Tapahtumat

5. Bileiden järjestäminen

Ennen bileiden järjestämistä on hyvä pohtia läpi muutama asia. Omat synttärijuhlat voi usein järjestää ilman suurempaa pohtimista, mutta yhdistyksen bileitä ennen on hyvä varmistua siitä, että kaikki sujuu mahdollisimman hyvin. Seuraavassa esityksessä on ohjeet siihen, mitä tulee ainakin huomioida bileitä järjestäessä.

Suunnittelu on bileiden järjestämisen perusta

1. Keksi hyvä "bileidea" 

• Jos bileidea on uusi, suunnittelun merkitys korostuu! 
  • Ei aiempaa tietoa siitä, miten bileet sujuvat 
• Jos bileet on järjestetty aiemmin, keskustele tapahtuman järjestämisestä edellisten järjestäjien kanssa 
  • Mahdollisuus kehittää tapahtumaa 
• Pohdi ainakin seuraavat: 
  • Minkälaiset bileet aiot järjestää? 
  • Millainen tila on tarkoituksenmukainen? 
  • Paljonko osallistujia uskot saapuvan? 
  • Kuinka paljon tarvitset ihmisiä auttamaan järjestämisessä? 

2. Järjestä kokous tai tapaaminen järjestössäsi tapahtuman tiimoilta. 

• Esittele ideasi muille! 
  • Voit saada ideoita ja vinkkejä kokeneemmilta.
• Mahdollisuus jo mainostaa tapahtumaa ja “rekrytoida” apuvoimia järjestön sisällä. 
• Vastuun delegointi on bileiden järjestämisessä todella tärkeää! 
• Sopikaa kunkin vastuut 
  • Esim. Pääjärjestäjä, talousvastaava, narikkavastaava ja bändivastaava.

3. Valitse bileiden ajankohta ja varaa tilat 

• Päätä ajankohta mahdollisimman ajoissa. 
  • Tällöin bileidea ei jää vain ajatuksen tasolle.
• Selvitä päivämäärän osalta ainakin: 
  • Onko omalla tai läheisellä järjestöllä jotain tapahtumaa päällekkäin suunniteltujen bileiden kanssa? 
  • Sopiiko päivämäärä muille järjestäjille? 
  • Sattuuko kohdalle kansallinen juhlapäivä tai yliopistolla periodin vaihdos? 
• Bileet tarvitsevat aina tilan ja joskus tila voi määrittää mahdollista päivää.
  • Tila on hyvä varata mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

4. Varaa asianmukaiset luvat 

• Tarvitseeko tapahtuma erilaisia lupia viranomaisilta? Jos tarvitsee, hanki ne ajoissa! 
• Jos lupia ei ole, viranomainen voi lopettaa juhlat ja vastuu jää sinulle. 

5. Viesti ja mainosta tapahtumaasi ja puhu siitä järjestössäsi 

• Hyviinkään bileisiin osallistujat eivät löydä sattumalta paikalle. 
• Viesti tapahtumasta ainakin järjestön sähköpostilistalla ja mahdollisesti sosiaalisen median tileillä. 
• Innostunut vaikutelma saa kiinnostumaan tapahtumastasi. 
• Bileistä kannattaa kertoa tutuille niin luennoilla, muissa tapahtumissa kuin vaikka kirjaston käytävällä törmätessä.

6. Varmista, että tapahtumassasi on riittävästi vapaaehtoisia. 

• Varmista jo ennen tapahtumaa, että jokaiseen tehtävään löytyy tekijä. 
  • Jos narikka on luvattu pitää vartioituna klo 2 asti, silloin siellä täytyy olla joku hoitamassa narikkaa siihen asti. 
• Kenenkään vastuu ei saa kasvaa liian suureksi bileissä. 
  • Mitä enemmän vapaaehtoisia on mukana, sitä helpommalla kaikki pääsevät. 
• Varmista myös, että jokainen tietää vastuunsa, kouluta heidät tarvittaessa ja tarjoa kiitos tehdystä työstä. 
• Lisäksi mukana on aina hyvä olla vähintään yksi ensiaputaitoinen henkilö! 

7. Käy etukäteen läpi mahdolliset vaaratilanteet. 

• Järjestäjän vastuulla on aina huolehtia juhlijoiden turvallisuudesta. 
• Vaaratilanteiden ennakointi saattaa tuntua turhalta, mutta on niiden sattuessa elintärkeää. 
• Käy läpi ainakin: 
  • Mitä tehdä tulipalon tai tapaturman sattuessa? 
  • Missä ovat pelastustiet? 
  • Miten ihmiset saadaan parhaiten poistettua vaarallisesta tilanteesta? 
• Varmista, että mahdollisimman moni muu osaa toimia yllättävässä tilanteessa oikein. 

8. Ole tapahtuman aikana jatkuvasti läsnä ja tavoitettavissa. 

• Tapahtuman alettua on myöhäistä enää suunnitella mitään. 
• Huolehdi, että työntekijät ovat paikallaan ja heillä on tarvikkeet tehtäväänsä varten. 
• Ole aktiivinen, kysele työntekijöiden viihtymistä ja reagoi ongelmatilanteisiin nopeasti. 
• Poikkea suunnitelmasta, jos se on tarkoituksenmukaista. 

9. Suunnittele tilan siivous etukäteen

• Tapahtuman jälkeen paikat tulee lähes poikkeuksetta siivota. 
• Varmista jo ennen juhlia, että sinulla on tarpeeksi auttajia ja että he muistavat jäädä avuksi. 
• Varaa riittävästi aikaa, etenkin jos juhlissa on paljon alkoholia.
• Yhdessä siivoaminen on huomattavasti mukavampaa ja nopeampaa! 

10. Ota palautetta vastaan tapahtumasta ja kerää tietoa eteenpäin. 

• Tapahtuman jälkeen on hyvä pohtia ja kirjoittaa ylös asiat, jotka onnistuivat, ja missä puolestaan meni pieleen. 
• Tämä on tärkeää tietoa sekä sinulle seuraaviin tapahtumiin että saman tapahtuman seuraaville järjestäjille. 
  • Mahdollistaa tapahtuman kehittämisen entistä paremmaksi. 
• Muista myös kiittää kaikkia työntekijöitä, vapaaehtoisia ja juhlijoita!