tien. Matkakassaan on hyvä varata riittävästi ilmaa paikalla ilmeneviin yllättäviin kuluihin. Yhteisellä matkakassalla on myös hyvä olla yksi vastuullinen, joka huolehtii maksuista ja kerää kuitit yhteisistä menoista mahdollista raportointia varten. Monissa matkakohteissa ei tunneta kuitteja tai kirjanpitoa, joten kannattaa kysyä tai merkitä itse muistiin.

Osallistujat

Matkalle tulee varmasti peruutuksia. On hyvä ilmoittaa, että ilmoittautuminen on päivän X jälkeen sitova, jolloin peruuttamisesta tulee lisäkuluja. Lentoyhtiöille on ilmoitettava tiettynä päivänä matkailijoiden nimet ja sen jälkeen nimen muuttaminen maksaa suhteellisen paljon. Majoitus on myös hyvä varata siten, että sitä voi sumplia peruutusten ilmaantuessa ja sukupuolijaon muuttuessa, sillä kaikissa maissa sekahuoneet eivät ole mahdollisia.

Osallistujille on hyvä antaa etukäteen jokin yhteinen perustietopaketti ja sopia säännöt, joita noudatetaan. Suurella porukalla ihmisten pienikin myöhästyminen voi aiheuttaa ongelmia aikataulun suhteen.